Ohjeen sisältö:

  1. Projektin luonti
  2. Aktiivisten projektien listaus


1. Projektin luonti


Pääset luomaan uuden projektin yläpalkin "Projektit" välilehdeltä. Luo uusi projekti painamalla “+ Projekti”-painiketta. Lisäksi voit painaa välipalkissa olevaa "+Projekti" - linkkiä.



Projektin luonnissa on neljä vaihetta: "Tiedot", "Laskutus&Budjetti", "Osanottajat" ja "Tehtävät". Jos yrityksellänne on projektisuunnitelmat käytössä, on projektisuunnitelman tekeminen mahdollista jo projektin luomisvaiheessa "Suunnitelma" - väilehdellä. Projektisuunnitelmia ei käydä tarkemmin läpi tässä ohjeessa, niistä voit lukea lisää seuraavissa ohjeissa:

3.11.1 Projektisuunnitelman luominen ja 3.11.2 Projektisuunnitelmien tarkastelu ja muokkaus



Tiedot 


Tietoihin lisätään projektia koskevat perustiedot: nimi, selite, projektin ajankohta sekä asiakasinformaatio. Nimi ja asiakas ovat pakollisia. 

Voit joko hakea olemassa olevaa asiakasta tai luoda uuden asiakkaan. Tarvittaessa projekteille voidaan asettaa myös erillinen laskutusasiakas, mutta tämä toiminto ei ole oletuksena päällä. Jos haluat kuulla tästä vaihtoehdosta lisää, ota yhteys asiakaspalveluumme.


Asiakkaiden luomisesta kerrotaan tarkemmin ohjeessa 3.1.1 Uuden asiakkaan luominen


Laskutus & Budjetti 


Laskutus-osiosta löydät seuraavat kohdat: 

  • Maksuehto: Projektille luotaville laskuille oletuksena käytettävä maksuehto. Jos kenttään ei määritetä mitään, käytetään yrityksenne oletusmaksuehtoa (luku näkyy heti kentän alapuolella) 
  • Kirjanpitotili: Projektille määritettävä kirjanpitotili. Kirjanpitotilejä voidaan luoda Asetuksista Laskutus-osiosta. 
  • Laskentakohde: Projektille määritettävä laskentakohde. Laskentakohteita voidaan luoda Asetuksista Laskutus-osiosta. 
  • Sopimus: Projekti voidaan tarvittaessa kohdistaa asiakkaan sopimukseen, esimerkiksi jos halutaan kohdistaa projektille kirjattuja tunteja sopimuslaskutukseen.
  • Pakota laskuselite: Pakottaa tuntikirjaajan lisäämään projektille kirjatuille tunneille laskuselitteen. Tällöin tuntikirjauksia ei voida hyväksyä ilman laskuselitettä. 
  • Pakota sis. selite: Pakottaa tuntikirjaajan lisäämään projektille kirjatuille tunneille sisäisen selitteen. Tällöin tuntikirjauksia ei voida hyväksyä ilman selitettä. 
  • Estä tuntikirjaukset: Projektille ei voi tehdä tuntikirjauksia, mutta se on kuitenkin näkyvissä tuntikirjauspuolella. Jos tuntikirjaaja yrittää lisätä projektille tuntikirjauksia, tulee seuraava ilmoitus:

  • Poissa: Jos yritykselläsi on käytössä tuntikirjausten avulla toimiva lomakalenteri, Poissa-merkityille tehtäville kirjatut tunnit näkyvät tässä tapauksessa lomakalenterissa harmaina poissaolo-merkintöinä.
     
  • Ei työmääräyksiä: Jos tämä asetus on päällä, projektille ei muodostu työmääräyksiä, vaikka projekti olisi sisällytettynä työmääräyspohjaan.  
  • Kumulatiivinen summa laskulle: Asetuksen ollessa päällä projektille luoduille laskuille lisätään laskukommentti, joka sisältää projektille luotujen laskujen kumulatiivisen summan 
  • Ostolaskujen käsittely: Tämä kenttä on näkyvissä, jos yrityksellänne on ostolaskutoiminto - käytössä. Voit valita käytetäänkö oletusarvoa vai laskutetaanko vain kulut, jolloin ostolaskujen tuotteet laskutetaan 0-hinnalla.
  • Laskuta kulut: Jos yrityksellänne on kululaskutoiminto käytössä, tässä kohtaa voit valita mitä projektille kohdistetuille kuluille tehdään.
  • Laskuta matkat, Matkakaupunki, Matkaselite ja Kilometrit:  Jos yrityksellänne on matkalaskutus käytössä, tässä voit määritellä projektille tarkemmat tiedot koskien projektille kohdistettuja matkakuluja.
  • Näytä vuororaporttilinkki ajanseurannassa: Oletuksena tässä on valinta "Ei näkyvyyttä". Jos halutaan, että ajanseurannassa on linkki raportille, jossa näkyy kaikki projektille kirjatut tunnit, voidaan tähän valita "Kaikille tuntikirjaajille" jolloin linkki on näkyvissä kaikille tai "Projektivastuullisille" jolloin linkki on näkyvissä vain projektin vastuuhenkilöille.
  • Viitteemme: Yrityksesi viite, jota halutaan käyttää projektin yhteydessä 
  • Viitteenne: Asiakkaan viite projektin yhteydessä 
  • Laskukommentti (asiakas): Kommentti joka näkyy laskulla asiakkaalle laskutusrivien yläpuolella 
  • Laskukommentti (sisäinen): Kommentti joka ei näy laskulla mutta näkyy Kohossa laskutuspuolella laskua tarkasteltaessa. 
  • Projektitunnus: Voit määrittää projektille projektitunnuksen. Projektitunnusta voi käyttää esimerkiksi projektin etsimiseen tuntikirjaus
  • Hinnasto: Projektille voidaan määrittää hinnasto, jolloin tuntikirjauksille haetaan hinta tästä hinnastosta.
  • ALV 0%: Tämän vaihtoehdon ollessa päällä arvonlisäveroa ei lisätä automaattisesti laskuille. 
  • Lukitse tunnit (asti): Voit määrittää päivän, jota ennen projektille ei voi lisätä vuoroja. 
  • Yhdistä laskurivit: Määrittää millä tavalla laskurivejä yhdistetään asiakkaalle lähetettävillä laskuilla.  
  • Laskun oletusliite: Voit valita projektille luotaville laskuille oletusliitteen, joka liitetään kaikille laskuille. Liitteitä voidaan luoda Asetuksien Dokumentit-osion Pohjat-välilehdellä. 
  • Oletustuntihinta: Oletushinta kaikille projektille kirjattaville tunneille. Tämä asetus ylikirjoittaa tuotteille määritetyt perushinnat (mukaan lukien hinnastojen aiheuttamat muutokset). 
  • Aseta työntekijäkohtaisia hintoja: Voit myös määrittää eri hintoja työntekijäkohtaisesti projektille. Tällöin määritettyjen työntekijöiden kirjaamat tunnit laskutetaan tämän hinnan mukaisesti. 

Semanttisten laskujen lisäkentät


Jos yritykselläsi on tarve lähettää laskuja semanttisessa muodossa, tähän kohtaan voit täyttää tilausnumeron ja sopimusnumeron. Muussa tapauksessa jätä nämä kentät tyhjiksi.


Budjetti


Budjetti-osiossa voit määrittää projektin budjettiarvot. Budjetit näkyvät laskuttajalle ohjearvoina, mutta eivät velvoita mitenkään. Budjetit voidaan säätää kertaluontoiseksi tai kuukausittain toistuviksi. Voit määritellä tuntipohjaisia tuntikattoja sekä euromääräisiä laskutuskattoja. 



 
Osanottajat 


Kohta ei ole pakollinen, mutta voit määrittää oman yrityksesi vastuuhenkilöitä kyseiselle projektille sekä näkyykö projekti Kohossa vain projektin osallisille vai kaikille yrityksesi käyttäjille. Yksittäisten vastuuhenkilöiden kohdalla voit vielä määritellä tarkemmin vastuita, esimerkiksi voit rajata vastuun ajankohtaa ja määrittää vastuuhenkilön tuntibudjetin. Voit myös määrittää vastuuhenkilöitä tiimeittäin. Jos yrityksellänne on projektiroolit käytössä, tässä voit myös antaa vastuuhenkilölle roolin.


Mikäli halutaan seurata projektin kuormitusta, tulee osaanottajalle lisätä aikaväli ja arvioitu tuntimäärä Tuntia yht. kenttään, jolloin Koho jakaa tuntimäärän aikavälinperusteella kuormitusraportille.



Tehtävät 


Tehtävissä liitetään projektiin ne tehtävät, jotka halutaan tuntikirjauspuolelle näkyviin tuntikirjausnimikkeiksi. Yleisesti tämä tehdään kopioimalla tehtäväryhmän tehtävät projektille liittämällä tehtäväryhmä projektiin vaihtoehtoisesti ennalta määritettyjä tehtäväryhmiä näkymän yläosasta. Yksittäisiä tehtäviä voi lisätä ”+ Uusi” -napista. 

 


Tehtävien lisääminen tehtäväryhmittäin

 
Tehtäväryhmä lisää projektiisi kaikki ne tehtävät, jotka on kyseiseen tehtäväryhmään sisällytetty. Tehtäväryhmien käyttäminen nopeuttaa projektien luontia ja varmistaa, että yksittäisten tehtävien nimet ja laskutusperusteet ovat oikein. Tehtäväryhmiä hyödyntämällä käyttäjän ei tarvitse lisätä projektin tehtävärivejä yksitellen, vaan kaikki tehtäväryhmän tehtävät lisätään kerralla projektisi tehtäviksi. Tehtäväryhmiin tehdyt muutokset saa myös tarvittaessa kopioitua kaikille projekteille, joille tehtäväryhmä on kiinnitetty.
 
Klikkaa haluttujen tehtäväryhmien kohdalta, jolloin Koho kopioi tehtäväryhmän tehtävät projektin aktiivisiksi tehtäviksi. Voit tässä vaiheessa muokata tehtävärivien nimiä tai määrittää onko kyseessä asiakkaalta laskutettava, sopimuksen alainen vai yrityksen sisäinen tehtävä. Jos tehtäväryhmässä on tehtäviä, joiden et halua näkyvän tällä projektilla tuntikirjauspuolella, voit piilottaa kyseiset tehtävät klikkaamalla vihreää silmän symbolia. 


Kun tarvittavat muutokset tehtäväriveihin on tehty, tallenna projektisi ikkunan vasemmasta laidasta. 



Tehtäväryhmien luonnista ja tehtävien lisäasetuksista kerrotaan tarkemmin ohjeessa 3.4.1 Kuinka luon tehtäväryhmän?


Tehtävien lisääminen "+ Uusi"-painikkeella


Uuden tehtävärivin muodostuttua määritä tuote joko etsimällä sitä hakukentän avulla tai suoraan listalta. Tuote toimii raportointiperusteena sekä veloitusperusteena laskutettaviksi määritellyille tehtäville.  



 

Voit antaa tehtävälle haluamasi nimen. Esimerkiksi jos kyseessä on sopimusrivi voidaan loppuun lisätä (SOP) erottamaan sopimuksenalainen ja laskutettava tehtävä toisistaan. Tehtävärivin viimeisestä kohdasta voidaan valita onko kyseessä yrityksen sisäinen tehtävä, asiakkaalta laskutettavaa vai sopimuksenalaista työtä. 

 


Laskutettavaa: Laskutetaan normaalisti, tuotteen toimiessa velotusperusteena.  
Sisäinen: Ei tule laskuttajalle näkyviin, näkyy ainoastaan raporteissa. Yleensä tätä käytetään erilaisiin sisäisiin tehtäviin, kuten koulutus, palaverit tai poissaolot. Esim. koulutus, kahvitauko, lääkärissä käynti.   
Sopimuksen alainen: Tulee laskuttajalle näkyviin, mutta laskutus on oletuksena 0€/h. Normaalikäytäntönä ei viedä laskulle vaan arkistoon, mutta laskuttaja voi muokata tätä. Käytetään yleisesti joko sopimustöihin sekä suoriteperusteiseen työhön jossa laskutetaan tuntikirjaukselle lisätyt tuotteet eikä varsinaista tuntityötä. 


Valinnaiset asetukset 

 

Voit myös määritellä tehtäville lisäasetuksia klikkaamalla laskutustavan oikealla puolella olevaa muokkauspainiketta. 


Voit määritellä tehtävälle seuraavat asiat: 

  • Minimiveloitus: Minimimäärä minuuteissa joka tehtävästä veloitetaan. Esimerkiksi jos tähän kenttään syötetään 60, laskutetaan tehtävälle kirjatuista tunneista aina vähintään yhden tunnin mittainen määrä. Oletuksena pyöristys tapahtuu, kun tuntikirjaukset viedään laskulle, mutta voit muokata tätä yrityksen laskutusasetuksissa.
  • Laskutusjakso: Laskutettavan tehtävän jakso minuuteissa. Tällöin tuntikirjaukset pyöristetään aina ylöspäin jakson määrittämin määrin. Esimerkiksi jos tämä asetus on säädetty 15 minuuttiin, 35 minuutin tuntikirjaus pyöristyy 45 minuutin kirjaukseksi. Oletuksena pyöristys tapahtuu, kun tuntikirjaukset viedään laskulle, mutta voit muokata tätä yrityksen laskutusasetuksissa. 
  • Liukuma: Valinta määrittelee otetaanko tehtävälle kirjattuja tunteja huomioon liukuman seurannassa. Asetus on oletuksena päällä. 
  • Tuntihinta: Erikseen määritelty tuntihinta tehtävälle. Tämä korvaa hinnastossa olevan hinnan.
  • Kustannus: Tehtävälle voi erikseen määritellä kustannuksen, joka korvaa tuotteelle määritetyn kustannuksen.
  • Budjetti (h): Voit määrittää kenttään tehtävätason tuntibudjetin. Jos tehtävätasolle määritetään tuntibudjetti niin silloin projektin kokonaisbudjetti lasketaan näistä eikä projektille määritettyä Tuntikatto-kentän arvoa huomioida.
  • Osaamiskerroin %: Osaamiskertoimella voidaan määrittää sitä, jos vuoron pituudesta halutaan laskuttaa esimerkiksi vain puolet.
  • Laskutuskerroin %: Kenttää voi käyttää määrittämään tehtävän laskutuskerrointa. Jos tähän esimerkiksi asetetaan 50, niin tehtävälle tehdyistä tuntikirjauksista veloitetaan vai puolet hinnaston hinnasta.
  • Kustannuskerroin %: Kenttää voi käyttää määrittämään tehtävän kustannuskerrointa. Jos tähän esimerkiksi asetetaan 50, niin tehtävälle tehdyistä tuntikirjauksista syntyy vain puolet tehtävälle määritetyistä kustannuksesta.
  • Koodi: Tarvittaessa tehtävälle voi asettaa koodin, esimerkiksi palkanlaskentaa varten.
  • Pakota laskuselite: Asetuksen ollessa päällä tuntikirjaajan on aina lisättävä laskuselite ennen vuoron hyväksymistä. Vuoroa ei tällöin voi hyväksyä ilman laskuselitettä. (kts. kuva alapuolella) 
  • Pakota sis. selite: Asetuksen ollessa päällä tuntikirjaajan on aina lisättävä sisäinen selite ennen vuoron hyväksymistä. Vuoroa ei tällöin voi hyväksyä ilman selitettä. 
  • Poissa: Tehtävälle kirjatut tunnit näkyvät lomakalenterissa lomana tai poissaolona. Käytetään sisäisten tehtävien yhteydessä.
  • Tyhjennä tuntitavoite: Jos tehtävälle kirjataan tunteja, kyseisen päivän tuntitavoitteet nollataan. Liukuma - asetuksen tulee olla pois päältä. 
  • Ylläpidon hyväksyntä: Tehtävälle tehdyt kirjaukset tulevat hyväksyttäväksi lomakalenteriin.
  • Seuranta: Tehtävän tuntisaldoa seurataan omana kokonaisuutenaan.
  • Informatiivinen: Tehtävälle kirjatut tunnit eivät kerrytä kustannuksia. 
  • Vain ylläpito: Vain ylläpitäjät pystyvät kirjaamaan tehtävälle tunteja.

Lisäksi voit lisätä henkilökohtaisia tuntihintoja klikkaamalla ”Aseta työntekijäkohtaisia hintoja”-painiketta. Avautuvassa näkymässä paina ”+ Lisää” ja valitse työntekijä sekä tuntihinta. Työntekijäkohtaisia hintoja voidaan hyödyntää esimerkiksi jos konsultointipalvelulle halutaan määrittää eri hintataso työntekijän mukaan. 


2. Aktiivisten projektien listaus


Aktiivisten projektien listaus löytyy hallintapuolelta kohdasta Projektit -> Aktiiviset. Listausta voidaan rajata vastuuhenkilön, osanottajan, asiakkaan, tiimin, projektiryhmän, tehtäväryhmän, sekä laskentakohteiden perusteella. "Kaikki"-kentästä voidaan tarvittaessa rajata listassa näkyvä projektien kappalemäärä per sivu (100, 200 tai 500).


Klikkaamalla "Näytä toteuma"-täpän aktiiviseksi saadaan näkymään lisättyä projektin tunnit-, laskutus-, budjetti-, jäljellä-, sekä ennuste-sarakkeet. "Näytä mallit"-täppä tuo listaukseen näkyviin pelkät malleiksi luodut suunnitelma-projektit. "Laskuttamatta"-täppä näyttää listauksessa vain projektit, joilla on laskuttamattomia vaiheita tai tunteja. "+ Kommentit"-täppä lisää näkymään projektin viimeisin kommentti-, sekä poikkeamat-sarakkeet.


Aktiivisten projektien listauksen voi ladata exceliin painamalla "Excel"-painiketta. "Excel"-painikkeen viereisestä ratas-painikkeesta saadaan ladattua yksityiskohtaisempi projektilistaus exceliin, josta nähdään kaikki projektien tehtävät (myös arkistoidut).