Ohjeen sisältö
Kohon sopimuslaskutuksessa voidaan tietyn palvelulaskutuksen yhteyteen määrittää, että kyseinen toistuva laskutus sisältää esimerkiksi tietyn määrän tunteja, tuotteita tai muita suoritteita. Sopimusvaraus mahdollistaa esimerkiksi sen, että asiakasta voidaan laskuttaa mukautettuun hintaan määritetyn suoritemäärän osalta. Sopimusvaraus on Kohossa oleva lisäominaisuus, joka tulee aktivoida Kohon ylläpitäjän toimesta. Ominaisuuden toiminnallisuuden konsultointi, sekä aktivointipyynnöt tulee osoittaa Kohon asiakaspalveluun osoitteeseen asiakaspalvelu@kohosales.com
1. Pohjatyöt
Tuotteet
Kutakin sopimuslaskutuksen kautta laskutettavaa palveluvaraustuotetta kohden tulee tilin tuoterekisteristä löytyä kyseistä tuotetta vastaava kertalaskutettava tuote, jonka tuotekoodi on identtinen. Palvelutuotteesta kannattaa siis luoda kopio ja määrittää se kertaveloitteiseksi ("Kausittainen"-täppä pois päältä).
Tuntikirjaustehtävä
Jotta tuntiveloitettavat työt voidaan laskuttaa sopimusvarauksen ylimeneviltä osin, täytyy luoda tuntikirjaustehtävä, jonka veloitusperusteena on aiemmin luotu kertalaskutustuote. Lisäksi tehtävän tulee olla laskutustyypiltään "Laskutettavaa". Jos tehtävän luominen ei ole sinulle tuttua, voit tutustua siihen lisää ohjeessa: Kuinka luon tehtäväryhmän?
2. Sopimusvarauksen tekeminen
Kun Kohossa tehdään sopimuslaskutusta, voidaan sopimuksen kullekin tuoteriville erikseen määrittää, onko kyseessä sopimusvarausrivi klikkaamalla "Sopimusvaraus"-täpän aktiiviseksi. Sopimusvarausta voidaan käyttää kahdella eri tapaa: Kiinteänä tai Toteuma-perusteisena. Sopimusvarauksen tyyppiä voidaan muuttaa klikkaamalla "Kiinteä"-kenttää.
Kiinteä
Kiinteä sopimusvaraus-rivi tarkoittaa, että varaus laskutetaan kiinteästi määritetyn hinnan perusteella riippumatta asiakkaalle tehtyjen suoritteiden määrästä. Kun sopimuksen laskulle lisätään sopimusvaraus-suoritteita, vähennetään ne sopimusvaraus-riviltä kunnes varauksen suoritteet on kaikki käytetty. Varauksen ylittävät suoritteet laskutetaan hinnaston mukaisella hinnalla.
Esimerkki: Kiinteälle sopimusvaraus-riville määritetään 10 kpl suoritteita, joiden kappalehinnaksi määritetään 10€. Asiakkaalle tehdään laskutusjakson aikana kuitenkin vain 5 kpl suoritteita, jotka lisätään sopimuksen laskulle. Kiinteä sopimusvaraus luo laskulle kuitenkin 10 suoritteen rivin 100€ hinnalla.
Laskun esikatselu:
Toteuma
Toteuma-perusteisen sopimusvarauksen avulla voidaan laskuttaa asiakasta vain toteutuneiden suoritteiden perusteella määritetyn hinnan mukaan. Kun sopimuksen laskulle lisätään sopimusvaraus-suoritteita, lisätään ne sitä mukaa laskulle sopimusvaraukselle määritetyn hinnan mukaan, kunnes kaikki varauksen suoritteet on käytetty. Varauksen ylittävät suoritteet laskutetaan hinnaston mukaisella hinnalla.
Esimerkki: Toteuma-perusteiselle sopimusvaraukselle määritetään 10 kpl suoritteita, joiden kappalehinnaksi määritetään 10€. Asiakkaalle tehdään laskutusjakson aikana kuitenkin vain 5 kpl suoritteita, jotka lisätään sopimuksen laskulle. Tällöin toteuma-perusteinen sopimusvaraus luo laskulle 5 suoritteen rivin 50€ hinnalla.
Laskun esikatselu:
Yksinkertaisimmillaan sopimus voi siis sisältää vain kaksi riviä, joista toinen sopimuslaskutusrivi määrittää normaalisti veloitettavan kuukausittaisen kiinteän hinnan palvelusta. Toinen rivi määrittää, kuinka monta tuntia / kappaletta tuotetta sisältyy palveluhintaan ja on esim. hinnaltaan 0€. Tämän määrän ylittävistä tunnteista / tuotteista veloitetaan hinnaston mukainen tunti- / kappalehinta.
3. Laskutuksen muodostaminen
Koho luo sopimukselta laskun automaattisesti määritetyn laskutussyklin mukaisesti.
Lisätään sopimuslaskulle asiakkaalle kirjatut vuorot / tuotteet, jotka kuuluvat kyseiseen sopimukseen. Kun suoritteet lisätään laskulle, tekee Koho automaattisesti sopimusvarauksen perusteella negatiivisen rivin laskulle (rivi näkyy laskun muokkaustilassa), jonka jälkeen kirjatut suoritteet lisätään laskulle.
Sopimuslaskulle tulee määrittää rivien yhdistäminen päälle, jotta laskun esikatselun ulkoasu saadaan siistimmän näköiseksi. Jos rivien yhdistäminen tuotteittain ei ole käytössä, näkyy esikatselussa Kohon tekemät negatiiviset sopimusvaraus-kirjaukset. Rivien yhdistäminen voidaan asettaa päälle laskun muokkaustilassa.
Ei rivien yhdistystä:
Rivien yhdistys päällä:
