Uusi tehtäväryhmä luodaan pääkäyttäjän asetuksissa. Asetuksissa siirry "Tuntikirjaukset" - välilehdelle ja paina "+Uusi" - painiketta.

 


 
Aukeavassa ikkunassa määritä ensin tehtäväryhmän perustiedot, nimi ja mahdollinen selite. Perustiedot-välilehdellä on myös vaihtoehdot ”Arkistoitu” ja ”Oletus (lisätään aina asiakkaille)”. 


Arkistoitu-painiketta voidaan käyttää, kun halutaan pitää tehtäväryhmä olemassa järjestelmässä mutta ei aktiivisena. Arkistointi-valintaa käytetään lähinnä olemassa olevia tehtäväryhmiä muokattaessa. 


”Oletus (lisätään aina asiakkaille)”-valinta tekee tehtäväryhmästä sellaisen, että kun Kohoon luodaan uusi asiakas, tehtäväryhmä lisätään automaattisesti asiakkaan projektille. Valintaa voidaan hyödyntää esimerkiksi tilanteissa, joissa yritys tarjoaa samaa palvelua kaikille asiakkailleen.  
 


Tehtävien lisääminen tehtäväryhmään 

 
Siirry tehtävät välilehdelle, ja klikkaa "+Uusi" - painiketta.



Valitse tehtävälle tuote, joka toimii oletusveloitus- ja raportointiperusteena, mikäli tehtävälle ei aseteta erillistä tuntihintaa. Sisäiselle tehtävälle ei ole pakko antaa tuotetta. Tuotteen saat valittua rivin edessä olevasta + merkistä. Voit käyttää hakukenttää oikean tuotteen etsimiseen.

 


Halutessasi voit muokata tehtävän nimeä, joka näkyy tuntikirjauspuolella. Esimerkiksi jos kyseessä on sopimusrivi, voidaan loppuun lisätä (SOP) erottamaan sopimuksenalainen ja laskutettava tehtävä toisistaan. 
 
Tehtävärivin viimeisestä kohdasta voidaan valita, onko kyseessä yrityksen sisäinen, asiakkaalta laskutettava vai sopimuksenalainen tehtävä. 

Laskutettavaa: Laskutetaan normaalisti, tuotteen toimiessa velotusperusteena. 
Sisäinen:  Ei tule laskuttajalle näkyviin, näkyy ainoastaan raporteissa. Esim. koulutus, kahvitauko, lääkärissä käynti.   
Sopimuksen alainen: Tulee laskuttajalle näkyviin, mutta on laskutus on oletuksena 0€/h. Normaalikäytäntönä ei viedä laskulle vaan arkistoon, mutta laskuttaja voi muokata tätä. Käytetään yleisesti joko sopimustöihin sekä suoriteperusteiseen työhön jossa laskutetaan tuntikirjaukselle lisätyt tuotteet eikä varsinaista tuntityötä. 

 

Valinnaiset asetukset 

 

Voit myös määritellä tehtäville lisäasetuksia klikkaamalla tehtävän alla olevaa ”Valinnaiset asetukset”-painiketta. 



Voit määritellä tehtävälle seuraavat asiat: 

  • Minimiveloitus: Minimimäärä minuuteissa joka tehtävästä veloitetaan. Esimerkiksi jos tähän kenttään syötetään 60, laskutetaan tehtävälle kirjatuista tunneista aina vähintään yhden tunnin mittainen määrä. Oletuksena pyöristys tapahtuu, kun tuntikirjaukset viedään laskulle, mutta voit muokata tätä yrityksen laskutusasetuksissa.
  • Laskutusjakso: Laskutettavan tehtävän jakso minuuteissa. Tällöin tuntikirjaukset pyöristetään aina ylöspäin jakson määrittämin määrin. Esimerkiksi jos tämä asetus on säädetty 15 minuuttiin, 35 minuutin tuntikirjaus pyöristyy 45 minuutin kirjaukseksi. Oletuksena pyöristys tapahtuu, kun tuntikirjaukset viedään laskulle, mutta voit muokata tätä yrityksen laskutusasetuksissa. 
  • Koodi: Tarvittaessa tehtävälle voi asettaa koodin, esimerkiksi palkanlaskentaa varten.
  • Tuntihinta: Erikseen määritelty tuntihinta tehtävälle. Tämä korvaa hinnastossa olevan hinnan.
  • Kustannus: Tehtävälle voi erikseen määritellä kustannuksen, joka korvaa tuotteelle määritetyn kustannuksen.
  • Osaamiskerroin %: Osaamiskertoimella voidaan määrittää sitä, jos vuoron pituudesta halutaan laskuttaa esimerkiksi vain puolet.
  • Laskutuskerroin %: Kenttää voi käyttää määrittämään tehtävän laskutuskerrointa. Jos tähän esimerkiksi asetetaan 50, niin tehtävälle tehdyistä tuntikirjauksista veloitetaan vai puolet hinnaston hinnasta.
  • Kustannuskerroin %: Kenttää voi käyttää määrittämään tehtävän kustannuskerrointa. Jos tähän esimerkiksi asetetaan 50, niin tehtävälle tehdyistä tuntikirjauksista syntyy vain puolet tehtävälle määritetyistä kustannuksesta.
  • Liukuma: Valinta määrittelee otetaanko tehtävälle kirjattuja tunteja huomioon liukuman seurannassa. Asetus on oletuksena päällä. 
  • Pakota laskuselite: Asetuksen ollessa päällä tuntikirjaajan on aina lisättävä laskuselite ennen vuoron hyväksymistä. Vuoroa ei tällöin voi hyväksyä ilman laskuselitettä. (kts. kuva alapuolella) 
  • Pakota sis. selite: Asetuksen ollessa päällä tuntikirjaajan on aina lisättävä sisäinen selite ennen vuoron hyväksymistä. Vuoroa ei tällöin voi hyväksyä ilman selitettä. 
  • Poissa: Tehtävälle kirjatut tunnit näkyvät lomakalenterissa lomana tai poissaolona. Käytetään sisäisten tehtävien yhteydessä.
  • Tyhjennä tuntitavoite: Jos tehtävälle kirjataan tunteja, kyseisen päivän tuntitavoitteet nollataan. Liukuma - asetuksen tulee olla pois päältä. 
  • Ylläpidon hyväksyntä: Tehtävälle tehdyt kirjaukset tulevat hyväksyttäväksi lomakalenteriin.
  • Seuranta: Tehtävän tuntisaldoa seurataan omana kokonaisuutenaan.
  • Informatiivinen: Tehtävälle kirjatut tunnit eivät kerrytä kustannuksia. 
  • Vain ylläpito: Vain ylläpitäjät pystyvät kirjaamaan tehtävälle tunteja.

Lisäksi voit lisätä henkilökohtaisia tuntihintoja klikkaamalla ”Aseta työntekijäkohtaisia hintoja”-painiketta. Avautuvassa näkymässä paina ”+ Lisää” ja valitse työntekijä sekä tuntihinta. Työntekijäkohtaisia hintoja voidaan hyödyntää esimerkiksi jos konsultointipalvelulle halutaan määrittää eri hintataso työntekijän mukaan. 


Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat tehtävät uuteen tehtäväryhmääsi, tallenna se. Tehtäväryhmäsi näkyy nyt Kohon tehtäväryhmät listalla ja se voidaan lisätä projekteille.