Ohjeen sisältö:
- Vastuut
- Asiakasryhmät
- Erikoisryhmät
- Vastuuhenkilöt
Hallintapuolen Asiakkaat- osiosta löydät useita hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla voit tarkastella ja hallinnoida asiakasdataa. Tässä ohjeessa käydään läpi "Vastuut" - matriisi, jonka avulla voit helposti määritellä asiakkaille ja projekteille vastuuhenkilön. Lisäksi käydään läpi, miten voit ryhmitellä asiakkaita erilaisiksi kokonaisuuksiksi asiakasryhmien ja erikoisryhmien avulla.
1. Vastuut
”Vastuut”-välilehdeltä löydät työkalun, jonka avulla voit seurata ja säätää asiakkaiden sekä projektien vastuuhenkilöitä. Vastuuhenkilöiden avulla voidaan esimerkiksi määritellä työmääräysten näkyvyyttä. Välilehdellä olevasta matriisista näet kaikki työntekijät ja mille asiakkaille/projekteille heidät on määritetty vastuuhenkilöksi. Matriisia on helppo muokata ja tällä tavoin määrittää ja säätää vastuuhenkilöitä. Matriisin sisältöä voidaan rajata asiakasryhmien, tiimien, työntekijän, myyjän tai roolin perusteella, tai voit hakea yksittäistä asiakasta hakukentän avulla.
Valitsemalla ”Projektit”-kenttä saadaan myös näkyviin asiakkaille lisätyt projektit ja niille määritetyt vastuuhenkilöt, jolloin myös niitä voidaan tarkastella ja muokata.
Matriisin avulla työntekijöiden lisääminen vastuuhenkilöksi tai poistaminen vastuuhenkilön asemasta on hyvin yksinkertaista. Etsi vain matriisista oikean asiakkaan tai projektin rivi ja mene sen solun kohdalle, josta löytyy halutun työntekijän sarake. Klikkaa solusta, jolloin työntekijä lisätään vastuuhenkilöksi, jos hän ei aiemmin ollut asiakkaan/projektin vastuuhenkilö, tai poistetaan vastuuhenkilön asemasta jos hän oli vastuuhenkilönä.
Kuvan solua klikatessa Matti Meikäläinen asetetaan Esimerkki-asiakkaalle vastuuhenkilöksi.
Jos ympäristössä on käytössä asiakas- ja projektiroolit, matriisia voi tarkastella myös rooleittain valitsemalla "Rooleittain" kentän. "+" - painikkeesta saat lisättyä työntekijälle uuden asiakas- tai projektiroolin. Lue asiakas- ja projektirooleista lisää tästä ohjeesta: 3.6.6. Asiakas- ja projektiroolit.
2. Asiakasryhmät
Asiakasryhmät ovat asiakkaiden lajitteluun tarkoitettu työkalu, jolla voidaan jakaa asiakkaat pienempiin kokonaisuuksiin. Näitä ryhmiä voidaan hyödyntää esimerkiksi raportointipuolella, tai kun asiakkaille luodaan työmääräyksiä.
Asiakasryhmiä pääset luomaan hallintapuolen ”Asiakkaat”-valikosta painamalla ”+ Asiakasryhmä”-painiketta.
Avautuvassa ikkunassa on 3 välilehteä, perustiedot, myyjät ja asiakkaat.
Perustiedot-välilehdellä määrittele asiakasryhmälle jokin sitä kuvaava nimi. Voit määrittää ryhmälle ”Asiakasnumeroinnin alku”-kenttään numeron, josta asiakasryhmän asiakasnumerot lähtevät liikkeelle. Esimerkiksi kenttään sijoitettaessa 1000, alkavat ryhmän asiakkaiden asiakasnumerot tästä numerosta. Tällä voidaan helpottaa asiakkaiden tunnistamista numeron perusteella, kun tietyn numeron jälkeen olevat asiakasnumerot kuuluvat tiettyyn asiakasryhmään.
Huom! Asiakasnumeroita ei päivitetä takautuvasti asiakasryhmän luonnin yhteydessä.
Perustiedoissa voidaan myös määrittää asiakasryhmälle kirjanpitotili ja laskentakohteita, jos yrityksesi hyödyntää näitä ominaisuuksia.
Seuraavaksi määrittele myyjät sekä asiakkaat. Myyjät-välilehdellä määritetään ne työntekijät, jotka myyjän (sales) oikeuksillaan näkevät asiakasryhmän asiakkaiden tiedot. Asiakkaat-välilehdellä määritetään ne asiakkaat, jotka asiakasryhmään halutaan sisällyttää.
Huom! Yksi asiakas voi kuulua vain yhteen asiakasryhmään kerrallaan.
Lopuksi paina Tallenna-painikkeesta, jolloin asiakasryhmä muodostetaan. Tämän jälkeen asiakasryhmän asiakkaat asettuvat ryhmän alle Aktiiviset- ja Prospektit - välilehdillä.
Asiakasryhmät ja niiden muokkaus löytyy ”Ryhmät”-välilehdeltä. Klikkaamalla asiakkaan rivin kohdalta (tai muokkaa-painikkeesta) pääset muokkaamaan tai poistamaan asiakasryhmän. Asiakasryhmän poistettaessa sen sisältämät asiakkaat palaavat ”Ei ryhmää”-kohdan alle asiakaslistauksessa. Voit myös viedä asiakkaiden tietoja excel-tiedostoon ryhmäkohtaisesti ”Ryhmät-välilehdellä klikkaamalla ”Asiakkaat”-painikkeesta ryhmän rivin kohdalla.
3. Erikoisryhmät
Erikoisryhmiä voidaan käyttää kun halutaan vapaammin luokitella asiakkaita. Siinä missä asiakas voi kuulua vain yhteen asiakasryhmään, voi yksi asiakas kuulua useaan erikoisryhmään. Erikoisryhmiä voidaan käyttää haun rajaukseen esimerkiksi raportointipuolella, ja näin luotuja ryhmiä voidaankin hyödyntää tietojen tarkastelun helpottamiseksi.
Erikoisryhmiä pääset luomaan hallintapuolen Asiakkaat-valikon ”Erikoisryhmät”-välilehdellä painamalla ”+ Erikoisryhmä”-painiketta. Avautuvassa ikkunassa määrittele erikoisryhmälle jokin sille sopiva nimi, sekä tarvittaessa sitä kuvaava selite. Tämän jälkeen valitse erikoisryhmään sisällytettävät asiakkaat, jonka jälkeen paina Tallenna, jonka jälkeen erikoisryhmä on luotu.
Erikoisryhmiä voidaan tarkastella tämän jälkeen ”Erikoisryhmät”-välilehdeltä, ja niitä voidaan muokata tai poistaa klikkaamalla ryhmän rivin kohdalta. Erikoisryhmien asiakkaita voidaan myös viedä excel-tiedostoon ryhmäkohtaisesti ryhmän rivin oikeassa laidassa olevasta Excel-painikkeesta.
Erikoisryhmää voidaan nyt hyödyntää muun muassa raportointipuolella rajauksessa. Erikoisryhmä löytyy asiakasryhmä-valikon alta.
4. Vastuuhenkilöt
Vastuuhenkilöt-välilehdellä nähdään kaikki asiakkaille määritetyt vastuuhenkilöt omille riveilleen eriteltyinä.
Näkymän listausta voidaan rajata asiakkaiden, sekä työntekijöiden perusteella. Klikkaamalla "Arkistoidut"-täpän aktiiviseksi saat listaukseen näkymään myös arkistoidut asiakkaat. "+ Projektien osanottajat"-täpän avulla saat listaukseen näkyviin kaikki asiakkaiden projektien osanottajat omille riveilleen eriteltynä.
Saat ladattua listauksen rivit Exceliin klikkaamalla "Excel"-painiketta.
Klikkaamalla asiakkaan tai projektin nimeä, pääset kätevästi siirtymään asiakas- tai projektikortille.
Vastuuhenkilö-rivin tiedot vasemmalta oikealle:
- Asiakkaan nimi
- Asiakkaan mahdollinen asiakasryhmä
- Vastuuhenkilön nimi
- Vastuuhenkilön mahdollinen sähköpostiosoite
- Vastuuhenkilön myyjätieto
- Vastuuhenkilölle mahdollisesti asetettu aikaväli
- Vastuuhenkilön mahdollinen asiakasrooli
