Koho Sales Oy

Uudet tarjoukset luodaan pääkäyttäjän hallintanäkymässä "Tarjoukset" -välilehdellä. Luo uusi tarjous painamalla "+ Tarjous" - painiketta. Voit myös painaa välipalkissa näkyvää "+Tarjous" - painiketta, joka on näkyvissä hallintapuolella. 

Tarjous - lomakkeella on neljä välilehteä: tarjouksen perustiedot, tuotteet, laskutus sekä dokumentti (tarjouspohja). Esikatselu - välilehti avaa tarjouksen esikatselun uuteen ikkunaan.

Tarjous voidaan välitallentaa missä vaiheessa tarjouksenlaadintaa tahansa, jolloin Kohoon tallentuu tarjouksesta luonnos. Luonnos poistetaan siinä vaiheessa, kun käyttäjä tallentaa lopullisen tarjouksen.

Käyttäjällä on myös mahdollisuus valita, että kyseessä on tarjousluonnos, valitsemalla "luonnos" -kohdan ennen tallennus -painekkeen klikkaamista. Luonnostarjoukset eivät näy tilastoissa tai raporteilla ja ne voidaan poistaa vapaasti. Kun tarjous tallennetaan virallisesti painamalla suoraan "Tallenna" -painiketta, sitä ei voi enää poistaa, vaan tarjous täytyy joko hyväksyä tai hylätä.

Tarjouksen perustiedot

Tarjouksen ensimmäiselle välilehdelle syötetään tarjouksen perustiedot, joista nimi ja asiakas ovat pakollisia tietoja. Voit lisätä asiakkaan joko käyttämällä "Hae asiakasta" -toimintoa (Kohossa jo olemassa olevat asiakkaat) tai luomalla uuden asiakkaan "+uusi asiakas" -painikkeen avulla. Käyttäjän ei siis tarvitse luoda asiakasta erikseen ennen tarjouksen luomista, vaan asiakas ja tarjous voidaan luoda yhdellä kertaa. Tarjouksen tallentaminen tallentaa myös asiakastiedot Kohoon. Lue asiasta lisää ohjeesta Kuinka luon asiakkaan?

Jos muokkaat asiakkaan tietoja tarjousta tehdessä, tallentuvat muutokset kyseiselle asiakkaalle kaikkialle Kohoon. Tämä on kätevä toiminto, jos olemassa olevalle asiakkaalle tehdään uutta tarjousta ja huomataan, että esim. osoite- tai laskutustiedot ovat muuttuneet. Tällöin muutoksen asiakkaan tietoihin voi tehdä suoraan tarjousvaiheessa, eikä niitä tarvitse erikseen muuttaa asiakkaan tiedoista.

Tarjouksen perustietoihin voi tallentaa myös seuraavia tietoja:

• Sisäinen kommentti: vain sisäisesti Kohossa näkyvä kommenttikenttä, johon voi laittaa tarkentavia tietoja tarjouksesta
• Erääntyy: Tähän kenttään voit tallentaa päivän, jolloin tarjous erääntyy. Oletuksena eräpäivä on 30 päivää eteenpäin tarjouksen luomispäivästä.
• Hyväksynnän todennäköisyys: Voit määritellä, mikä todennäköisyys tarjouksen hyväksynnälle. 
• Vastuuhenkilöt: Tarjoukselle voi määritellä vastuuhenkilöt ja heidän roolinsa. Myyjä on oletuksena ensimmäinen vastuuhenkilö. Jos tarjouksesta myöhemmin luodaan sopimus, tarjoukselle tallennetut vastuuhenkilöt siirtyvät sopimukselle.

Tuotteet

"Tuotteet" -välilehdellä voit määrittää kaikki ne tuotteet, joista tarjouksesi koostuu. Aloita tuotteiden lisääminen painamalla "+Tuote" - painiketta. 

Käyttäjän painaessa "+ Tuote" -painiketta, hänelle avautuu "Valitse tuotteet ja palvelut" -ikkuna. Käyttäjä voi etsiä haluamaansa tuotetta suoraan listalta tai rajata hakuaan käyttämällä ikkunassa olevaa hakukenttää. Tuote valitaan painamalla rivin alussa olevaa "+" -merkkiä. Myös tuotepaketteja voidaan lisätä tarjouksille ja niiden käyttäminen usein toistuvissa tuotekomboissa nopeuttaakin tarjousten tekemistä. Saat tuotepaketit näkyviin painamalla sinistä "Avaa / Sulje" - linkkiä. Lue tuotepaketeista lisää tästä ohjeesta: 3.2.3 Tuotteet - Tuoteryhmät, tuotepaketit ja erikoisryhmät  

Valitut tuotteet kerätään ikkunan yläreunaan ja kun käyttäjä on valinnut kaikki haluamansa tuotteet, ne lisätään tarjoukseen "Lisää valitut tuotteet" -painikkeella.

Tuotteet näkyvät nyt erillisinä riveinä kohdassa "Tarjoukselle tulevat tuotteet". Tuoterivien lisätiedot saadaan esille klikkaamalla tuotteen nimeä. Lisätiedoissa voidaan määrittää seuraavat asiat:

• Nimike: Tuotteen nimi, joka näkyy tarjouksessa.
• Laskuselite: Selite, joka tulee näkyviin laskuille.
• Sisäinen kommentti: Näkyy työntekijöille ja laskuttajille Kohon järjestelmän sisällä.
• Alv%: Arvonlisäveroprosentti
• Kustannus: Tuotteesta aiheutuvat kustannukset yrityksellesi. Käytetään mm. raportointipuolella katteiden laskentaan.
• Kausihinta: Voit määrittää tarjottavan tuotteen hinnan laskutusjaksokohtaiseksi. Tällöin tuotteen kappalemäärää ei kerrota laskun kauden pituudella. Esim. vuosilaskutuksessa asiakkaan laskulla ei lue 12x124€ vaan 1x1488€. Kausihinta voidaan myös pakottaa johonkin muuhun lukuun kuin tarkkaan summaan esim. 1x1500€. Kausihinnan voi määrittää vain kausilaskutettaville tuotteille. 
• Alennus: Alennus tuotteen määritettyyn hintaan. Alennuksen voi vaihtaa prosentuaalisesta euromääräiseksi klikkaamalla %-merkin kohdalta.
• Määräaikainen alennus: Toimii samalla tavalla kuin normaali alennus, mutta lisäksi määritellään alennuksen aikajakson pituus.
• Voimassaolo: Rajoittaa tuotteen laskutuksen alkavan ja/tai päättyvän määritettyjen päivämäärien mukaan. Esimerkiksi jos tarjouksella olisi ”Käyttöönottopalvelu”-niminen tuote, jonka halutaan olevan vain sopimuksen alussa 3 kuukautta voimassa, voidaan tähän kenttään määrittää loppumispäivämäärä vastaamaan tätä, jolloin ”Käyttöönottopalvelu” poistuu sopimuksen laskutuksesta automaattisesti 3 kuukautta sopimuksen alkamisen jälkeen.
• Ajasta muutos: Hinta -tai kappaletietoon kohdistettu muutos tiettynä päivämääränä. 
• Sopimusvaraus: Voit sisällyttää halutun määrän suoriteveloitteita sopimukseen. Sopimusvarauksen ylimenevät tuotteet laskutetaan normaalisti. Sopimusvaraustuote muutetaan kuukausittaiseksi. 

Voit myös luoda väliotsikoita ja ryhmiä tarjoukseen. Nämä tulevat näkyviin tarjoukseen ja sopimukseen, mutta eivät laskuille. Painikkeet löytyvät tuoterivien yläpuolelta.

Väliotsikoita voidaan käyttää tuotteiden ryhmittelyyn.

Ryhmiä voidaan käyttää luomaan erillisiä ryhmiä, jotka näkyvät tarjouspohjalla erillään muista tuotteista. Toteumaveloitus - asetuksella voidaan määrittää, se muodostetaanko ryhmän tuotteista automaattisesti lasku vai veloitetaanko ne toteuman mukaan. Optioryhmä - valinta mahdollistaa sen, että ryhmään kuuluvat tuotteet eivät näy mm. tarjouskantaraportoinnissa. Ne ovat siis ikään kuin vapaavalintaisia tuotteita.

Laskutus

Laskutus-välilehdellä voit määrittää tarjouksesta muodostettavaan sopimukseen liittyvät laskutustiedot. Jos tarjouksesi sisältää kertaveloitettavia tuotteita, voit määrittää niille oman laskupäivämäärän ja maksuehdon. Kausiveloitettavien tuotteiden kohdalla käyttäjä pystyy määrittämään esim. miten sopimus on voimassa, milloin laskutus alkaa, mikä on sopimuksen laskutusväli ja veloitetaanko sopimuskaudet etu- vai jälkikäteen. Huomioi, että näiden asetusten määrittäminen ei oikeasti luo laskuja Kohoon, vaan tulevat ainoastaan näkyviin tarjoukselle. Laskutus käynnistyy vasta sitten, kun tarjouksesta on tehty sopimus ja sopimus on aktivoitu.

Dokumentti (tarjouspohja)

Tarjouspohjia käytetään silloin, kun asiakkaalle halutaan lähettää tarjousdokumentti suoraan Kohosta. Jos yrityksenne käyttää tarjouksia vain myynnin ja tarjouskannan seurantaan, ja tarjoukset lähetetään asiakkaille muulla tavoin, tämän välilehden sekä tarjouksen esikatselun voi jättää huomiotta.

Tarjous- ja dokumenttipohjat räätälöidään aina asiakkaan visuaalisen ilmeen ja tarpeiden mukaiseksi. Dokumenttipohjien rakentaminen on tämän vuoksi aina lisämaksullinen työ. Ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme asiakaspalvelu@kohosales.com jos haluaisitte saada tämän toiminnon käyttöön.

Jos yrityksellänne on tarjouspohjat käytössä, dokumentti (tarjouspohja) - välilehdellä siihen voi tehdä muokkauksia. 

"Dokumenttipohja" - välilehdellä voit valita käytettävän pohjan (jos yrityksellänne on useampia pohjia) sekä tiedostomuodon. Sivunvaihdot - kohdassa voit määrittää, missä kohtaa tarjouksessa vaihdetaan sivua. Vapaisiin kenttiin voit kirjoittaa haluamasi tekstin tai lisätä tekstin lausekkeen avulla "Lisää lauseke" - painikkeesta. Lausekkeet ovat valmiita dokumenttipohjien osia, joiden avulla nopeutetaan tarjousten tekoa, koska toistuvia osioita ei tarvitse aina kirjoittaa uudestaan. Lausekkeita hallinnoidaan Asetukset => Dokumentit => Lausekkeet - sivulla. 

Lausekkeita voit lisätä myös "Lausekkeet" - välilehdeltä "+ Lauseke" - painikkeesta. Jos tarjouspohjalle on määritelty oletuslausekkeita, ne näkyvät tällä sivulla.

Tarjoukseen voidaan lisätä myös liitteitä "Liitteet" - välilehdellä. 

• "Avaa valikko" - painikkeesta saat näkyviin kaikki yrityksenne Koho - tilille talletetut liitteet ja voi lisätä ne suoraan tarjoukselle. Liitteitä hallinnoidaan Asetukset => Dokumentit => Liitteet - näkymässä.
• "Lataa tiedosto" - painikkeesta voit lisätä tarjoukselle kokonaan uuden tiedoston. Huomioi, että liitteen tulee olla pdf - muodossa. 
• "+Toimeksiantosopimus" - kohdasta voit lisätä tarjoukselle asiakkaalle sopimuskoneella tehdyn toimeksiantosopimuksen. Lue lisää Sopimuskoneesta tästä ohjeesta: 7.1.1 Sopimuskoneen käyttö

Esikatselu

Voit esikatsella tarjousta "Esikatsele" -välilehdellä. Esikatselu avautuu uuteen välilehteen. Huom. alla näkyvä esikatselu on vain esimerkki - esikatseluun tulee näkyviin räätälöity tarjouspohja.