Koho Sales Oy

Ohjeen sisältö:

1. Tuntikirjausrivin toiminnot
2. Tuntikirjausrivin muokkausnäkymä
3. Tuntikirjausrivi: Tuotteen lisääminen tuntikirjaukseen
4. Tuntikirjausrivi: Tuntien ositus asiakkaille

Kun painat aktiivisen tuntikirjausrivin "Lopeta" -painiketta, siirtyy tuntikirjausrivi käyttäjän "Vahvistamatta" -välilehdelle. Välilehdellä näkyvät kaikki tuntikirjausrivit, joita ei ole vielä hyväksytty. Tälläinen tilanne voi olla esimerkiksi jos työtehtävä jää iltapäivällä kesken ja työntekijä aikoo jatkaa sitä aamulla. Tällöin kesken jäänyt tehtävä löytyy "Vahvistamatta" -välilehdeltä.

1. Tuntikirjausrivin toiminnot

• Tähti: Painamalla tähden kuvaa voit asettaa tuntikirjausrivin suosikiksi, jolloin ko. rivi nousee aina listalla ei-suosikkien yläpuolelle. Voit palauttaa suosikiksi asetetun tuntikirjausrivin ei-suosikiksi painamalla tähteä uudelleen.
• Valintalaatikko: Valintalaatikon avulla voit valita useamman tuntikirjausrivin samanaikaisesti. Tätä käytetään esim. vuorojen yhdistämisessä. Voit tutustua yhdistelmävuorojen tekemiseen lisää tästä linkistä: Kellokortti - Yhdistelmävuorot.
• Kohde: Klikkaamalla tuntikirjausrivin nimeä "Kohde"-sarakkeessa saat avattua tuntikirjauksen muokkausnäkymän. Tästä kerrotaan lisää myöhemmässä vaiheessa.
• Jatka: Voit jatkaa ko. tuntikirjauksen ajan tallentamista painamalla "Jatka"-painiketta.
• Hyväksy: Voit hyväksyä yksittäisen tuntikirjausrivin painamalla "Hyväksy"-painiketta, jonka jälkeen kirjaus siirtyy eteenpäin laskuttajalle.
• Poista: Voit poistaa yksittäisen tuntikirjausrivin painamalla "Poista"-painiketta.

Tuntikirjausten jatkamisesta, hyväksymisestä ja poistamisesta kerrotaan tarkemmin ohjeessa: Kellokortti - Tuntikirjausten jatkaminen, hyväksyminen ja poistaminen.

2. Tuntikirjausrivin muokkausnäkymä

Käyttäjä pääsee muokkaamaan tuntikirjausrivin tietoja klikkaamalla kyseisen tuntikirjausrivin nimeä. 

Muokkausnäkymässä voit muokata:

• Päivämäärä: Voit vaihtaa tuntikirjauksen päivämäärää.
• Aika: Voit muuttaa tuntikirjauksen aloitus- ja lopetusaikaa joko syöttämällä kenttiin suoraan uuden ajan tai vaihtoehtoisesti kenttää klikkaamalla avautuvasta ikkunasta liukusäätimiä käyttämällä. Koho myös laskee tämän perusteella uuden tuntimäärän "Tunnit" ja "Sis."-kenttiin.
• Tunnit: Voit tarvittaessa syöttää "Tunnit (laskutettavat tai sopimukselle kirjattavat tunnit)"-kenttään erikseen oman tuntimäärän.
• Sis.: Voit myös syöttää "Sis. (sisäiset tunnit)"-kenttään oman tuntimäärän.
• Asiakas: 
  • Voit halutessasi kirjata tuntikirjauksen asiakkaalle kommentin painamalla "+ Kommentti"-painiketta, jonka jälkeen kommentti näkyy asiakkaan asiakaskortilla. 
  • Voit myös tarvittaessa vaihtaa tuntikirjauksen asiakasta painamalla asiakkaan nimen oikealla puolella olevaa muokkaus-painiketta ja hakemalla uuden asiakkaan avautuvasta hakukentästä.
    
• Tehtävä:
  • + muut projektit: Voit tarvittaessa hakea myös asiakkaan muut projektit "Tehtävä"-alasvetovalikon listaukseen painamalla "+ muut projektit"-painikkeesta.
  • Voit vaihtaa tuntikirjauksen tehtävää klikkaamalla alasvetovalikkoa ja valitsemalla toisen tehtävän listauksesta.
• Osita: Voit osittaa tuntikirjauksen tunteja muille asiakkaille "Osita"-painikkeesta. Tästä kerrotaan lisää myöhemmässä vaiheessa.
• Laskuselite: Voit muokata tuntikirjauksen laskuselitettä (näkyy asiakkaan laskulla).
• Sisäinen kommentti: Voit myös muokata tuntikirjauksen sisäistä kommenttia (näkyy esim. laskuttajalle).
• Liitteet: Voit lisätä tuntikirjaukselle liitteitä painamalla "+ lisää"-painikkeesta ja valitsemalla lisättävän tiedoston.
• + Tuote: Saat lisättyä tuntikirjaukselle tuotteita painamalla "+ Tuote"-painikkeesta (tarkempi ohje alla). Tuotteiden lisäystä käytetään etenkin suoriteperusteisesti laskutettavissa töissä (esim. palkanlaskenta), jolloin tehtyjä tunteja ei veloiteta vaan tuntikirjaukselle lisätään varsinaiset laskutusperusteet tuotteina.
• Matkakulu (oletus): Jos yrityksellänne on käytössä Matkakulutuotteet-ominaisuus voit "Matkakulu (oletus)"-painikkeella lisätä kirjaukselle oletusmatkakulun, joka tulee olla asetettu joko kirjauksen tehtävälle tai projektille. Painettuasi Matkakulu-painiketta syntyy matkakulurivi, jossa voit vielä muokata tuotteen nimeä, kpl-määrää, hintaa, sekä laskuselitettä.
• Kohdista työmääräykseen: Voit halutessasi kohdistaa tuntikirjauksen myös työmääräykselle muokkausnäkymän oikeasta laidasta tai vuoron ollessa kohdistettuna työmääräykseen voit hyväksyä toimenpiteitä suoritetuksi.
• Tallenna: Saat tallennettua tekemäsi muutokset painamalla "Tallenna"-painiketta.
• Poista: Voit myös poistaa tekemäsi vuoron painamalla "Poista"-painiketta, jonka yhteydessä Koho vielä kysyy haluatko varmasti poistaa ko. kirjauksen.

3. Tuntikirjausrivi: Tuotteen lisääminen tuntikirjaukseen

Avaa tuntikirjaus muokkausnäkymään ja valitse vasemmasta alakulmasta "+ Tuote". Valitse avautuvasta tuotelistauksesta haluamasi tuotteet painamalla "+"-näppäintä. Kun tuotteet on valittu, paina "Lisää valitut tuotteet". Voit käyttää ikkunassa olevaa hakupalkkia rajataksesi tuotelistausta. Voit myös lisätä tuotepaketteja, jos yritykselläsi on näitä käytössä. Voit sulkea ikkunan klikkaamalla rastia ikkunan oikeassa yläkulmassa tai vaihtoehtoisesti painamalla ESC-painiketta.

Lisättyäsi tuotteet voit vielä muokata tuotteiden nimeä, kappalemäärää, hintaa, kustannusta/kpl, sekä voit lisätä tuotteille erillisen laskuselitteen. Tuotteita voidaan myös poistaa kirjaukselta tuoterivin oikeassa laidassa olevasta "Poista" -painikkeesta. "Poista"-painikkeen oikealla puolella olevasta muokkaus-painikkeesta saat avattua tuotteen lisäasetukset, josta pääset asettamaan tuotteelle laskentakohteen (mikäli laskentakohde jätetään tyhjäksi, Koho asettaa sen automaattisesti asetuksien mukaisesti). Lisäasetuksista voit lisätä tuotteelle myös liitetiedoston. Muista tallentaa muutokset kirjaukseen tuotteet lisättyäsi.

Painettuasi "Osita"-painiketta Koho luo osituksessa määritellyille asiakkaille tuntikirjausrivit "Vahvistamatta"-välilehdelle niille määriteltyjen tuntimäärien perusteella. Koho myös luo ositetuille tuntikirjauksille sisäisen kommentin, josta ilmenee mistä vuorosta se on ositettu, osituksen päivämäärä, sekä asiakkaan nimi jonka vuorosta tuntikirjaus on ositettu.