Ohjeen sisältö
3. Sopimuksenalaiset vuorot ja sopimuskohdistukset
1. Raportin sisältö
Raportista pääset tarkastelemaan laskutusta ja katetta projektikohtaisesti. Raportti rajaa laskut laskupäivän perusteella ja laskun nettosumma kohdistetaan kokonaisuudessaan laskupäivälle. Raportti näyttää listauksen niistä projekteista, joita on laskutettu valittuna aikavälinä. Näet jokaisen projektin kohdalla laskutetun kokonaissumman, projektin budjetin (jos sellainen on määritelty), katteen euromääräisenä sekä prosentuaalisena, ja projektille kirjatut tunnit eriteltyinä sekä niiden tuntihinnan ja tuntipohjaisen katteen. Viimeisellä rivillä on yhteensä rivi, johon on yhteenlaskettu kaikkien raportilla näkyvien projektien data.
Excel - painikkeesta raportin saa vietyä excel - tiedostoon. Excel - painikkeen vieressä olevasta symbolista saa tyhjennettyä raportin välimuistin. Tämä voi olla tarpeen jos esimerkiksi projektille on tullut lisää laskutusta tai kustannuksia on muokattu, ja nämä muutokset halutaan näkyviin raportille lataamatta sivua uudestaan.
Viemällä kursorin "Kate €" - sarakkeen päälle tulee näkyviin ikkuna, jossa näkyy yhteenveto projektille kohdistuvista kustannuksista valitulla ajanjaksolla. Kustannuslaskelmaan otetaan huomioon sekä tuoterivikohtaiset että työvuorojen kustannukset. Työvuoron kustannus lasketaan kirjattujen tuntien ja työntekijän oletustuntihinnan perusteella.
Klikkaamalla projektin rivin päältä avautuu listaus projektin laskuista. Laskuista näkyviä tietoja ovat laskun päiväys, laskun nimi, mahdollinen laskutuskausi, laskutuksen määrä, kustannukset ja kate. Klikkaamalla laskun päivämäärän päältä lasku avautuu esikatseluikkunaan.
Laskun nimen päältä klikkaamalla raportille avautuu laskurivit, joiden osalta nähdään tuotteen määrä tai kesto, laskutus, kustannukset ja kate.
Klikkaamalla tuntikirjaustuotteen päältä saadaan vielä tarkempi listaus työvuoroista, joita laskulla on laskutettu. Yksittäisen vuoron päältä klikkamalla kyseinen vuoro aukeaa esikatseluikkunaan.
Jos projektilla on kohdistamattomia sopimustunteja, tämä tarkoittaa, että projektille on kirjattu valitulla ajanjaksolla sopimuksen alaisia tunteja, jotka eivät kohdistu mihinkään laskutussopimukseen. Lue lisää sopimuskohdistuksista tämän ohjeen kohdasta 3. Sopimuksen alaiset vuorot ja sopimuskohdistukset.
2. Raportin rajaukset
Projektilaskutus - raportin etusivulla raporttia voi rajata aikavälin, laskun tilan, asiakas- ja projektivastuun, projektin sekä tehtäväryhmien perusteella. Erillisillä välilehdillä raporttia on mahdollista rajata asiakkaan, laskentakohteen, kustannusten, tuotteiden, tehtävien ja työntekijöiden mukaan. Rajausten lisäämisen jälkeen Koho lataa raportin uudestaan annettuja rajauksia noudattaen.
"Asiakkaat" - välilehdellä voidaan valita, mitkä asiakkaat, asiakasryhmät tai erikoisryhmät raportilla näytetään. Ilman valintoja raportti laskee mukaan kaikki asiakkaat. Huomioithan, että erikoisryhmä - valikko ei ole näkyvissä, mikäli tilille ei ole lisätty asiakaserikoisryhmiä.
"Laskentakohteet" - välilehdellä voidaan valita näytettävät laskentakohteet. Valittuja laskentakohteita käytetään laskurivien rajaamiseen. Lue lisää laskentakohteista tästä ohjeesta: 3.10.3 Laskentakohteet
"Kustannukset" - välilehdellä voit valita raportille laskettavia kustannuksia. Voit rajata raportille vain laskutettavien, sopimuksenalaisten tai sisäisten tuntien kustannukset sekä rajata näytettäviä kustannuksia sisäisten tuotteiden, kertalaskutettavien tuotteiden tai palvelutuotteiden kustannusten suhteen.
"Tuotteet" - välilehdellä voit valita raportilla näytettävät tuotteet. Voit valita yksittäisiä tuotteita tai valita tuotteita tuoteryhmän sekä erikoisryhmän mukaan. Huomioithan, että erikoisryhmä - valikko on näkyvissä vain, jos erikoisryhmiä on lisätty.
"Tehtävät" - välilehdellä voidaan valita, mitkä tuntikirjaustehtävät raportilla otetaan huomioon.
"Työntekijät" - sivulla voidaan valita, keiden työntekijöiden tuntikirjauksia raportilla näytetään.
Raportille tehdyt rajaukset voi tallentaa tai tyhjentää klikkaamalla ratassymbolista. "Save Settings" - painikkeesta voit tallentaa rajaukset antamalla niille nimen. Tallennuksen jälkeen rajaukset voi valita painikkeen yläpuolella olevasta valikosta. "Clear form" - painikkeesta voit tyhjentää raportille tehdyt rajaukset.
3. Sopimuksenalaiset vuorot ja sopimuskohdistukset
Projektilaskutus - raportti näyttää myös projekteille kirjatut sopimuksenalaiset tunnit. Sopimuksenalaiset tunnit kohdistetaan kustannuksiksi vuoron päivämäärän mukaan.
Jos projekti, jolle sopimuksenalainen vuoro on kirjattu, on kohdistettu laskutussopimukseen, vuoro näkyy raportilla sillä laskutussopimuksen laskukaudella, johon vuoron päivämäärä sijoittuu. Näin voidaan tarkemmin seurata sopimusten kannattavuutta, kun tiedetään mitkä työtunnit kohdistuvat mihinkin laskutukseen.
Jos projektille on kirjattu sopimuksenalaisia tunteja, mutta projektia ei ole kohdistettu laskutussopimukseen, nämä sopimuksenalaiset kirjaukset näkyvät projektin alla "Kohdistamattomat sopimustunnit" - rivillä. Jos laskutussopimuksen laskukauden laskun päivämäärä ei osu valitulle ajanjaksolle, mutta sopimukselle kohdistetulle projektille on tehty sopimuksenalaisia vuoroja valitulla ajanjaksolla, näkyvät myös nämä vuorot tällöin kohdistamattomina.
Projektin voi kohdistaa laskutussopimukseen projektin laskutusasetuksista (kts. ohje 3.3.2 Kuinka muokkaan projektia? Miten poistan sen?). Huomioithan, että projekti voi olla kohdistettu vain yhteen sopimukseen kerrallaan. Jos haluat kerralla kohdistaa useamman projektin ja laskutussopimuksen, tämän voi tehdä raportilta löytyvällä "Sopimuskohdistukset" - välilehdellä. Projekti kohdistetaan sopimukselle valitsemalla haluttu sopimus projektin riviltä "Sopimus" - sarakkeesta. "Yhdistä ensimmäiseen" - painike valitsee jokaiselle projektille listauksen ensimmäisen sopimuksen.
Jäikö jokin asia vielä askarruttamaan? Ole yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com.