OHJEEN SISÄLTÖ
4. Sopimuksen alaiset vuorot ja sopimuskohdistukset
1. Raportin sisältö
Asiakaslaskutus - raportilla voidaan tarkastella asiakaskohtaista laskutusta ja katetta halutun ajanjakson mukaan. Laskut rajataan laskupäivän perusteella ja laskun nettosumma kohdistetaan kokonaisuudessaan laskupäivälle.
Raportilla näkyy asiakkaan kokonaislaskutus, euromääräinen kate, kateprosentti, laskutettavat tunnit, sopimuksen alaiset tunnit, kaikki tunnit yhteensä sekä tuntihinta ja tuntikohtainen kate. Viimeisellä rivillä on yhteensä rivi, johon on yhteenlaskettu kaikkien raportilla näkyvien asiakkaiden data. Excel - painikkeesta raportin saa vietyä excel - tiedostoon.
Excel - painikkeen vieressä olevasta symbolista saa tyhjennettyä raportin välimuistin. Tämä voi olla tarpeen jos esimerkiksi asiakkaalle on tullut lisää laskutusta tai kustannuksia on muokattu, ja nämä muutokset halutaan näkyviin raportille lataamatta sivua uudestaan.
Viemällä kursorin "Kate €" - sarakkeen päälle tulee näkyviin ikkuna, jossa näkyy yhteenveto asiakkaalle kohdistuvista kustannuksista valitulla ajanjaksolla. Kustannuslaskelmaan otetaan huomioon sekä tuoterivikohtaiset että työvuorojen kustannukset. Työvuoron kustannus lasketaan kirjattujen tuntien ja työntekijän oletustuntihinnan perusteella.
Klikkaamalla asiakkaan rivin päältä avautuu listaus asiakkaan laskuista. Laskuista näkyviä tietoja ovat laskun päiväys, laskun nimi, mahdollinen laskutuskausi, laskutuksen määrä, kustannukset ja kate. Klikkaamalla laskun päivämäärän päältä lasku avautuu esikatseluikkunaan.
Laskun nimen päältä klikkaamalla raportille avautuu laskurivit, joiden osalta nähdään tuotteen määrä tai kesto, laskutus, kustannukset ja kate.
Klikkaamalla tuntikirjaustuotteen päältä saadaan vielä tarkempi listaus työvuoroista, joita laskulla on laskutettu. Yksittäisen vuoron päältä klikkamalla kyseinen vuoro aukeaa esikatseluikkunaan.
Jos asiakkaalla on kohdistamattomia sopimustunteja, tämä tarkoittaa, että asiakkaalle on kirjattu valitulla ajanjaksolla sopimuksen alaisia tunteja, jotka eivät kohdistu mihinkään laskutussopimukseen. Lue lisää sopimuskohdistuksista tämän ohjeen kohdasta 4. Sopimuksen alaiset vuorot ja sopimuskohdistukset.
2. Raportin rajaukset
Raporttia voidaan rajata aikavälin, laskun tilan, asiakasvastuun, asiakkaan, laskentakohteen, kustannusten, tuotteiden, tehtävien ja työntekijöiden perusteella. Rajausten lisäämisen jälkeen Koho lataa raportin uudestaan annettuja rajauksia noudattaen.
Rajattavan aikavälin, laskun tilan ja asiakasvastuun voi määrittää raportin etusivulla.
"Asiakkaat" - välilehdellä voidaan valita, mitkä asiakkaat, asiakasryhmät tai erikoisryhmät raportilla näytetään. Ilman valintoja raportti laskee mukaan kaikki asiakkaat. Huomioithan, että erikoisryhmä - valikko ei ole näkyvissä, mikäli tilille ei ole lisätty asiakaserikoisryhmiä.
"Laskentakohteet" - välilehdellä voidaan valita näytettävät laskentakohteet. Valittuja laskentakohteita käytetään laskurivien rajaamiseen. Lue lisää laskentakohteista tästä ohjeesta: 3.10.3 Laskentakohteet
"Kustannukset" - välilehdellä voit valita raportille laskettavia kustannuksia. Voit rajata raportille vain laskutettavien, sopimuksenalaisten tai sisäisten tuntien kustannukset sekä rajata näytettäviä kustannuksia sisäisten tuotteiden, kertalaskutettavien tuotteiden tai palvelutuotteiden kustannusten suhteen.
"Tuotteet" - välilehdellä voit valita raportilla näytettävät tuotteet. Voit valita yksittäisiä tuotteita tai valita tuotteita tuoteryhmän sekä erikoisryhmän mukaan. Huomioithan, että erikoisryhmä - valikko on näkyvissä vain, jos erikoisryhmiä on lisätty.
"Tehtävät" - välilehdellä voidaan valita, mitkä tuntikirjaustehtävät raportilla otetaan huomioon.
"Työntekijät" - sivulla voidaan valita, keiden työntekijöiden tuntikirjauksia raportilla näytetään.
Raportille tehdyt rajaukset voi tallentaa tai tyhjentää klikkaamalla ratassymbolista. "Save Settings" - painikkeesta voit tallentaa rajaukset antamalla niille nimen. Tallennuksen jälkeen rajaukset voi valita painikkeen yläpuolella olevasta valikosta. "Clear form" - painikkeesta voit tyhjentää raportille tehdyt rajaukset.
3. Raportin ryhmittely
Raporttia voidaan ryhmitellä asiakasryhmittäin, kuukausittain, projekteittain ja laskentakohteittain.
"Asiakasryhmittäin" - valinta ryhmittelee raportilla näkyvän laskutuksen ja katteen asiakasryhmien mukaan. Klikkaamalla asiakasryhmän riviä saadaan näkyviin listaus siitä, miten laskutus on muodostunut asiakasryhmän sisällä. Asiakasta klikkaamalla päästään pureutumaan yksittäisen asiakkaan laskutukseen.
"Kuukausittain" - ryhmittely ryhmittelee raportilla näkyvän datan kuukausien mukaan. Näkyvillä olevat kuukaudet riippuvat raportille valitusta aikavälistä. Klikkaamalla kuukauden päältä päästään tarkastelemaan, miten kuukauden laskutus on jakautunut eri asiakkaiden kesken.
"Projekteittain" - ryhmittely ryhmittelee raportilla näytettävän datan asiakkaan ja projektin mukaan niin, että jokaisella asiakas / projekti - yhdistelmällä on raportilla oma rivi. Jos asiakkaalla on laskutusta, joka ei kohdistu mihinkään projektiin, se näkyy raportilla "(no project)" - rivillä. Raportilla näkyvät myös sellaiset projektit, joille ei kohdistu laskutusta, mutta joille on kirjattu tunteja raportille valitulla aikavälillä. Raportilla näkyviä projekteja on mahdollista rajata projektivastuun, yksittäisten projektien ja tehtäväryhmän mukaan.
Jos tilille on luotu laskentakohteita, "Asiakaslaskutus" - raporttia on mahdollista ryhmitellä myös niiden mukaan. Jokainen laskentakohde näkyy omana valintanaan valikossa. Jos raportilla on laskutusta ilman valittua laskentakohdetta, nämä ryhmitellään "(Ei kohdetta)" - riville. Laskentakohteista voit lukea lisää tästä ohjeesta: 3.10.3 Laskentakohteet.
4. Sopimuksenalaiset vuorot ja sopimuskohdistukset
Asiakaslaskutus - raportti näyttää myös asiakkaille kirjatut sopimuksenalaiset tunnit. Sopimuksenalaiset tunnit kohdistetaan kustannuksiksi vuoron päivämäärän mukaan.
Jos projekti, jolle sopimuksenalainen vuoro on kirjattu, on kohdistettu laskutussopimukseen, vuoro näkyy raportilla sillä laskutussopimuksen laskukaudella, johon vuoron päivämäärä sijoittuu. Näin voidaan tarkemmin seurata sopimusten kannattavuutta, kun tiedetään mitkä työtunnit kohdistuvat mihinkin laskutukseen.
Jos projektille on kirjattu sopimuksenalaisia tunteja, mutta projektia ei ole kohdistettu laskutussopimukseen, nämä sopimuksenalaiset kirjaukset näkyvät asiakkaan alla "Kohdistamattomat sopimustunnit" - rivillä. Jos laskutussopimuksen laskukauden laskun päivämäärä ei osu valitulle ajanjaksolle, mutta sopimukselle kohdistetulle projektille on tehty sopimuksenalaisia vuoroja valitulla ajanjaksolla, näkyvät myös nämä vuorot tällöin kohdistamattomina.
Projektin voi kohdistaa laskutussopimukseen projektin laskutusasetuksista (kts. ohje 3.3.2 Kuinka muokkaan projektia? Miten poistan sen?). Huomioithan, että projekti voi olla kohdistettu vain yhteen sopimukseen kerrallaan. Jos haluat kerralla kohdistaa useamman projektin ja laskutussopimuksen, tämän voi tehdä raportilta löytyvällä "Sopimuskohdistukset" - välilehdellä. Projekti kohdistetaan sopimukselle valitsemalla haluttu sopimus projektin riviltä "Sopimus" - sarakkeesta. "Yhdistä ensimmäiseen" - painike valitsee jokaiselle projektille listauksen ensimmäisen sopimuksen.
Jäikö jokin asia vielä askarruttamaan? Ole yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com.