Kohossa projektisuunnitelmia pystytään luomaan sekä projektien että tarjouksien yhteydessä. Tässä ohjeessa käsitellään projektisuunnitelman luomista projektin yhteydessä, mutta suunnitelman luominen tapahtuu samalla tavalla myös tarjouksien kanssa.
Uuden projektisuunnitelman luominen
Luodaksesi uuden projektisuunnitelman siirry hallintapuolen Projektit-valikkoon. Luo joko uusi projekti, tai avaa sellainen olemassa oleva projekti, jolle haluat suunnitelman tehdä. Jos luot uutta projektia, määrittele ensin projektin perustiedot. Lue aiheesta tarvittaessa lisää tästä ohjeesta: 3.3.1 Kuinka luon asiakkaalle projektin?
Avaa projektin muokkausnäkymästä ”Suunnitelma” -välilehti ja paina ”Avaa projektisuunnitelma” -painiketta luodaksesi suunnitelman.
Jos haluat tallentaa luotavan suunnitelman malliksi, jolloin sitä voidaan käyttää pohjana muissa suunnitelmissa, rastita kohta ”Malli” näkymän yläosassa. Jos haluat käyttää suunnitelman pohjana jo luotua mallia, valitse käytettävä malli oikeassa reunassa olevasta alasvetovalikosta. Alasvetovalikon alapuolella olevasta kentästä voit valita, haluatko korvata suunnitelman mallipohjalla vai lisätä mallipohjan suunnitelman nykyiseen suunnitelmaan. "Kompakti" - kohdasta saat piilotettua vaiheiden selitteet suunnitelmasta.
Voit myös vaihtaa suunnitelman laskutusperustetta kiinteän hinnan ja tuntihinnan väillä ylhäältä löytyvien ”Kiinteä” ja ”Tunti” -painikkeiden kohdalta. ”Sis. Budjetti” ja ”Veloitus asiak.” -kohdista voidaan määritellä koko suunnitelmalle yhteisiä budjetti- ja veloitustietoja, jolloin kaikille vaiheille asetetaan sama veloitusperuste. Usein kuitenkin halutaan määrittää näitä tietoja vaihekohtaisesti (ohje alla).
Vaiheiden lisääminen ja muokkaaminen
Määriteltyäsi suunnitelman perustiedot voit alkaa lisäämään vaiheita painamalla ”+ Vaihe” -painikkeesta. Tällä tavoin luodut vaiheetovat ns. ensimmäisen tason vaiheita. Näille voidaan luoda alavaiheita viemällä hiiri rivin oikeasta reunasta löytyvän valikon päälle ja painamalla "+ Alavaihe" - linkkiä. Myös alavaiheiden alle voidaan luoda uusia alavaiheita, joten projektisuunnitelmiin voidaan luoda monipuolisia rakenteita. Alavaiheiden määrää ei ole Kohossa rajattu.
"+Sisarvaihe"-painikkeesta saa lisättyä uuden samantasoisen vaiheen suunnitelmalle. "+Alavaihe mallista" vaihtoehdosta suunnitelmalle saa lisättyä mallisuunnitelmien vaiheita.
Kukin vaihe sisältää vapaasti muokattavan otsikon sekä selitekentän, jonne voidaan tarkemmin kirjoittaa auki, mitä vaihe pitää sisällään. Selitettä voidaan myös hyödyntää projektin toteutusvaiheessa, jolloin työntekijät voivat kirjata merkintöjä suunnitelmaan sen vaiheita suorittaessaan.
Laskutustiedot
Oletuksena projektisuunnitelman kustannukset tulevat projektin tehtävien tuntihinnoista. Voit kuitenkin säätää yksittäisten vaiheiden kohdalla niiden veloitus- ja laskutustietoja. ”Laskutustapa”-sarakkeesta voidaan vaihtaa vaiheen laskutusperustetta oletuksen, tuntiveloituksen ja kiinteään hinnan väliltä. Oletus-vaihtoehdon ollessa päällä vaiheen laskutustavassa käytetään vaiheelle kirjattavan tehtävän laskutustapaa. ”Veloitus”-sarakkeen alta voidaan määritellä jokin tietty tuntihinta tai kiinteä hinta. Klikkaamalla veloituksen yksikön (€/h tai €) kohdalta voidaan veloitusta vaihtaa tuntihinnan ja kiinteän hinnan välillä.
Budjetti
Voit myös määrittää budjetteja vaiheille. Budjetteja voidaan määritellä tuntipohjaisesti tai euromääräisesti joko sisäisten kustannusten tai laskutusperusteisesti. Oletuksena budjetti määritetään tunneissa, mutta tätä asetusta voidaan vaihtaa klikkaamalla budjetin yksikön kohdalta. Budjetoinnin avulla voidaan seurata esimerkiksi sitä miten suunnitelmavaiheen arviot toteutuvat projektin edetessä. Käyttäjät näkevät budjetoidut luvut ja voivat reaaliajassa seurata, koska budjetoitu raja lähestyy.
Päivämäärä
Päivämäärä-sarakkeeseen voit lisätä esim. vaiheen suunnitellun suorituspäivämäärän. Ajastetut vaiheet tulevat näkyviin työntekijöille Projektit-välilehdelle. Oletuksena kuitenkin, jos kenttä jätetään tyhjäksi, päivämääräkenttään kirjautuu se päivämäärä, jolloin vaihe kirjataan suoritetuksi.
Osanottajat
Vaiherivin oikeassa reunassa olevassa valikossa on "+Henkilö" - painike, josta voit lisätä vaiheelle työntekijöitä. Asetusta hyödyntämällä voidaan määritellä kenelle vaiheen suorittaminen kuuluu. Voit myös määritellä ajanjakson, jolla henkilö suorittaa vaihetta ja vaiheelle budjetoidun tuntimäärän. Tähän budjetoidut tuntimäärät tulevat näkyviin myös kuormitusraportille, jonka avulla voidaan suunnitella työntekijöiden työkuormaa. Kuormitusraportista voit lukea lisää tästä ohjeesta: 3.9.1 Raportit - Tuntikirjaukset
Tuntikirjausten salliminen/estäminen
Tarvittaessa projektisuunnitelman vaiheilta voidaan estää tuntikirjausten tekeminen. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi tilanteessa, jossa vaihe on jo kokonaisuudessaan suoritettu ja tuntikirjausten tekeminen halutaan estää. Vaiheen oikeassa reunassa olevasta valikosta löytyy "Kirjaukset" - niminen painike, josta voidaan määritellä onko tuntikirjausten tekeminen sallittu vai estetty. Painiketta painamalla tila vaihtuu.
Vaiheiden siirtäminen, poistaminen ja kopioiminen
Jos vaiheiden sijaintia tarvitsee muuttaa, esimerkiksi jos jokin vaihe on unohtunut välistä, voidaan tämä tehdä klikkaamalla rivin vasemmassa laidassa olevasta siirtopainikkeesta, jonka jälkeen rivi muuttuu harmaaksi. Tämän jälkeen klikkaa riviä, jonka kohdalle haluat siirrettävän vaiheen siirtää. Rivin kohdalle avautuu 3 nuolta, joilla voidaan määrittää tuleeko siirretty vaihe rivin yläpuolelle, alapuolelle vai rivin alivaiheeksi. Huomioithan, että jos vaiheella on alivaiheita, myös alivaiheet siirtyvät vaiheen mukana.
Jos haluat poistaa jonkin vaiheen kokonaan, se onnistuu klikkaamalla rivin oikeassa laidassa olevasta valikosta "Poista". Jos vaiheelle on kirjattu tunteja, sitä ei voida poistaa. Vaiheen kopiointi on mahdollista, kun projektisuunnitelma on kertaalleen tallennettu. Kopioidaksesi vaiheen, klikkaa valikosta "+Kopioi". Vaihe luodaan kopioitavan vaiheen alapuolelle.
Projektisuunnitelman tallentaminen
Kun projektisuunnitelma tallennetaan ensimmäisen kerran (tai projektisuunnitelman sisältävä tarjous hyväksytään), jää sille määritetyt budjetoinnit ja veloitustasot talteen Kohoon. Projektisuunnitelman tietoja pystytään jälkikäteen muokkaamaan, mutta käyttäjä pääsee aina näkemään asiakkaan kanssa hyväksytyt luvut.
Kun olet määrittänyt projektisuunnitelmallesi kaikki tarvittavat tiedot, tallenna projekti. Tämän jälkeen projektisuunnitelma on aktiivinen ja löytyy mm. tuntikirjaajille.