Ohjeen sisältö:
- Kululaskun luonti
- Kululaskun muokkaus
- Kululaskujen käsittely
- Kululasku: Asiakkaan laskutus
- Kulujen laskutus projektilta
Kohossa on mahdollista luoda kululaskuja, johon voidaan sisällyttää matkapäivät, kilometrit, sekä matkaan liittyviä muita kuluja. Tarvittaessa kululaskulle voidaan myös lisätä suoraan asiakkaalta laskutettavia tuotteita. "Vahvistamatta"-näkymän kululaskut saat ladattua Exceliin klikkaamalla "Excel"-painiketta.
1. Kululaskun luonti
Voit aloittaa kululaskun luomisen klikkaamalla "+ Kululasku"-painikkeesta. Voit myös luoda kululaskun klikkaamalla "+ Vuoro"-painikkeen viereistä auton kuvaketta, jos yritykselläsi on kululaskujen pikapainikkeet käytössä.
Kululaskun luonti-ikkuna:
1 Perustiedot:
- Nimi / Tarkoitus: Syötä kululaskulle nimi
- Selite: Voit syöttää kululaskulle selitteen
- Henkilö: Oletuksena Koho tarjoaa "Henkilö"-kenttään kululaskua luomassa olevan henkilön. Tarvittaessa henkilö-tieto voidaan vaihtaa klikkaamalla kenttää ja valitsemalla valikosta uuden henkilön.
- Asiakas / Projekti: Valitse alasvetovalikosta asiakas / projekti, jolle kululasku kohdistuu.
2 Matkapäivät: Klikkaa "+ Lisää"-painikkeesta lisätäksesi uuden matkapäivä-rivin.
- Matkan alkamispäivä + aika: Syötä matkan alkamispäivä ja kellonaika.
- Matkan loppumispäivä + aika: Syötä matkan loppumispäivä ja kellonaika.
- Ateriaa maksettu: Voit valita maksettujen aterioiden määrän.
- Ateriakorvaus: Voit valita ateriakorvauksen.
- Poista: Klikkaamalla "Poista"-täpän aktiiviseksi, rivi poistetaan tallennuksen yhteydessä.
3 Ajomatkat: Klikkaa "+ Lisää"-painikkeesta lisätäksesi uuden ajomatka-rivin.
- Matkan päivämäärä: Valitse päivämäärä.
- Ajoneuvo: Syötä ajoneuvotieto, esim. rekisterinumero.
- Kilometrit (alku): Syötä ajoneuvon kilometrimäärä ennen matkaa.
- Kilometrit (loppu): Syötä ajoneuvon kilometrimäärä matkan jälkeen.
- Kilometrit (Yht.): Jos käytetään alku- ja loppu-kilometrejä niin Koho laskee niistä erotuksen ja syöttää sen automaattisesti kokonaiskilometrimääräksi. Voit tarvittaessa myös suoraan syöttää kokonaiskilometrimäärän.
- €/km: Syötä korvauksen määrä per kilometri.
- Reitti: Voit syöttää ajetun reitin (esim. Helsinki - Lahti).
- Poista: Klikkaamalla "Poista"-täpän aktiiviseksi, rivi poistetaan tallennuksen yhteydessä.
- + Matkustaja: Jos matkalla on ollut lisämatkustajia, pääset syöttämään erilliset tiedot klikkaamalla painiketta.
4 Kulut: Klikkaa "+ Lisää"-painikkeesta lisätäksesi uuden kulu-rivin.
- Päivämäärä: Syötä kulun päivämäärä.
- Summa: Syötä kulun summa.
- Selite: Voit syöttää kululle selitteen
- Tuotetyyppi: Voit valita kululle tuotetyypin klikkaamalla kenttää ja valitsemalla tyypin alasvetovalikosta.
- Ulkomaa: Voit tarvittaessa merkitä kululle ulkomaa-lisäyksen.
- Poista: Klikkaamalla "Poista"-täpän aktiiviseksi, rivi poistetaan tallennuksen yhteydessä.
- Valitse tiedosto: Voit liittää kulun yhteyteen liitetiedoston (esim. kuitti).
5 Laskutus: Kululaskulle voidaan lisätä myös asiakkaalta laskutettavia kuluja. Klikkaa "+ Lisää"-painikkeesta lisätäksesi uuden laskutus-rivin.
- Tuote: Klikkaa kenttää ja hae alasvetovalikosta tuote, johon laskutus kohdistetaan.
- Nimi: Syötä tuotteen nimi (jos kenttä jätetään tyhjäksi, käytetään kohdistetun tuotteen nimeä.
- Kpl: Syötä tuotteen kappalemäärä.
- Hinta: Syötä tuotteen hinta.
- Kust./kpl: Syötä tarvittaessa tuotteen kustannus/kpl.
- Laskuselite: Voit syöttää tuotteelle laskuselitteen.
- Poista: Voit poistaa rivin klikkaamalla "Poista"-painiketta.
Lopuksi paina "Tallenna", jonka jälkeen kululasku luodaan "Vahvistamatta"-näkymään. Vaihtoehtoisesti voit myös painaa "+ Vahvista"-painikkeesta, jolloin kululasku tallennetaan ja vahvistetaan suoraan "Käsittelemättä"-välilehdelle.
Kun kululasku on luotu, eikä sitä olla vielä vahvistettu, voidaan siihen edelleen tehdä muutoksia Työvuorot-puolen "Vahvistamatta"-välilehdellä.
2. Kululaskun muokkaus
Saat kululaskun muokkausnäkymän auki klikkaamalla kululaskun riviä.
Kululasku voidaan poistaa klikkaamalla muokkaustilan vasemmassa ylälaidassa olevaa "Poista"-painiketta. Kululaskusta voidaan myös luoda kopio klikkaamalla "Kopioi"-painiketta, jolloin avautuu kopioidun kululaskun muokkaustila. Kululaskun tiedot voidaan myös ladata Exceliin klikkaamalla "Excel"-painiketta.
Muokkaustilassa voi vapaasti tehdä muutoksia kululaskun tietoihin (katso kohta 1. Kululaskun luonti). Tehtyäsi tarvittavat muutokset, klikkaa "Tallenna"- (pelkkä tallennus) tai "+ Vahvista"-painiketta (tallennus ja vahvistus).
Kun kaikki tarvittavat tiedot on varmasti lisätty, voi käyttäjä hyväksyä kululaskun eteenpäin käsittelyyn klikkaamalla "Vahvista"-painiketta, jolloin kululasku siirtyy "Käsittelemättä"-välilehdelle.
3. Kululaskujen käsittely
Vahvistetut kululaskut siirtyvät käsittelynäkymään, jossa kululaskut voidaan tarkistaa ja lopuksi hyväksyä arkistoitaviksi. Kululaskujen käsittely tapahtuu hallintapuolella kohdassa Laskut -> Kululaskut -> Käsittelemättä.
Voit rajata listauksen kululaskuja päivämäärän, työntekijän, sekä projektin perusteella. Klikkaamalla kululaskun riviä saat avattua muokkausnäkymän, jossa voit tarkistaa kululaskun sisällön. Kun kululasku on valmis arkistoitavaksi, voidaan se arkistoida klikkaamalla rivin oikeassa laidassa olevaa "Arkistoi"-painiketta.
Käsittelytilassa olevien kululaskujen muokkausnäkymässä voidaan muokkaus-toimintojen lisäksi palauttaa kululasku takaisin "Vahvistamatta"-välilehdelle klikkaamalla "Palauta"-painiketta, tai arkistoida kululasku "Arkistoi"-painikkeesta.
4. Kululasku: Asiakkaan laskutus
Jos kululaskulle on luotu asiakkaalta laskutettavia rivejä, luo Koho niistä kululaskun tallennuksen yhteydessä pikakaupan, joka voidaan laskuttaa asiakkaalta. Voit tutustua pikakauppojen laskuttamiseen lisää tästä linkistä: Pikakauppojen vahvistaminen ja laskuttaminen
5. Kulujen laskutus projektilta
Kululaskulle lisättävät kulut voidaan myös viedä tallennuksen yhteydessä suoraan laskutukseen. Tämä kuitenkin edellyttää pohjatöitä Kohon ylläpidon toimesta, joten olethan ensin yhteydessä asiakaspalveluumme.