Ohjeen sisältö:


1. Raportin sisältö


Raportti laskee henkilön laskutuksen ja katteen valitulta ajanjaksolta. Laskut rajataan laskupäivän perusteella ja laskun nettosumma kohdistetaan kokonaisuudessaan laskupäivälle. Kustannuslaskelmaan otetaan huomioon tuoterivikohtaiset kustannukset ja työvuorojen kustannukset. Työvuoron kustannus lasketaan kirjattujen tuntien ja työntekijän oletustuntihinnan perusteella.


Laskutus kohdistuu työntekijälle, jos kyseessä on käyttäjän itse kirjaama tuntilaskutus tai vuorolle kirjattu tuotelaskutus. Sopimuslaskutusta voidaan jyvittää käyttäjille, jos sopimus on kohdistettu johonkin projektiin. Tällöin sopimuksen laskutusta jyvitetään käyttäjille projektin (kaikkien) kirjattujen sopimuksenalaisten tuntien mukaisesti. Tätä käsitellään tarkemmin tämän ohjeen kohdassa 3. Sopimuksenalaiset vuorot ja sopimuskohdistukset.


Raportti on mahdollista tallentaa Excel -tiedostoksi klikkaamalla oikean yläkulman "Excel" -painiketta sekä Excelin laskuerittelynä Erittely -painikkeesta. Raportin välimuistin voi tyhjentää nuoliympyrämerkistä. 



Klikkaamalla yksittäisen työntekijän rivin kohdalta saadaan näkyviin tarkempi erittely työntekijän suorittamien työtuntien laskutustiedoista. Näet asiakkaittain laskutetun summan, kustannukset sekä katteen. Klikkaamalla asiakkaan riviä saadaan näkyviin eri laskut joita asiakkaalle on aikajaksolla luotu, ja klikkaamalla sopimuksen kohdalta saadaan vielä näkyviin mitä tuotteita ja tuntikirjauksia laskulla on. 



2. Raportin rajaukset ja ryhmittely


Henkilölaskutus - raportin etusivulla raporttia voi rajata aikavälin ja laskun tilan mukaan. Erillisillä välilehdillä raporttia on mahdollista rajata työntekijän, asiakkaan ja tuotteiden mukaan. Rajausten lisäämisen jälkeen Koho lataa raportin uudestaan annettuja rajauksia noudattaen. 


Oletuksena raporttia ei ole ryhmitelty, mutta raportti on mahdollista ryhmitellä kuukausittain tai tiimeittäin.



"Työntekijät" - sivulla voidaan rajata raportilla näkyviä työntekijöitä. Työntekijöitä voi valita tiimin tai erikoisryhmän perusteella tai valita vain yksittäisiä työntekijöitä.


"Asiakkaat" - välilehdellä voidaan valita, mitkä asiakkaat, asiakasryhmät tai erikoisryhmät raportilla näytetään. Asiakasvastuu - valikosta voidaan valita näytettäviä asiakkaita vastuuhenkilön perusteella. Ilman valintoja raportti laskee mukaan kaikki asiakkaat. Huomioithan, että erikoisryhmä - valikko ei ole näkyvissä, mikäli tilille ei ole lisätty asiakaserikoisryhmiä.  



"Tuotteet" - välilehdellä voit valita raportilla näytettävät tuotteet. Voit valita yksittäisiä tuotteita tai valita tuotteita tuoteryhmän sekä erikoisryhmän mukaan. Huomioithan, että erikoisryhmä - valikko on näkyvissä vain, jos erikoisryhmiä on lisätty.



3. Sopimuksenalaiset vuorot ja sopimuskohdistukset


Laskutussopimuksilla laskutettavia tuotteita voidaan kohdistaa työntekijöiden laskutukseksi, jos sopimus ja projekti on kohdistettu toisiinsa. Sopimuslaskutus jakautuu tällöin tehtyjen työtuntien suhteessa työntekijöille, jotka ovat kirjanneet työaikaa kyseiselle projektille.


Jos projekti on kohdistettu sopimukseen, vuorot kohdistetaan vuoron päivämäärän perusteella laskukaudelle, ja kyseisen laskukauden laskupäivään. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa työntekijä on kirjannut tunteja projektille, joka on kohdistettu palvelusopimukseen. Kukaan muu ei ole tehnyt samalle projektille kirjauksia, joten työntekijälle kohdistetaan 100% sopimuksen laskutuksesta. 



Jos projektille on kirjattu sopimuksenalaisia tunteja, mutta projektia ei ole kohdistettu laskutussopimukseen, nämä sopimuksenalaiset kirjaukset näkyvät projektin alla "Kohdistamattomat sopimustunnit" - rivillä. Jos laskutussopimuksen laskukauden laskun päivämäärä ei osu valitulle ajanjaksolle, mutta sopimukselle kohdistetulle projektille on tehty sopimuksenalaisia vuoroja valitulla ajanjaksolla, näkyvät myös nämä vuorot tällöin kohdistamattomina. 


Esimerkiksi alla olevassa kuvassa sama työntekijä on kirjannut sopimuksenalaisia tunteja saman asiakkaan toiselle projektille, jota ei ole kohdistettu sopimukseen. Ne näkyvät siis "Kohdistamattomat sopimustunnit" - rivillä. Näistä tunneista työntekijä ei saa laskutusta, mutta ne aiheuttavat kuitenkin kustannuksia, joten ne heikentävät työntekijän katetta.


Projektin voi kohdistaa laskutussopimukseen projektin laskutusasetuksista (kts. ohje 3.3.2 Kuinka muokkaan projektia? Miten poistan sen?). Huomioithan, että projekti voi olla kohdistettu vain yhteen sopimukseen kerrallaan.


Jos haluat kerralla kohdistaa useamman projektin ja laskutussopimuksen, tämän voi tehdä raportilta löytyvältä "Sopimuskohdistukset" - välilehdellä. Projekti kohdistetaan sopimukselle valitsemalla haluttu sopimus projektin riviltä "Sopimus" - sarakkeesta. "Yhdistä ensimmäiseen" - painike valitsee jokaiselle projektille listauksen ensimmäisen sopimuksen. 



4. Laskujen manuaalinen kohdistus 


Laskurivit, jotka eivät ole kohdistuneet kenellekään työntekijälle löytyvät raportin "Ei myyjää" - riviltä.  Laskurivit voidaan manuaalisesti kohdistaa oikealle työntekijälle klikkaamalla tuoteriviä ja valitsemalla alavetovalikosta työntekijä, jolle kyseinen laskutus tulisi kohdistua. Samalla tavalla on myös mahdollista vaihtaa jo kohdistuneen laskurivin myyjää.




5. Henkilökustannusten päivittäminen


Kustannukset välilehdellä voidaan päivittää työntekijän tuntikustannus takautuvasti henkilölaskutusraportille. Sivulta valitaan aikaväli, josta tuntikirjauksia etsitään, kohdehenkilö, halutessaan kohdeprojekti sekä lisätään työntekijän uusi tuntikustannushinta. Mikäli päivitys halutaan tehdä vain puutuviin kustannuksiin, valitse kenttä "Vain puuttuvat kustannukset". 


Paina tämän jälkeen "Esikatsele" - painiketta, jolloin kaikki vuorot, jotka osuvat valittuihin hakukriteereihin, tulevat näkyviin esikatseluun. Tämän jälkeen paina "Päivitä" - painiketta. 



Heräsikö sinulla kysyttävää? Ole yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com.