Ohjeen sisältö:

1. Työajan seuranta ja liukumasaldot  

Työajan seurantaa ja liukumasaldoa voidaan tarkastella tuntikirjauspuolella "Raportointi (omat tunnit)"-välilehdellä kahdelta eri raportilta, riippuen siitä millä tavalla yrityksessä seurataan työaikaa. Jos työaikaa seurataan työpäiväkellon avulla, niin oikea raportti tähän löytyy kohdasta Raportointi -> "Liukuma: työpäivät". Jos työaikaa seurataan tuntikirjausten (työvuorojen) avulla, niin oikea raportti löytyy kohdasta Raportointi -> Liukuma: tunnit".

Työpäiväkello

Liukuma: työpäivät -raportin "Tunnit yhteensä"-kohdasta nähdään valitun vuoden aikana kellotettujen tuntien yhteenlaskettu määrä. "Liukuma"-kohdasta nähdään kuluvan hetken liukumasaldo kalenterivuonna, sekä suluissa kokonaisliukuma, joka sisältää liukumasaldot myös edellisiltä vuosilta.

Kalenterinäkymän yläpuolella kuukausivalinnassa nähdään kunkin kuukauden nimen perässä kyseisen kuukauden kertynyt liukuma, sekä kellotettujen tuntien ja tavoitetuntien määrät, joihin luku perustuu. Painamalla kuukauden nimeä, saadaan avattua kyseinen kuukausi alempaan kalenterinäkymään, josta voidaan tarkastella kuukauden kellotuksia ja liukumaa päivätasolla.

Kalenterissa päivätasolla liukuman näyttäessä vihreää nollaa tarkoittaa, että olet kellottanut päivän aikana saman määrän tunteja, mitä työnantaja on määrittänyt päivän tuntitavoitteeksi. Jos liukuma näkyy punaisena, niin silloin työaikaa on kellotettu alle tuntitavoitteen, jolloin kertyy miinus-saldoa. Muussa tapauksessa vihreät luvut kertovat positiivisen saldon kertymisestä. Pieni vihreä luku liukumaluvun vieressä kertoo kellotettujen tuntien määrän päivän aikana ja pieni punainen luku näyttää työnantajan määrittämän työaikatavoitteen tuntimäärän. Pieni harmaa luku liukumaluvun alapuolella näyttää kumulatiivisen liukumasaldon.

Tuntikirjaukset (työvuorot)

Liukuma: tunnit -raportin "Tunnit yhteensä"-kohdasta nähdään valitun vuoden aikana kirjattujen tuntien yhteenlaskettu määrä. "Liukuma"-kohdasta nähdään kuluvan hetken liukumasaldo kalenterivuonna, sekä suluissa kokonaisliukuma, joka sisältää liukumasaldot myös edellisiltä vuosilta.

Kalenterinäkymän yläpuolella kuukausivalinnassa nähdään kunkin kuukauden nimen perässä kyseisen kuukauden kertynyt liukuma, sekä kellotettujen tuntien ja tavoitetuntien määrät, joihin luku perustuu. Painamalla kuukauden nimeä, saadaan avattua kyseinen kuukausi alempaan kalenterinäkymään, josta voidaan tarkastella kuukauden kirjauksia ja liukumaa päivätasolla.

Kalenterissa päivätasolla liukuman näyttäessä vihreää nollaa tarkoittaa, että olet kirjannut päivän aikana saman määrän työtunteja, mitä työnantaja on määrittänyt päivän tuntitavoitteeksi. Jos liukuma näkyy punaisena, niin silloin tuntikirjauksia on kirjattu alle tuntitavoitteen, jolloin kertyy miinus-saldoa. Muussa tapauksessa vihreät luvut kertovat positiivisen saldon kertymisestä. Pieni vihreä luku liukumaluvun vieressä kertoo kirjattujen tuntien määrän päivän aikana ja pieni punainen luku näyttää työnantajan määrittämän työaikatavoitteen tuntimäärän. Pieni harmaa luku liukumaluvun alapuolella näyttää kumulatiivisen liukumasaldon.

2. Työpäiväkellon kirjausten luonti, tarkastelu ja korjaaminen

Työpäiväkellolla tehtyjä kellotuksia voidaan tarkastella "Liukuma: työpäivät"-raportilla klikkaamalla kalenterissa tarkasteltavan päivän liukuma-lukua, jolloin avautuu esikatseluikkuna, josta nähdään kyseisen päivän kellotukset listattuna allekkain. Ikkunan ylälaidassa nähdään yhteenveto päivälle kirjatuista työtyypeistä (esimerkissä Töissä ja Lounaalla) ja niille kirjattujen tuntien yhteenlaskettu määrä. Kunkin kellotuksen vasemmassa laidassa on painike, josta saadaan tarvittaessa avattua kellotuksen "Kommentti"-kenttä.

Jos yrityksen perusasetuksissa on sallittu työpäiväkellon kirjausten muokkaaminen, niin kellotuksia voidaan muokata tai poistaa esikatseluikkunassa. Ikkunassa voidaan muokata kellotusten alku- ja päättymisaikaa, tuntimäärää, työtyyppiä, sekä kommenttia. Muutoksen yhteydessä on suositeltavaa kirjoittaa "Kommentti"-kenttään myös muutoksen syy. Kunkin kellotuksen oikeasta laidasta löytyy "Poista"-painike, josta kellotus voidaan myös poistaa.

Esikatseluikkunassa voidaan myös luoda uusia kellotuksia esimerkiksi tilanteessa, jossa lounas on unohdettu kellottaa. Listauksessa alimpana on uusien kellotuksien luontiin tarkoitettu rivi, johon voidaan määrittää kellotuksen alku- ja päättymisaika tai suoraan tuntimäärä, ja sen jälkeen kellotuksen työtyyppi. Kun kellotuksen tiedot on määritetty, painetaan "+ Luo"-painiketta, jolloin kellotus tallentuu päivälle.

Huom! Mikäli työaikakirjausten muokkaus on estetty, ota yhteyttä oman yrityksesi pääkäyttäjään.

Liukuma: työpäivät -raportilla voidaan myös luoda uusia työpäiväkellon kirjauksia sivun oikeassa laidassa olevasta "+ Merkintä"-painikkeesta. Painikkeen avulla voidaan luoda esimerkiksi joltain päivältä puuttuvia kellotuksia takautuvasti.

"+ Merkintä"-painikkeesta avautuvassa ikkunassa valitaan kellotukselle työpäivätyyyppi (esim. "Töissä") ja sen jälkeen "Kausi"-kenttien avulla päivämäärä, jolle se halutaan luoda. Kellotuksia voidaan tarvittaessa luoda myös useammalle päivälle kerralla asettamalla "Kausi"-kenttiin pidempi aikaväli. Seuraavaksi aseta kellotuksen aloitus- ja lopetusaika, joiden perusteella Koho suoraan laskee kellotuksen tuntimäärän. Kellotukselle voidaan lisätä kommentti ja viikonpäivävalintojen avulla voidaan valita vain tietyt päivät, joille kellotuksia halutaan luoda. "Ei arkipyhiä"-täpän ollessa päällä jätetään kellotukset luomatta arkipyhäpäiville.

3. Tuntikirjausten (työvuorot) tarkastelu ja korjaaminen

Tuntikirjauksia (työvuoroja) voidaan tarkastella "Liukuma: tunnit"-raportilla ja klikkaamalla kalenterinäkymässä päivän liukumalukua, avautuu esikatseluikkuna, jossa nähdään listaus kyseiselle päivälle kirjatuista työvuoroista. Listauksen yläpuolelta löytyy Excel-painike, jolla päivän kirjaukset saadaan vietyä Excel-tiedostoon, sekä välilehdet, joista päivän kirjausten tuntimääriä voidaan tarkastella listauksen lisäksi asiakkaittain, sekä tehtävittäin.

Jos kirjausta ei ole vielä lukittu (esim. laskutettu), niin pääset tekemään siihen muutoksia klikkaamalla listauksessa olevaa tuntikirjauksen riviä, jolloin avautuu kirjauksen muokkausnäkymä.

Tuntikirjauksien muokkauksesta pääset lukemaan tarkemmin seuraavasta linkistä: Kellokortti - Tuntikirjausten muokkaus "Vahvistamatta"-välilehdellä

Ositus

Voit osittaa kirjauksella olevia tunteja muille asiakkaille "Asiakkaille" -välilehdellä. Lisää uusi rivi, "+ Asiakas" -painikkeesta ja hae haluamasi asiakas rivin alasvetovalikosta. Aseta riville se tuntimäärä, joka asiakkaalle ositetaan. Kun kaikki asiakkaat on valittu paina "Osita.

Osituksen jälkeen asiakkaille ositetut tunnit muodostuvat omina työkirjauksinaan kyseiselle päivämäärälle.

Mikäli tuntikirjauksesta syntyvä työvuoro on jo siirretty laskulle tai arkistoon, tai kirjausten muokkaus on estetty työntekijöiltä, tulee muokkausta pyytää oman yrityksesi pääkäyttäjältä.