Ohjeen sisältö:
- Kalenteri-näkymä
- Ajastetut vaiheet
- Listaus projektisuunnitelmista
- Suunnitelman tarkastelu
- Vaiheen laskuttaminen
- Suunnitelman muokkaus
Projektit -> Vaiheet -välilehdeltä voidaan seurata projektisuunnitelmien etenemistä, sekä muokata niitä. Näkymän yläosassa on listaus projektisuunnitelmien ajastetuista vaiheista ja sen alapuolella listaus projektisuunnitelman sisältävistä projekteista.
Voit ladata näkymässä olevat projektit Exceliin klikkaamalla "Excel"-painiketta.
Näkymässä olevia ajastettuja vaiheita, sekä projekteja voidaan rajata projekti- ja vaihevastuiden, asiakkaiden, tehtäväryhmien, projektiryhmien sekä ajan perusteella. Käyttäjä voi myös halutessaan vaihtaa listausten järjestystä asiakkaittain, projekteittain tai alkupäivämäärän mukaan. Käyttäjä voi halutessaan vaihtaa aikarajauksen kalenteri-näkymään klikkaamalla "Kalenteri"-täpän aktiiviseksi (kalenteri-näkymästä kerrotaan lisää kohdassa 1. Kalenteri-näkymä).
1. Kalenteri-näkymä
Kalenteri-näkymässä näkyy aikarajauksen sijaan valitun kuukauden sisällä olevat vaiheet, sekä vaiheet sisältävät projektit. Voit siirtyä kuukausien välillä kalenterin yläpuolella olevista nuoli-painikkeista. Kalenterin päivien sisällä näkyvät luvut kertovat kyseisille päiville ajastettujen vaiheiden lukumäärän. Klikkaamalla lukua saat listattua ko. päivän vaiheet listaukseen. Klikkaamalla lukua uudelleen pääset takaisin koko kuukauden listaus-näkymään. Koko kuukauden listaus-näkymään pääset myös milloin tahansa klikkaamalla kalenterin yläpuolella olevaa kuukauden nimeä.
2. Ajastetut vaiheet
Ajastetut vaiheet listautuvat oletuksena siten, että vanhimman päivämäärän omaava on ylimpänä. Listauksessa näytetään oletuksena viisi riviä, mutta saat tarvittaessa kaikki rivit näkyviin klikkaamalla "Näytä kaikki"-painiketta.
Vaiherivin tiedot:
- Pvm: Vaiheelle asetettu päivämäärä. Jos vaiheelle määritetty päivämäärä on jo mennyt, näkyy se punaisena, merkiten vaiheen suorituksen olevan myöhässä kunnes vaihe suoritetaan).
- Kohde: Sarakkeessa näkyy asiakkaan nimi, projektin nimi, sekä vaiheen nimi (alavaiheen tapauksessa tulee riville näkyviin myös ylempien vaiheiden nimet. Klikkaamalla vaiheen kohdetta avautuu projektisuunnitelma, johon kyseinen vaihe kuuluu, sekä näkymä siirtyy projektisuunnitelman vaiheen kohdalle samalla korostaen vaiheen hetkellisesti.
- Vastuu: Sarakkeessa näkyy vaiheelle asetetut vastuuhenkilöt.
- Suorita: Voit merkitä vaiheen suoritetuksi klikkaamalla viimeisen sarakkeen suorituspainiketta.
3. Listaus projektisuunnitelmista
Ajastettujen vaiheiden alapuolelta löytyy listaus kaikista (hakurajausten puitteissa olevista) projektisuunnitelmista. Klikkaamalla yksittäisen suunnitelman rivin kohdalta kyseinen projektisuunnitelma saadaan auki, jolloin sitä voidaan tarkastella. Jos haluat avata kaikki näkymän projektisuunnitelmat kerralla, haun rajauksen oikealta puolelta löytyy ”Avaa kaikki” -painike. Klikkaamalla "Keskustelut"-painiketta avautuu ikkuna, josta näkee projektilla käydyt keskustelut. Projekti voidaan myös arkistoida klikkaamalla "Arkistoi"-painiketta.
4. Suunnitelman tarkastelu
Näkymän vasemmasta yläkulmasta löytyy projektin asiakas, jota klikkaamalla pääsee helposti asiakaskortille. Asiakkaan oikealla puolella näkyy projektin nimi, jota klikkaamalla voi vastaavasti siirtyä projektikortille. Projektin nimen vasemmalla puolella näet myös suoritettujen vaiheiden määrän. Asiakkaan vasemmalla puolella olevasta kuvakkeesta saadaan tarkastelunäkymä suljettua.
Jos vaiheilla on useampia rivejä sisältäviä selitteitä, saa ne näkyviin klikkaamalla "Kommentit"-painiketta. Klikkaamalla "Keskustelut"-painiketta avautuu ikkuna, josta näkee projektilla käydyt keskustelut. "Muokkaa"-painikkeesta päästään projektisuunnitelman muokkaustilaan (tästä kerrotaan enemmän kohdassa 5. Suunnitelman muokkaus). "+ Vaihe"-painikkeella voidaan lisätä projektisuunnitelmalle vaiheita. Projekti voidaan myös arkistoida klikkaamalla "Arkistoi"-painiketta.
Voit halutessasi valita kuinka monta alavaihetta vaihelistauksessa näytetään klikkaamalla "Vaihe: Tasot"-alasvetovalikkoa ja valitsemalla tasojen määrän.
Vaihelistauksessa nähdään kaikki suunnitelman vaiheet, sekä niiden tiedot ja suoritusaste. Jos vaiheelle on kirjattu tunteja, vaiheen vasemmassa laidassa näkyy pieni vaalea ympyrä, joka kuvaa vaiheen suoritusastetta. Jos vaihe on myös merkitty suoritetuksi, ympyrä näkyy vihreänä, ja myöhästyneen vaiheen kohdalla punaisena. Lisäksi vasemmassa laidassa näkyy ✓-merkki, jota klikkaamalla voidaan merkitä vaihe suoritetuksi (suoritetun vaiheen kohdalla merkki näkyy vihreänä). Tarvittaessa näet myös kuka vaiheen on suorittanut viemällä hiiren ✓-merkin päälle. Voit avata projektisuunnitelman muokkausnäkymän myös yksittäisen vaiheen riviltä viemällä hiiren vaiheen päivämäärän päälle ja klikkaamalla muokkaus-kuvaketta. Tämän jälkeen avautuu muokkausnäkymä, jossa vaihe jolta muokkausnäkymä avattiin näkyy hetkellisesti korostettuna.
Vaihelistauksessa näkyy myös vaiheen nimi ja vaiheen mahdolliset vastuuhenkilöt, vaiheille kirjattujen tuntien (tai euromääräisten kulujen) määrä suhteessa budjettiin, sekä vaiheille lisätyt selitteet. Vaiheen tuntikirjauksia voidaan tarkemmin tutkia klikkaamalla sinisen luvun kohdalta (ylävaiheen tunteihin on laskettu yhteen myös mahdolliset alavaiheen tunnit, mutta kirjaukset löytyvät vain alavaiheen tuntien kohdalta). Tuntikirjausten tarkastelunäkymästä voidaan yksittäisen tuntikirjauksen rivin kohdalta painamalla vielä muokata kirjauksen tietoja jälkikäteen.
"Info"-sarakkeessa näkyy onko vaiheen laskutus kiinteä vai tuntiperusteinen, paljonko vaiheelle on kertynyt tuntilaskutusta, sekä mahdollisesti laskuttamatta oleva vaiheen kiinteä laskutus, joka voidaan laskuttaa lukua klikkaamalla (tästä kerrotaan lisää kohdassa 5. Vaiheen laskuttaminen). Sarakkeessa näkyy myös vaiheen suorittajan nimi, sekä päivämäärä jos vaihe on suoritettu. Voit tarkastella myös projektisuunnitelmalle kohdistamattomia tunteja vaihelistauksen alalaidasta.
5. Vaiheen laskuttaminen
Jos vaiheella on laskuttamatta olevia kirjauksia tai kiinteitä veloituksia näkyy ne "Info"-sarakkeessa punaisella merkittynä. Kiinteä veloitus on mahdollista laskuttaa suoraan projektisuunnitelmalta klikkaamalla summan päältä. Laskuttamatta olevat tuntikirjaukset täytyy käsitellä laskulle "Laskuttamatta" - välilehdeltä, josta voit lukea lisää täältä: 4.1.1 Työvuorojen käsittely ja laskutus.
Ikkunassa voidaan valita luodaanko pikakauppa, uusi lasku vai lisätäänkö tuote olemassa olevalle laskulle.
- Luo pikakauppa: Valitse pikakaupalle tuote, sekä myyjä ja tarkista, että nettosumma on oikea. Voit syöttää tuotteelle haluamasi nimen (jos tämä jätetään tyhjäksi, käytetään tuotteen nimeä), sekä muokata laskuselitettä. Syötettyäsi tiedot klikkaa "Laskuta"-painikkeesta, jonka jälkeen pikakauppa muodostuu "Pikakaupat"-välilehdelle.
- Luo lasku: Syötä laskun päivämäärä (jos päivämäärä jätetään tyhjäksi, käytetään kuluvan päivän päivämäärää), valitse tuote, sekä myyjä ja tarkista, että nettosumma on oikea. Voit syöttää tuotteelle haluamasi nimen (jos tämä jätetään tyhjäksi, käytetään tuotteen nimeä), sekä muokata laskuselitettä. Syötettyäsi tiedot klikkaa "Laskuta"-painikkeesta, jonka jälkeen lasku muodostuu "Laskuttamatta"-välilehdelle.
- Lisää laskulle: Valitse alasvetovalikosta kohdelasku, jolle tuote lisätään, valitse tuote, sekä myyjä ja tarkista, että nettosumma on oikea. Voit syöttää tuotteelle haluamasi nimen (jos tämä jätetään tyhjäksi, käytetään tuotteen nimeä), sekä muokata laskuselitettä. Syötettyäsi tiedot klikkaa "Laskuta"-painikkeesta, jonka jälkeen tuote lisätään kohdelaskulle.
Voit myös merkitä vaiheen laskutetuksi, jos laskurivi on jo luotu toista kautta. Tämä ei muodosta kohdelaskulle uusia laskurivejä. Valitse kohdelasku, jolle merkintä luodaan ja klikkaa "Kohdista"-painiketta.
6. Suunnitelman muokkaus
Jos sinulle on myönnetty muokkausoikeudet projektisuunnitelmiin, pääset muokkaustilaan avaamalla projektisuunnitelman tarkastelunäkymän ja klikkaamalla ”Muokkaa” -painiketta.
Avautuvassa näkymässä voidaan muokata kaikkia tietoja, mitä myös suunnitelmaa luotaessa voidaan muokata. Muun muassa suunnitelman ja vaiheiden budjettia, veloitus- ja laskutusperiaatetta, päivämäärää ja nimeä voidaan muokata. Vaiheiden lisäasetukset löytyvät rivin oikeasta laidasta (3 pistettä), josta voidaan lisätä mm. alavaiheita ja henkilöitä vaiheelle. Voit tutustua projektisuunnitelmien muokkaamiseen paremmin tästä linkistä: Projektisuunnitelman luominen. Muokkauksen jälkeen muista tallentaa tekemäsi muutokset klikkaamalla "Tallenna"-painiketta.
