Ohjeen sisältö:

  1. Google- ja Office 365-kalenterin yhdistäminen Kohoon
  2. Näkymän toiminnot
  3. Vuorojen tuominen Google-kalenterista
  4. Vuorojen tuominen Office 365-kalenterista



1. Google- ja Office 365-kalenterin yhdistäminen Kohoon


Koho on mahdollista integroida suoraan käyttäjän Google- tai Office 365 -kalenteriin, josta kalenterin merkinnät voidaan tuoda käyttäjän tuntikirjauksiksi Kohoon. Kalenterituontiin siirrytään Kohon tuntikirjauspuolella vasemman laidan valikosta "Google"- tai "Office 365"-välilehden kautta. Saat tuotua kalenterin Kohoon painamalla "Yhdistä kalenteri"-painikkeesta, jonka jälkeen avautuu kyseisen palveluntarjoajan erillinen kirjautumisnäkymä. Kirjautumisen jälkeen siirryt automaattisesti takaisin kalenterinäkymään. Valitse lopuksi kalenteri, josta merkinnät halutaan tuoda klikkaamalla alasvetovalikkoa.



Kun olet valinnut kalenterin, josta vuoroja halutaan tuoda avautuu näkymä, jossa on listattuna kaikki kalenterista löytyvät merkinnät tietyllä aikavälillä (oletuksena aikaväli on viikko taaksepäin). Voit muuttaa aikaväliä "Valitse aikaväli"-kohdasta esim. kuukausitasolle klikkaamalla "Kuukausi"-painiketta, jolloin listauksessa näkyy kaikki kalenterimerkinnät kuukausi taaksepäin. Kalenterimerkinnät listautuvat näkymään oletuksena siten, että uusin merkintä on aina ylimpänä.



Toistaiseksi vain Google-kalenterin käyttäjillä on myös mahdollisuus avata kalenteri-näkymä painamalla "Valitse aikaväli"-osion "Kalenteri"-painiketta.


Näkymän toiminnot:

  1. Tänään: Pääset kalenterinäkymässä takaisin tämänhetkiseen päivään.
    Nuoli vasemmalle: Siirryt kalenterinäkymässä yhden jakson taaksepäin.
    Nuoli oikealle: Siirryt kalenterinäkymässä yhden jakson eteenpäin.
    Alasvetovalikko: Painamalla alasvetovalikkoa avautuu pieni kalenterinäkymä, josta voit nopeasti hakea haluamasi jakson. Voit navigoida kuukausien välillä yläkulmissa olevista nuolista.
  2. Tulosta: Painamalla "Tulosta"-painikkeesta avautuu palveluntarjoajan oma kalenterin tulostusikkuna, josta pääset tulostamaan kalenterin.
    Viikko: Painamalla "Viikko"-painiketta voit vaihtaa kalenterinäkymän viikkotasolle.
    Kuukausi: Painamalla "Kuukausi"-painiketta voit vaihtaa kalenterinäkymän kuukausitasolle.
    Tapahtumat: Painamalla "Tapahtumat"-painiketta avautuu näkymä, jossa on listattuna kaikki valitun päivämäärän jälkeen olevat tapahtumat. Voit vaihtaa päivämäärää painamalla 1. osion alasvetovalikkoa (kuvan maaliskuu 2022-kohta), jonka jälkeen listaukseen päivittyy kyseisen päivämäärän jälkeiset tapahtumat. Painamalla 1. osion nuolta vasemmalle pääset päivämäärissä taaksepäin. Painamalla 1. osion nuolta oikealle siirryt takaisin tämänhetkiseen päivään.


Painamalla kalenterin merkintää avautuu ikkuna, josta nähdään seuraavat tiedot: Otsikko, päivämäärä ja aikainformaatio, sekä merkinnän kuvaus jos sellainen löytyy. Painamalla "lisää tietoja"-painiketta avautuu kyseinen merkintä erillisessä välilehdessä palveluntarjoajan omaan kalenteriin. Painamalla "kopioi omaan kalenteriin"-painiketta avautuu erilliseen välilehteen palveluntarjoajan oma kalenterimerkinnän kopiointinäkymä. Ikkunan saa suljettua painamalla ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa rastia.


Kalenterin oikeassa alareunassa olevasta "+"-painikkeesta pääset siirtymään erilliseen välilehteen avautuvaan palveluntarjoajan omaan kalenterinäkymään.



2. Näkymän toiminnot


Suljetulla rivillä näet yhteenvedossa merkinnän otsikon/nimen, päivämäärän ja aikainformaation, sekä merkinnän keston. Jos kyseessä on kalenterimerkintä, jota ei haluta muuttaa Kohon tuntikirjaukseksi, se voidaan ohittaa painamalla rivin oikeassa reunassa olevaa "Ohita"-painiketta. Painamalla suljettua riviä avautuu merkinnän muokkaustila, jossa pääset luomaan merkinnästä vuoron.


Jos olet jo tuonut kalenterista vuoroja Kohoon, saat ne näkymään listauksessa painamalla "+ Näytä tuodut"-painiketta (tuotujen merkintöjen Tila-sarakkeessa näkyy kuittaus-merkintä). Painamalla painiketta uudestaan ("+ Piilota tuodut") saat vuorot takaisin pois näkyvistä. Vastaavasti "+ Näytä ohitetut"-painike näyttää listauksessa ohitetut vuorot (ohitettujen merkintöjen Tila-sarakkeessa näkyy rasti). "+ Piilota ohitetut"-painike poistaa ne näkyvistä. "Sulje avoimet"-painikkeella saat kerralla suljettua kaikki avoinna olevat muokkausnäkymät.


Voit myös rajata listauksen kirjauksia otsikon, ajan tai keston perusteella käyttämällä listauksen yläpuolella oikealla olevaa hakukenttää.


Painamalla hakukentän yläpuolella olevaa "Asetukset"-painiketta avautuu näkymä, jossa voit vaihtaa kalenteria alasvetovalikosta tai halutessasi poistaa Kohosta pääsyn Google- tai Office 365-tilillesi painamalla "Poista pääsy"-painiketta.



3. Vuorojen tuominen Google-kalenterista


Muokkaustilan toiminnot:

  1. Kopioi: Voit kopioida/monistaa kalenterimerkintöjä, jos tapaamisesi aika täytyy esim. jakaa useammalle asiakkaalle tai tehtävälle.
    Tallenna: Tehtyäsi tarvittavat muutokset kalenterimerkintääsi, voit siirtää sen Kohon "Timesheet"-näkymään tai "Vahvistamatta"-välilehdelle painamalla "Tallenna".
    Tallenna ja vahvista: Voit myös halutessasi viedä kalenterimerkinnän suoraan laskutettavaksi valitsemalla "Tallenna ja vahvista".
  2. Sisäiset tiedot kohdassa voit muokata kirjauksen päivämäärää, kestoa, sekä muokata kirjauksen sisäistä kommenttia (kalenterimerkinnän kuvaus tulee oletuksena kommenttikenttään).
  3. Laskutus osiossa tulee kirjaus kohdistaa Kohon rekisterissä olevalle asiakkaalle ja tehtävälle. Voit halutessasi kohdistaa kirjauksen myös työmääräykselle. Koho myös tarjoaa käyttäjälle vaihtoehtoja asiakkaista, jos kalenterimerkinnän otsikossa on mainittu asiakkaan nimi (kuvan otsikossa Esimerkki -> Koho tarjoaa asiakkaiksi Esimerkki, sekä Esimerkki Oy:n). Klikkaamalla tarjotun asiakkaan nimeä asettaa Koho sen "Asiakas"-kohtaan, sekä asettaa tehtäväksi oletuksena tehtävälistalla ylimpänä olevan. Lisäksi osiossa voidaan erikseen määrittää asiakkaalta laskutettava tuntimäärä, sekä muokata laskuselitettä (kalenterimerkinnän kuvaus tulee oletuksena myös laskuselitekenttään).
  4. Voit myös lisätä kirjaukselle tuotteita, sekä jos yrityksellänne on käytössä Matkakulutuotteet-ominaisuus voit "Matkakulu (oletus)"-painikkeella lisätä kirjaukselle oletusmatkakulun, joka tulee olla asetettu joko kirjauksen tehtävälle tai projektille. Painettuasi Matkakulu-painiketta syntyy matkakulurivi, jossa voit vielä muokata tuotteen nimeä, kpl-määrää, hintaa, sekä laskuselitettä.



4. Vuorojen tuominen Office 365-kalenterista


Jos sinulla on useampia kalenterikirjauksia, jotka haluat kohdistaa samalle asiakkaalle, projektille ja tehtävälle voit luoda niistä vuorot yhdellä kertaa klikkaamalla rivien vasemmassa reunassa olevat laatikot aktiiviseksi ja tämän jälkeen painamalla "Tuo valitut"-painiketta.



Tämän jälkeen avautuu ikkuna, johon tulee valita asiakas, projekti, sekä tehtävä joille kirjaukset kohdistuvat. Lopuksi paina "Tuo", jonka jälkeen Koho luo merkinnöistä kirjaukset.



Muokkaustilan toiminnot:

  1. Tallenna: Tehtyäsi tarvittavat muutokset kalenterimerkintääsi, voit siirtää sen Kohon "Timesheet"-näkymään tai "Vahvistamatta"-välilehdelle painamalla "Tallenna".
    Tallenna ja vahvista: Voit myös halutessasi viedä kalenterimerkinnän suoraan laskutettavaksi valitsemalla "Tallenna ja vahvista".
  2. Sisäiset tiedot kohdassa voit muokata kirjauksen päivämäärää, kestoa, sekä muokata kirjauksen sisäistä kommenttia (kalenterimerkinnän kuvaus tulee oletuksena kommenttikenttään).
  3. Laskutus osiossa tulee kirjaus kohdistaa Kohon rekisterissä olevalle asiakkaalle ja tehtävälle. Voit halutessasi kohdistaa kirjauksen myös työmääräykselle. Koho myös tarjoaa käyttäjälle vaihtoehtoja asiakkaista, jos kalenterimerkinnän otsikossa on mainittu asiakkaan nimi. Lisäksi osiossa voidaan erikseen määrittää asiakkaalta laskutettava tuntimäärä, sekä muokata laskuselitettä (kalenterimerkinnän kuvaus tulee oletuksena myös laskuselitekenttään).
  4. Voit myös lisätä kirjaukselle tuotteita, sekä jos yrityksellänne on käytössä Matkakulutuotteet-ominaisuus voit "Matkakulu (oletus)"-painikkeella lisätä kirjaukselle oletusmatkakulun, joka tulee olla asetettu joko kirjauksen tehtävälle tai projektille. Painettuasi Matkakulu-painiketta syntyy matkakulurivi, jossa voit vielä muokata tuotteen nimeä, kpl-määrää, hintaa, sekä laskuselitettä.



   

Jos käyttäjä valitsee kalenterimerkinnästä vaihtoehdon "Tallenna", siirtyy tuntikirjaus joko hänen "Vahvistamatta" tai " Timesheet" -välilehdelleen. Tuntikirjaus on edelleen käyttäjän vapaasti muokattavissa ja se tulee hyväksyä laskutukseen normaalin tuntikirjauskäyttännön mukaisesti.


Jos tuntikirjaaminen ei ole sinulle tuttua, voit lukea siitä tarkemmin  2.2.1 Kellokortti - Hakukenttä ja aktiivinen tuntikirjaus tai 2.3.3 Timesheet - Tuntien kirjaaminen ja hyväksyminen-ohjeista.


Heräsikö sinulla kysymyksiä? Ota suoraan yhteyttä asiakaspalveluumme asiakaspalvelu@kohosales.com.