OHJEEN SISÄLTÖ


1. Työmääräyksien käyttö 

Työmääräykset ovat ennalta luotuja työvuoroja, jotka voivat sisältää listan toimenpiteitä. Työmääräykset voivat olla joko kertaluontoisia tai toistuvia, esimerkiksi asiakkaan kuukausikirjanpito. 


Työnantajan kullekin työntekijälle määritettyjä työmääräyksiä pääsee näkemään kohdasta: Työvuorot -> Työmääräykset: Omat -välilehdeltä. Työmääräykset listautuvat näkymään siten, että ylimpänä on aina se työmääräys, jonka päivämäärä on lähimpänä kuluvaa päivää.

Voit rajata työmääräyksiä hyväksymättömien tuntikirjausten tavoin käyttämällä vastaavia rajausvaihtoehtoja. Jos rajausten käyttö ei ole sinulle tuttua, voit tutustua siihen enemmän tästä linkistä: Kellokortti - Tuntikirjausten rajaaminen "Vahvistamatta"-välilehdellä. Tämän lisäksi rajausten vasemmalla puolella olevaa rattaan kuvaa klikkaamalla avautuu ikkuna, jossa voit tallentaa asettamasi rajaukset klikkaamalla "Save settings"-painiketta. Tallentamisen yhteydessä Koho pyytää syöttämään tallennettaville rajauksille nimen, jonka jälkeen rajaukset voidaan hakea tallennus-painikkeen yläpuolella olevasta alasvetovalikosta ja painamalla "Valitse". Kyseisestä ikkunasta voidaan myös tyhjentää kaikki rajaukset painamalla "Clear form"-painiketta.

Voit valita rajausten oikealla puolella olevan "Vain uudet"-täpän aktiiviseksi, joka rajaa listauksesta pois kaikki aloitetut työmääräykset. Klikkaamalla "Toimenpiteet"-täpän aktiiviseksi saat työmääräysriveille listauksen työmääräyksen sisältämistä toimenpiteistä. Klikkaamalla "Työntekijät"-täpän aktiiviseksi saat työmääräysriveille näkyviin listauksen työmääräyksen vastuuhenkilöistä.
"Kuittaa valmiit"-painikkeella saat poistettua työmääräysnäkymästäsi sellaiset työmääräysrivit, joiden työmääräys on jo suoritettu, mutta joille et ole vielä itse kirjannut tunteja. Painiketta voidaan hyödyntää kun halutaan poistaa sellaiset rivit työmääräyksistä, jotka kollega on jo suorittanut joihin et itse ole osallistunut.

Voit aloittaa työmääräyksen kellottamisen painamalla "Jatka" -painiketta työmääräysrivin oikeassa laidassa.


Työmääräyksessä määritetty tehtävä muuttuu aktiiviseksi tuntikirjaukseksi ja aika alkaa tallentumaan. Voit muokata tuntikirjauksen tietoja normaalin tuntikirjauksen tavoin. Jos tuntikirjauksen muokkaus ei ole sinulle tuttua, voit tutustua siihen lisää tästä linkistä: Kellokortti - Tuntikirjausten muokkaus "Vahvistamatta"-välilehdellä.


Kun painat "Lopeta" -painiketta, työmääräys siirtyy myös "Vahvistamatta" -välilehdelle, jossa pääset jatkamaan, tekemään siihen muutoksia tai hyväksymään sen suoritetuksi.



Voit myös luoda työmääräykseltä erillisen työvuoron "Vahvistamatta"-välilehdelle painamalla "+"-painiketta. Jos vuoron luominen ei ole sinulle tuttua, voit tutustua siihen enemmän tästä linkistä: Työvuoromerkintä "+ Vuoro" -painikkeella.


Työnantaja pystyy määrittämään yhden työmääräyksen sisälle useita toimenpiteitä, joilla on omat määräajat kullakin. Toimenpiteillä pystytään ohjaamaan kunkin työmääräyksen etenemistä. Koho varoittaa, jos tekemättömiä toimenpiteitä sisältävää työmääräystä yritetään hyväksyä. 


Löydät aloitetut, mutta kesken olevat työmääräykset "Vahvistamatta" -välilehdeltä. Klikkaamalla työmääräysriviä, pääset näkemään työmääräyksen sisältämät toimenpiteet ja kuittaamaan niitä klikkaamalla ne suoritetuiksi. Suoritettu toimenpide näkyy listalla vihreänä ja suorittamatta olevat harmaina. Kunkin toimenpiteen oikeassa reunassa oleva päivämäärä kertoo sille määritetyn määräajan. Kun määrität toimenpiteen suoritetuksi, vaihtuu ko. päivämäärä siksi päiväykseksi, jolloin toimenpide on kuitattu suoritetuksi.


Työmääräyksesi säilyy "Vahvistamatta" -välilehdellä, niin kauan kunnes olet merkinnyt kaikki toimenpiteet suoritetuksi tai hyväksynyt työmääräyksen rivin oikeassa laidassa olevasta "Hyväksy" -painikkee. Huom! Jos vuoro hyväksytään suorittamatta kaikkia toimenpiteitä ei työmääräystä merkitä suoritetuksi, mutta vuoro poistuu "Vahvistamatta"-välilehdeltä ja se siirtyy laskutukseen (lue lisää kohdasta: Suorittamattoman työmääräyksen vuoron hyväksyminen). Tuntikirjaaja voi jatkaa ja lopettaa työmääräyksen tuntikirjaamista, kunnes määritetyt toimenpiteet ovat valmiita ja työmääräys on kokonaisuudessaan valmis hyväksyttäväksi.

Suorittamattoman työmääräyksen hyväksyminen

Suorittamattoman työmääräyksen työvuoroja voidaan hyväksyä laskutukseen vaikka kaikkia toimenpiteitä ei olisikaan vielä merkitty suoritetuiksi. Jos käyttäjä hyväksyy suorittamattomia toimenpiteitä sisältävän työvuoron, avautuu ikkuna, jossa Koho huomauttaa käyttäjää keskeneräisistä toimenpiteistä. Jos toimenpiteet halutaan jättää toistaiseksi suorittamatta voidaan painaa "Hyväksy vuorot"-painiketta, jolloin vuoro siirtyy laskutukseen ja se poistuu "Vahvistamatta"-, sekä "Työmääräykset: Omat"-välilehdiltä. Tämän jälkeen ko. työmääräyksen löytää vain "Työmääräykset: Kaikki"-välilehdeltä (lue lisää kohdasta 5. Työmääräykset: Kaikki). Käyttäjä voi myös halutessaan suorittaa kaikki toimenpiteet kerralla klikkaamalla "Hyväksy toimenpiteet"-painiketta tai suorittaa yksittäisiä toimenpiteitä klikkaamalla toimenpiteen kohdalta. Ikkunan saa suljettua oikeassa yläkulmassa olevasta rastista tai painamalla ESC-painiketta.



2. Työmääräyksien jakaminen:



Työmääräyksiä voidaan tarvittaessa jakaa muille työntekijöille, jos työmääräyksestä vastuussa oleva henkilö on esimerkiksi väliaikaisesti poissa töistä.


Työmääräyksien jakamiseen "Työmääräykset: Omat"-välilehdellä vaaditaan päivämäärärajaus, jonka sisällä jaettavien työmääräyksien päivämäärät ovat ja tämän jälkeen klikkaa "Jaa"-painiketta.


Työmääräyksien jakamiseen "Työmääräykset: Kaikki"-välilehdellä vaaditaan päivämäärärajaus, jonka sisällä jaettavien työmääräyksien päivämäärät ovat, sekä myös työmääräyksien vastuuhenkilö, jonka jälkeen voidaan klikata "Jaa"-painiketta.


Avautuvassa ikkunassa tulee valita alasvetovalikosta työntekijä, jolle työmääräykset jaetaan ja sen jälkeen painaa "Jaa työntekijälle"-painiketta. Tämän jälkeen työmääräyksistä luodaan omat työvuorot valitulle työntekijälle. Voit halutessasi myös irroittaa jaetut työmääräykset edellisiltä työntekijöiltä klikkaamalla "Irroita edellisiltä työntekijöiltä"-täpän aktiiviseksi.

Voit myös jakaa yksittäisen työmääräyksen avaamalla rivin muokkaustilaan ja klikkaamalla "Jaa työmääräys"-painiketta.


Avautuvassa ikkunassa valitaan työntekijä alasvetovalikosta, jolle työmääräys halutaan jakaa tai jos se halutaan jakaa useammalle työntekijälle, voidaan painaa "Jaa useille"-painikkeesta ja valita listauksesta halutut työntekijät. Lopuksi painetaan "Jaa työntekijöille".


3. Toimenpiteet: Kalenteri -välilehti 


Tuntikirjaaja pystyy kätevästi näkemään kaikki häntä koskevat suorittamattomat toimenpiteet kohdasta: Työvuorot -> Toimenpiteet: Kalenteri. Kalenteriin muodostuu numeroita niille päiville, joille on merkitty suoritettavien toimenpiteiden määräaikoja. Numerot kertovat suorittamattomien toimenpiteiden määrän. Klikkaamalla jotain tällaista päivää, näkyy kalenterin alapuolella listaus, jossa toimenpiteet on jaettu asiakaskohtaisiin riveihin. Jokaisella rivillä näkyy mille asiakkaalle toimenpiteitä on suoritettavana sekä toimenpiteiden määrä. Yksittäinen rivi on vielä mahdollista avata, jolloin työmääräyksen toimenpiteet, erääntymispäivät ja aika-arviot näkyvät omilla riveillään. Käyttäjä voi myös halutessaan määrittää toimenpiteitä suoritetuiksi klikkaamalla toimenpiderivin ”Tehdyt”-sarakkeesta "Suorita". 


Kalenterissa näkyvää kuukautta voidaan vaihtaa joko kalenterin yläpuolella olevista nuolipainikkeista tai kalenterin oikealla puolella olevasta aikavalinnasta. Kalenterin sisältöä voidaan myös rajata asiakkaan, työmääräyksen kategorian, toimenpiteen, asiakasryhmän, työntekijän tai tiimin perusteella. Klikkaamalla "Tehdyt"-täpän aktiiviseksi saat kalenteriin näkymään myös tehtyjen toimenpiteiden määrän. Mikäli toimenpidekohtaisia tuntiarvioita on asetettu, voit vaihtaa kalenterissa näkyvät toimenpiteiden lukumäärät toimenpiteiden tuntiarvioihin klikkaamalla "Tunnit"-täpän aktiiviseksi.

Voit halutessasi merkitä kalenterin alle listautuvia toimenpiteitä suoritetuiksi yhdellä kertaa klikkaamalla "Merkitse listatut suoritetuiksi"-painiketta. Tämän yhteydessä Koho vielä varmuuden vuoksi kysyy, että "Merkitäänkö toimenpiteet suoritetuiksi? (toimenpiteiden lukumäärä)".


 


4. Toimenpiteet: Kaikki -välilehti

Toimenpiteet: Kaikki -välilehdellä näet kaikki toimenpiteet listattuina omille riveilleen. Kullakin toimenpiderivillä näet toimenpiteen päivämäärän, asiakkaan nimen ja vastuuhenkilöt, kohteen (työmääräyksen ja työmääräykselle mahdollisesti syötetyn kommentin), sekä toimenpiteen nimen. Oletuksena listauksen järjestys menee siten, että vanhimman päivämäärän omaava toimenpide näkyy ylimpänä. Voit kuitenkin muokata listauksen järjestystä sarakkeiden otsikoita klikkaamalla.

Rajaukset:

  • Rattaan kuvake: Klikkaamalla kuvaketta avautuu ikkuna, jossa voit joko tallentaa sen hetkiset rajaukset klikkaamalla "Save settings"-painiketta tai tyhjentää kaikki rajaukset klikkaamalla "Clear form"-painiketta.
  • Aikavalinta: Voit asettaa aikavalintaan päivämäärärajauksen, jonka sisällä olevat toimenpiteet näytetään listassa.
  • Omat: Klikkaamalla "Omat"-painiketta voit valita työntekijän, jonka vastuulla olevat toimenpiteet näytetään.
  • Asiakkaat: Klikkaamalla "Asiakkaat"-painiketta voit valita asiakkaan, jonka toimenpiteet näytetään.
  • Asiakasvastuu: Voit valita alasvetovalikosta henkilöt joiden vastuulla olevien asiakkaiden toimenpiteet näytetään.
  • Ryhmät: Voit valita alasvetovalikosta työmääräysryhmän jonka toimenpiteet näytetään.
  • Toimenpiteet: Voit valita alasvetovalikosta tietyn toimenpiteen jotka näytetään listauksessa.
  • Suoritettu: Klikkaamalla "Suoritettu"-täpän aktiiviseksi tule listaukseen näkyviin myös suoritetut toimenpiteet.
  • Henkilöt: Klikkaamalla "Henkilöt"-täpän aktiiviseksi tulee "Kohde"-sarakkeeseen näkyviin työmääräyksen vastuuhenkilöt.

Voit suorittaa toimenpiteitä klikkaamalla toimenpiderivin oikeassa laidassa olevaa "Valmis"-painiketta, jonka jälkeen toimenpide poistuu listalta. Voit alkaa kellottamaan toimenpiteelle tuntikirjausta klikkaamalla "Aloita"-painiketta.

Pääset tarvittaessa siirtymään toimenpiteen asiakkaan asiakaskortille helposti klikkaamalla "Asiakas / Vastuut"-sarakkeessa olevaa asiakkaan nimeä.


Klikkaamalla "Kohde"-sarakkeessa olevaa muokkaus-painiketta pääset toimenpiteiden muokkausnäkymään, jossa voit muokata toimenpiteiden nimiä, vaihtaa tai asettaa eräpäivän, vaihtaa tai asettaa suorituspäivämäärän, syöttää toimenpiteelle tunteja, syöttää toimenpiteelle selitteen, sekä lukita toimenpiteen. Kun toimenpide lukitaan, ei sen arvoihin kosketa vähintään vuorokausittain automaattisesti ajettavassa työmääräyspohjan päivityksessä. Voit myös muokata ko. työmääräyksen nimeä, siirtää toimenpiteiden päiväyksiä syöttämällä päivien lukumäärän kenttään ja painamalla "Siirrä". Lisäksi voit luoda uusia toimenpiteitä klikkaamalla "+ Toimenpide"-painiketta. Voit ohittaa työmääräyksen klikkaamalla "Ohita"-painiketta, jolloin toimenpiteet kuitataan suoritetuiksi kuluvalle päivälle, eikä tuotteita siirretä laskutukseen. Ohitetun työmääräyksen toimenpiteiden Selite-kenttiin tulee tällöin tieto siitä milloin työmääräys on ohitettu. Tehtyäsi muutokset muista painaa "Tallenna"-painiketta.


5. Työmääräykset: Kaikki 


Jokaisella käyttäjällä on myös mahdollisuus nähdä kaikki yrityksen tilille perustetut ja edelleen avoimena olevat työmääräykset menemällä "Työmääräykset: Kaikki" -välilehdelle. Käyttäjä pystyy etsimään/rajaamaan työmääräyksiä välilehden yläosasta löytyvillä työkaluilla mm. asiakkaan tai työmääräysten sisältämien toimenpiteiden perusteella. Käyttäjä pystyy näkymässä tallentamaan viestejä työmääräysten kommenttikenttään (Esim. "Otin materiaalit vastaan. T. Matti Mallimies"), kuittaamaan työmääräyksen sisältämiä toimenpiteitä suoritetuksi tai aloittaa tuntien kirjaaminen haluamalleen työmääräykselle.

Rajaukset:

  • Rattaan kuvake: Klikkaamalla kuvaketta avautuu ikkuna, jossa voit joko tallentaa sen hetkiset rajaukset klikkaamalla "Save settings"-painiketta tai tyhjentää kaikki rajaukset klikkaamalla "Clear form"-painiketta.
  • Aikavalinta: Voit asettaa aikavalintaan päivämäärärajauksen, jonka sisällä olevat työmääräykset näytetään.
  • Asiakkaat: Voit valita alasvetovalikosta asiakkaat joiden työmääräykset näytetään.
  • Asiakasvastuu: Voit valita alasvetovalikosta henkilöt joiden vastuulla olevien asiakkaiden työmääräykset näytetään.
  • Ryhmät: Voit valita alasvetovalikosta työmääräysryhmän, johon kuuluvat työmääräykset näytetään.
  • Toistuvuus: Voit valita alasvetovalikosta työmääräyksen toistuvuuden jonka omaavat työmääräykset näytetään.
  • Vastuut: Voit valita alasvetovalikosta työntekijän, jonka vastuulla olevat työmääräykset näytetään.
  • Toimenpiteet: Voit valita alasvetovalikosta tietyn toimenpiteen jonka jälkeen ko. toimenpiteen sisältävät työmääräykset näytetään. Jos käytetään toimenpide-rajausta, tulee sen oikealle puolelle näkyviin lisärajaus perustuen toimenpiteen tilaan joka on oletuksena "Kaikki". Klikkaamalla "Kaikki"-painiketta voidaan tila-rajaukseksi vaihtaa "Suoritettu" tai "Kesken".
  • "+"-painike: Klikkaamalla "+"-painiketta voit luoda lisää em. toimenpiderajauksia.
  • Toimenpiteet: Klikkaamalla "Toimenpiteet"-täpän aktiiviseksi saat "Kohde"-sarakkeeseen näkyviin kaikki työmääräyksen toimenpiteet listattuna allekkain. Suorittamattomat toimenpiteet näkyvät punaisena ja suoritetut vihreinä.
  • Työntekijät: Klikkaamalla "Työntekijät"-täpän aktiiviseksi saat "Kohde"-sarakkeeseen näkyviin työmääräyksen vastuuhenkilöt listattuna allekkain.
  • Tehdyt: Klikkaamalla "Tehdyt"-täpän aktiiviseksi saat listaukseen näkyviin myös suoritetut työmääräykset.
  • Rajaus: Kohdepv: Klikkaamalla "Rajaus: Kohdepv"-täpän aktiiviseksi saat listaukseen näkyviin vain ne työmääräykset, joiden päivämäärä on asetetun aloituspäivämäärän jälkeen, sekä ennen lopetuspäivämäärää.

Pääset helposti siirtymään työmääräyksen asiakas- tai projektikortille klikkaamalla "Kohde"-sarakkeessa näkyvää asiakkaan tai projektin nimeä. Klikkaamalla "Tunnit"-sarakkeessa näkyvää tuntimäärää saat avattua listauksen työmääräykselle kirjatuista työvuoroista. Klikkaamalla "Toimenpiteet"-sarakkeessa toimenpiteiden lukumäärää avautuu ikkuna, jossa voidaan hyväksyä toimenpiteitä tai muokata toimenpiteiden päivämäärää. "Toimenpiteet"-sarakkeessa näkyvää muokkaus-painiketta klikkaamalla avautuu toimenpiteiden laajempi muokkausnäkymä, josta on kerrottu enemmän "4. Toimenpiteet: Kaikki -välilehti"-osion lopussa.

Voit alkaa kellottamaan työmääräykselle tuntikirjausta klikkaamalla "Jatka"-painiketta. Voit myös luoda työmääräykselle vuoron "+ Vuoro"-painikkeesta. Jos vuoron luominen ei ole sinulle tuttua, voit tutustua siihen lisää tästä linkistä: Työvuoromerkintä "+ Vuoro" -painikkeella.


Voit jakaa työmääräyksiä muille työntekijöille asettamalla aikavälin, sekä vastuuhenkilön "Vastuut"-valikosta, jonka työmääräyksiä halutaan jakaa ja klikkaamalla "Jaa"-painiketta. Avautuvassa ikkunassa tulee valita työntekijä, jolle työmääräykset jaetaan ja lopuksi paina "Jaa työntekijälle". Samalla työmääräys voidaan irroittaa edellisiltä työntekijöiltä klikkaamalla "Irroita edellisiltä työntekijöiltä"-täpän aktiiviseksi.



Vaihtoehtoisesti voit jakaa työmääräyksiä painamalla "Jaa" - painikkeen vieressä olevaa "Jaa valitut" - painiketta. Tällöin sivun oikean reunaan tulee uusi sarake, josta voit valita ne työmääräykset, jotka haluat jakaa. Tämän jälkeen paina uudelleen "Jaa valitut"  - painiketta ja toimi kuten edellä.



6. Työmääräykset Kellokortti-listauksella (ei todo-listaa)

Jos yritykselläsi ei ole käytössä työmääräysten todo-listaa, löydät 5. kohdassa mainitun Työmääräykset: Kaikki-näkymän kohdasta Työvuorot -> Kellokortti: Työmääräykset.