Ohjeen sisältö:
- Työpäiväkellon peruskäyttö
- Työpäivätyypit
- Kellotuksen alkamisajan muuttaminen
- Työpäivän kellotus jäi käyntiin
Kohossa voidaan seurata päivittäistä työaikaa mm. työpäiväkellon avulla. Jos yritykselläsi on käytössä työpäiväkello työajan seurannassa, se löytyy käyttäjän ylänavigointipalkin oikeasta laidasta.
Kun työntekijä haluaa käynnistää työajanseurannan, se tapahtuu klikkaamalla kello -kuvaketta osion vasemmasta laidasta. Kello lähtee käyntiin ja "Poissa"-kohtaan vaihtuu merkinnäksi "Töissä". Osion oikeassa yläkulmassa näkyy kellotuksen alkamisesta asti kertynyt tuntimäärä (päiväkertymä päivittyy sivupäivityksen yhteydessä). Osion alalaidassa näkyy viimeisimmän kellotuksen alkamisajankohta ja sen vieressä nuolen oikealla puolella Kohon automaattisesti laskema työpäivän päättymisaika käyttäjän tuntitavoitteen perusteella (jos tuntitavoite on käyttäjälle asetettu). Klikkaamalla päättymisajan kohdalta voit merkitä vuoron päättyneeksi kyseisenä kellonaikana, jolloin kellotus pysähtyy.
Työntekijän mennessä lounaalle tai jos hänen pitää käydä hoitamassa omia henkilökohtaisia asioita työpäivän aikana, voidaan työpäiväkello sammuttaa täksi ajaksi klikkaamalla uudelleen kello -kuvaketta. Koho luo jokaisesta aikavälistä oman rivin, joiden työajoista koostuu yhden päivän kokonaistyöaika.
Huom. Päiväkertymä saattaa vaatia sivun uudelleenlataamista päivittyäkseen.
Sellaisilla Koho-tileillä, joissa on käytössä työpäivätyyppejä (Esim. Työaika, Lounas, tmv.), tulee käyttäjän valita kello-kuvakkeen klikkauksen jälkeen avautuvasta listasta se työpäivätyyppi, jolle hän haluaa lähteä kellottamaan aikaa. Kun valinta on tehty, kello käynnistyy.
 | Jos käyttäjä aloittaa kellottamisen esim. Töissä -vaihtoehdolle ja tarkoituksena on lähteä lounaalle, kellotusta ei tarvitse erikseen lopettaa, vaan käyttäjä voi yksinkertaisesti vaihtaa kellotuksen tyyppiä klikkaamalla kello -kuvaketta ja valitsemalla haluttu kellotustyyppi avautuvasta listasta. Jos työpäivän aikana käyttäjällä on jotain työaikaan kuulumattomia menoja (pankki-, parturikäynti tai muu vastaava) tulee kellotus siksi aikaa sammuttaa "Lopeta - Liukuma" -painikkeen avulla. "Lopeta - Liukuma" -painikkeella katkaistaan myös työpäivän päätteeksi työajan kellottaminen. (Poikkeuksena Koho -tilit, joissa työpäivätyyppeinä on ylityömerkinnät) Ennalta sovituissa tilanteissa käyttäjällä on mahdollista lopettaa työajan kirjaaminen suoraan siten, että ylitys siirtyy ylitöiksi. Tämänlaisissa tilanteissa työpäiväkellon konfiguraatio vaatii pohjatöitä Kohon asiakaspalvelulta. Jos yritys haluaa käyttöönsä ylitöiden merkitsemisen, yrityksen pääkäyttäjän tulee olla yhteydessä osoitteeseen asiakaspalvelu@kohosales.com. |
3. Kellotuksen alkamisajan muuttaminen
Jokaisen työpäivän aikana tapahtuvan osakellotuksen aloitusaikaa pääsee muokkaamaan (esim. käyttäjä on unohtanut laittaa kellon käyntiin töihin tullessaan). Se tapahtuu klikkaamalla alkamisaikaa ja syöttämällä avautuvaan ikkunaan todellisen alkamisajan ja syöttämällä kommentiksi, miksi aikaa on muutettu (esim. Unohdin laittaa kellon käyntiin tullessani töihin). Kommentti on muutosten yhteydessä pakollinen ja se kannattaa olla sisällöltään sellainen, joka kertoo yrityksesi pääkäyttäjälle selvästi, miksi muutos on tehty. Muutoksista jää työajanseurannan raportointiin aina merkintä.
Kun ikkunasta klikataan pois, uusi aloitusaika näkyy nyt työpäiväkellossa sekä Koho laskee uuden aloitusajan perusteella työpäivän tähänastisen pituuden (kohta Töissä 10:06).
Halutessasi tarkemmin muokata työajan kirjaukseen liittyviä tietoja, tai takautuvasti muokata kellotettuja työtunteja, katso "Työaikaraportointi: Mistä näen tehdyt tuntini tai työaikaliukumani?"
4. Työpäivän kellotus jäi käyntiin
Jos työntekijä unohtaa lopettaa työpäiväkellon työpäivän päättyessä, Koho varmistaa työntekijältä työpäivän todellisen lopetusajan seuraavan kerran, kun Koho avataan. Ylempään kenttään tulee syöttää edellisen päivän päättymisajankohta ja kommentti-kenttään voi halutessaan syöttää myös kommentin. Lopuksi paina tallenna.
Tämän jälkeen työpäivä voidaan taas käynnistää normaalisti uudelle päivälle.