Ohjeen sisältö:
- Yhdistelmävuoro: Tuntikirjauksen jatkaminen
- Yhdistelmävuoron purkaminen ja tuntikirjausten yhdistäminen
Yhdistelmävuoron tunnistaa rivin valintasarakkeessa olevasta yhdistyvän nuolen kuvakkeesta:
Yhdistelmävuoro muodostuu, jotta asiakkaan laskulle tulostuu vain yksi rivi yhtä suoritettua tehtävää kohti. Yhdistelmävuoron voi milloin tahansa palauttaa takaisin erillisiksi tuntikirjausriveiksi. Tämä on erityisen hyödyllistä niissä tapauksissa, joissa asiakkaan tuntikirjausta on jatkettu useampaan otteeseen ja jälkikäteen huomataan, että esimerkiksi joltakin tietyltä yhdistelmärivin tuntikirjaukselta on jäänyt tuotteita pois.
1. Yhdistelmävuoro: Tuntikirjauksen jatkaminen
Hyväksymättömiä tuntikirjausrivejä on mahdollista jatkaa painamalla tuntikirjausrivin oikeassa laidassa olevaa "Jatka"-painiketta. Kun tuntikirjausta jatketaan, muodostuu rivistä yhdistelmävuoro. Klikkaamalla rivin auki, näet Tehtävä-kentän yläpuolella, kuinka monesta yksittäisestä tuntikirjauksesta eli osavuorosta yhdistelmävuoro koostuu, sekä myös niiden yhteenlasketun tuntimäärän.
Klikkaamalla "Yhdistelmävuoro"-painiketta avautuu ikkuna, jossa voit tarkastella yhdistelmävuoron sisältöä yksityiskohtaisemmin:
- Excel: Voit halutessasi ladata ko. yhdistelmävuoron osavuorot eriteltyinä Exceliin painamalla "Excel"-painiketta.
- Vaihda tehtävää:
- Osavuoron muokkaustila: Klikkaamalla osavuoron riviä saat avattua osavuoron muokkausnäkymän, tästä kerrotaan lisää myöhemmässä vaiheessa.
- Kopioi yhdistelmävuoron selitteet osavuoroille: Yhdistelmävuoron muodostuessa tuodaan kaikkien osavuorojen laskuselitteet ja sisäiset kommentit yhdistelmävuorolle vastaaviin kenttiin pilkuilla eroteltuna. Voit halutessasi kopioida yhdistelmävuorolle syötetyn laskuselitteen ja sisäisen kommentin kaikille yhdistelmävuoron osavuoroille painamalla "Kopioi yhdistelmävuoron selitteet osavuoroille"-painiketta. Tätä voidaan käyttää, jos halutaan yliajaa kaikkien osavuorojen laskuselitteet tai sisäiset kommentit.
Osavuoron muokkaustila
- Päivämäärä: Voit vaihtaa tuntikirjauksen päivämäärää.
- Aika: Voit muuttaa tuntikirjauksen aloitus- ja lopetusaikaa joko syöttämällä kenttiin suoraan uuden ajan tai vaihtoehtoisesti kenttää klikkaamalla avautuvasta ikkunasta liukusäätimiä käyttämällä. Koho myös laskee tämän perusteella uuden tuntimäärän "Tunnit" ja "Sis."-kenttiin.
- Tunnit: Voit tarvittaessa syöttää "Tunnit (laskutettavat tai sopimukselle kirjattavat tunnit)"-kenttään erikseen oman tuntimäärän.
- Sis.: Voit myös syöttää "Sis. (sisäiset tunnit)"-kenttään oman tuntimäärän.
- Asiakas + Kommentti: Voit halutessasi kirjata tuntikirjauksen asiakkaalle kommentin painamalla "+ Kommentti"-painiketta, jonka jälkeen kommentti näkyy asiakkaan asiakaskortilla.
- Osita: Voit osittaa osavuoron tunteja muille asiakkaille "Osita"-painikkeesta. Voit tutustua tuntien ositukseen lisää tästä linkistä (kohta 4): Kellokortti - Tuntikirjausten muokkaus "Vahvistamatta"-välilehdellä
- Laskuselite: Voit muokata osavuoron laskuselitettä (näkyy asiakkaan laskulla).
- Sisäinen kommentti: Voit myös muokata osavuoron sisäistä kommenttia (näkyy esim. laskuttajalle).
- Liitteet: Voit lisätä tuntikirjaukselle liitteitä painamalla "+ lisää"-painikkeesta ja valitsemalla lisättävän tiedoston.
- Tuote: Osavuorolla olevat tuotteet listautuvat näkymään, mutta tuotteita voidaan muokata vain yhdistelmävuoron muokkaustilassa. Yhdistelmävuoron muokkaustilaan pääset painamalla Tuote-kohdan yläpuolella olevaa "yhdistelmävuorolle"-painiketta.
- Tallenna: Saat tallennettua tekemäsi muutokset painamalla "Tallenna"-painiketta.
- Poista: Voit myös poistaa osavuoron painamalla "Poista"-painiketta, jonka yhteydessä Koho vielä kysyy haluatko varmasti poistaa vuoron.
- Edellinen: Takaisin osavuorolistaukseen pääset painamalla "Edellinen"-painiketta.
Voit myös sulkea ikkunan painamalla oikeassa yläkulmassa olevaa rastia tai painamalla ESC-näppäintä.
Yhdistelmävuoron muokkaustila
Yhdistelmävuoron muokkaustilassa voidaan osavuoron muokkaustilan toimintojen lisäksi vaihtaa asiakasta, lisätä tuotteita, muokata tuotetietoja, sekä kohdistaa yhdistelmävuoro työmääräykseen. Osavuorosta poiketen yhdistelmävuoroa ei voi suoraan poistaa vaan se täytyy ensin purkaa erillisiksi tuntikirjausriveiksi "Pura yhdistelmä"-painikkeesta. Voit tutustua tuntikirjauksen muokkaamiseen enemmän tästä linkistä: Kellokortti - Tuntikirjausten muokkaus "Vahvistamatta"-välilehdellä
2. Yhdistelmävuoron purkaminen ja tuntikirjausten yhdistäminen
Voit purkaa yksittäisen yhdistelmävuoron klikkaamalla rivin oikeassa laidassa olevaa "Palauta"-painiketta, jonka jälkeen Koho vielä kysyy: "Haluatko palauttaa yhdistelmävuoron osiin?". Jos yhdistelmävuoro puretaan, siirretään sille uutena lisätyt tuotteet erilliselle työvuorolle. Yhdistelmävuorolle erikseen syötettyä laskuselitettä tai sisäistä kommenttia ei myöskään tallenneta.
Voit tarvittaessa purkaa kaikki hyväksymättömät yhdistelmävuorot kerralla painamalla "Osita"-painiketta.
Voit yhdistää vuoroja yhdistelmävuoroksi valitsemalla haluamasi vuorot valinta-sarakkeesta aktiiviseksi ja klikkaamalla ruudun vasemmasta alakulmasta "Yhdistä". Voit yhdistää samalle tehtävälle eri päivinä tehdyt vuorot valitsemalla "Yhdistä yhdeksi vuoroksi". Voit halutessasi yhdistää samalle tehtävälle vain samana päivänä tehdyt vuorot valitsemalla "Yhdistä päivittäin". Jos listallasi on useita samaa työtehtävää (sama asiakas, nimi ja tehtävä) koskevia tuntikirjausrivejä, kannattaa rivit yleensä yhdistää. Tämä auttaa yrityksesi laskuttajaa. "Yhdistä vuoroja"-ikkunan saat suljettua oikeassa yläkulmassa olevasta rastista tai painamalla ESC-näppäintä.
