Uuden sopimuksen luominen onnistuu hallinta-puolen "Sopimukset" -välilehdellä, klikkaamalla joko sivun ylälaidassa tai vasemmassa laidassa löytyvää "+ Sopimus" -painiketta.



Sopimuksen luontilomake koostuu kuudesta eri välilehdestä:

  • Sopimus (perustiedot)
  • Tuotteet
  • Laskutus
  • Vahvistus
  • Dokumentti



Sopimuksen perustiedot


Sopimuksen ensimmäisellä välilehdellä määritetään sopimuksen perustiedot, joista sopimuksen nimi ja asiakastieto ovat pakollisia tietoja. Sopimukselle voidaan määrittää olemassa oleva asiakas käyttämällä "Hae asiakasta" -toimintoa tai vaihtoehtoisesti täysin uusi asiakas "+ Uusi asiakas" -painikkeen avulla. Käyttäjän ei siis tarvitse luoda uutta asiakasta erikseen ennen sopimuksen luomista, vaan asiakas ja sopimus voidaan luoda yhdellä kertaa. Kun sopimus tallennetaan, tallentuu myös asiakastiedot Kohoon.


Huom. Jos olemassa olevan asiakkaan tietoja muokataan sopimuksen luonnin yhteydessä, niin muutokset tallentuvat kyseisen asiakkaan asiakaskortille. Tämä on kätevä toiminto, jos olemassa olevalle asiakkaalle tehdään uutta sopimusta ja huomataan, että esim. osoite- tai laskutustiedot ovat muuttuneet. Tällöin muutoksen voi tehdä suoraan sopimuksen luontivaiheessa, eikä niitä tarvitse erikseen muuttaa asiakkaan asiakaskortille.


Sopimuksen perustietoihin voi tallentaa myös seuraavia tietoja:

  • Sopimuksen kommentti: vain sisäisesti Kohossa näkyvä kommenttikenttä, johon voi laittaa tarkentavia tietoja sopimuksesta
  • Vastuuhenkilöt: Sopimukselle voi määritellä vastuuhenkilöt ja heidän roolinsa. Myyjä on oletuksena ensimmäinen vastuuhenkilö. Jos vastuuhenkilöitä ei ole asetettu, Koho katsoo, että myyjä on sopimuksen luonut henkilö.  Myyjä - tieto näkyy esimerkiksi sopimuksen laskuilla. Jos halutaan vaihtaa henkilöä, joka on luonut sopimuksen, klikataan henkilön nimeä. Tämä avaa valikon, josta henkilöä on mahdollista vaihtaa.

Tuotteet


"Tuotteet" -välilehdellä valitaan tuotteet, joista sopimus koostuu. Tuotteiden lisääminen onnistuu painamalla "+ Tuote" - painiketta.



"+ Tuote" -painikkeesta, avautuu "Valitse tuotteet ja palvelut" -ikkuna, josta voidaan valita tuotteet joko suoraan listalta tai hakemalla tuotteita esim. tuotenimen perusteella käyttämällä hakukenttää. Lisättävä tuote valitaan painamalla tuoterivin vasemmassa laidassa olevaa "+" -merkkiä. Lisättäväksi valitut tuotteet listataan ikkunan yläreunaan ja kun kaikki lisättävät tuotteet on valittu, voidaan ne lisätä sopimukselle painamalla "Lisää valitut tuotteet" -painiketta.



Sopimukselle määritetyt tuotteet näkyvät sopimuksen tuotetaulukossa erillisinä riveinä ja tuoterivien tarkemmat lisätiedot saadaan esille klikkaamalla tuoterivin "Tuote"-sarakkeen kohdalta. Lisätiedoissa voidaan määrittää seuraavat asiat:

  • Nimike: Tuotteen nimi, joka näkyy sopimuksella.
  • Laskuselite: Selite, joka tulee näkyviin laskuille.
  • Sisäinen kommentti: Näkyy työntekijöille ja laskuttajille Kohon järjestelmän sisällä.
  • Alv%: Arvonlisäveroprosentti
  • Kustannus: Tuotteesta aiheutuvat kustannukset yrityksellesi. Käytetään mm. raportointipuolella katteiden laskentaan.
  • Kausihinta: Voit määrittää sopimustuotteen hinnan laskutusjaksokohtaiseksi. Tällöin tuotteen kappalemäärää ei kerrota laskun kauden pituudella. Esim. vuosilaskutuksessa asiakkaan laskulla ei lue 12x124€ vaan 1x1488€. Kausihinta voidaan myös pakottaa johonkin muuhun lukuun kuin tarkkaan summaan esim. 1x1500€.
  • Alennus: Alennus tuotteen määritettyyn hintaan. Alennuksen voi vaihtaa prosentuaalisesta euromääräiseksi klikkaamalla %-merkin kohdalta. Alennuksen määrä ja alennettu hinta näkyvät myös sopimukselle luotavilla laskuilla.
  • Määräaikainen alennus: Toimii samalla tavalla kuin normaali alennus, mutta lisäksi tarvitsee määritellä alennuksen aikajakson pituus.
  • Voimassaolo: Rajoittaa tuotteen laskutuksen alkavan ja/tai päättyvän määritettyjen päivämäärien mukaan. Esimerkiksi jos sopimuksella olisi ”Käyttöönottopalvelu”-niminen tuote, jonka halutaan olevan vain sopimuksen alussa 3 kuukautta voimassa, voidaan tähän kenttään määrittää loppumispäivämäärä vastaamaan tätä, jolloin ”Käyttöönottopalvelu” poistuu sopimuksen laskutuksesta automaattisesti 3 kuukautta sopimuksen alkamisen jälkeen.
  • Ajasta muutos: Sopimuksen hinta -tai kappaletietoon kohdistettu muutos tiettynä päivämääränä.
  • Sopimusvaraus: Voit sisällyttää halutun määrän suoriteveloitteita sopimukseen. Sopimusvarauksen ylimenevät tuotteet laskutetaan normaalisti. Sopimusvaraustuote muutetaan kuukausittaiseksi. (Ominaisuuden toiminnallisuuden konsultointi, sekä aktivointipyynnöt tulee osoittaa Kohon asiakaspalveluun osoitteeseen asiakaspalvelu@kohosales.com)



Sopimuksen tuotetaulukkoon voidaan myös lisätä väliotsikoita sekä tarvittaessa ryhmiä tuotteiden ryhmittelyä varten. Lisäksi ryhmän "Toteumaveloitus" -asetuksella voidaan määrittää, että muodostetaanko ryhmän tuotteista automaattisesti lasku vai veloitetaanko tuotteesta toteuman mukaan.


Huom. Sopimuksen tuotetaulukkoon määritetyt väliotsikot ja tuotteiden ryhmittelyt saadaan näkymään muun muassa sopimukselta muodostuvassa dokumentissa, mutta ne eivät näy esimerkiksi sopimukselta muodostuneella laskulla.



Laskutus


"Laskutus" -välilehdellä määritetään sopimuksen laskutukseen liittyvät tiedot. Mikäli sopimus sisältää kertaveloitteisia tuotteita, niin tässä näkymässä voidaan määrittää niille oma laskupäivämäärän. 


Jatkuvaveloitteisten tuotteiden kohdalla voidaan määrittää seuraavia laskutukseen liittyviä tietoja:

  • Voimassa: Onko sopimus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen. Määräaikaiselle sopimukselle tulee antaa joko aloitus- ja päättymispäivä tai määritellä sopimuksen kesto kuukausissa tai vuosissa.
  • Laskutus alkaa: Päivämäärä, jolloin sopimuksen laskutus aloitetaan.
  • Laskutusväli: Sopimuksen laskutusväli kuukausissa. 
  • Tasauspvm (valinnainen): Tasauspäivää voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa laskutuskausi on kuun alusta loppuun, mutta ensimmäisen kauden laskutus alkaa keskellä kuukautta. Tällöin tasauspäivämäärä voidaan määrittää seuraavan kuun ensimmäiseen päivään, jolloin ensimmäinen laskutuskausi "katkaistaan" kuun viimeiseen päivään ja siitä eteenpäin laskukaudet muodostetaan seuraavan kuukauden ensimmäisestä päivästä. "Laskuta kerralla" valinnan avulla koko tasauslaskun saa laskutettua yhdellä laskulla, vaikka tasausjakso olisikin varsinaista laskutuskautta pidempi.  
  • Laskutus: Muodostaako sopimus laskut ennen vai jälkeen laskukauden.
  • Laskun luonti: Asetuksen avulla voidaan määrittää kuinka montaa päivää ennen laskupäivää sopimus automaattisesti muodostaa laskut.


Kausiveloitettavien tuotteiden laskutus -osiossa näytetään myös automaattisesti määrityksiin perustuvan esikatselun sopimuksen tulevista laskukausista "Laskukausien esikatselu" -taulukossa.




Laskutus-sivulla voidaan myös määrittää muita tietoja, kuten maksuehto, laskutuslisä (tämä ei näy sopimuksen tuotelistauksessa vaan lisätään automaattisesti laskulle), laskuselite sekä viitetiedot.


"Hyväksy laskut automaattisesti" -asetuksen avulla voidaan valita, hyväksytäänkö sopimukselta muodostuneet laskut automaattisesti lähetettäviksi. Sopimukselle voidaan myös tarvittaessa määrittää käteisalennus sekä semanttiseen laskutusmalliin liittyviä lisätietoja.




Vahvistus


Vahvistus -välilehdellä määritetään tieto sopimuksen vahvistustasosta, joka edellytetään sopimuksen aktivointia varten (vahvistamatonta sopimusta ei voi aktivoida laskutukseen). Vahvistustason vaihtoehdoista voidaan valita onko sopimus vahvistettu suullisesti, sähköpostilla vai allekirjoittamalla sopimusdokumentti. Kommentti -kenttään voidaan myös tarvittaessa lisätä vahvistukseen liittyviä lisätietoja. "+ Tiedosto" - painikkeesta saadaan lisättyä vahvistukseen liittyviä tiedostoja, kuten esim. skannattu sopimusdokumentti.



Dokumentti


Dokumentti -välilehdellä olevia sopimuspohjia käytetään silloin, kun asiakkaalle halutaan lähettää sopimusdokumentti suoraan Kohosta. Jos yrityksellänne ei ole tähän tarvetta, voitte jättää "Dokumentti" - ja "Esikatselu" - välilehdet huomiotta ja tallentaa sopimuksen. 


Sopimus- ja dokumenttipohjat räätälöidään aina asiakkaan visuaalisen ilmeen ja tarpeiden mukaiseksi. Dokumenttipohjien rakentaminen on tämän vuoksi aina lisämaksullinen työ. Ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme asiakaspalvelu@kohosales.com jos haluaisitte saada tämän toiminnon käyttöön.


"Dokumenttipohja" - välilehdellä voit valita käytettävän pohjan (jos yrityksellänne on useampia pohjia) sekä tiedostomuodon. Sivunvaihdot - kohdassa voit määrittää, missä kohtaa sopimuksessa vaihdetaan sivua. Vapaisiin kenttiin voit kirjoittaa haluamasi tekstin tai lisätä tekstin lausekkeen avulla "Lisää lauseke" - painikkeesta. Lausekkeet ovat valmiita dokumenttipohjien osia, joiden avulla nopeutetaan sopimusten tekoa, koska toistuvia osioita ei tarvitse aina kirjoittaa uudestaan. Lausekkeita hallinnoidaan Asetukset => Dokumentit => Lausekkeet - sivulla. 



Lausekkeita voit lisätä myös "Lausekkeet" - välilehdeltä "+ Lauseke" - painikkeesta. Jos sopimuspohjalle on määritelty oletuslausekkeita, ne näkyvät tällä sivulla.



Sopimukselle voidaan lisätä myös liitteitä "Liitteet" - välilehdellä. 

  • "Avaa valikko" - painikkeesta saat näkyviin kaikki yrityksenne Koho - tilille talletetut liitteet ja voit lisätä ne suoraan tarjoukselle. Liitteitä hallinnoidaan Asetukset => Dokumentit => Liitteet - näkymässä.
  • "Lataa tiedosto" - painikkeesta voit lisätä tarjoukselle kokonaan uuden tiedoston. Huomioi, että liitteen tulee olla pdf - muodossa. 
  • "+Toimeksiantosopimus" - kohdasta voit lisätä tarjoukselle asiakkaalle sopimuskoneella tehdyn toimeksiantosopimuksen. Lue lisää Sopimuskoneesta tästä ohjeesta: 7.1.1 Sopimuskoneen käyttö



Esikatselu


Voit esikatsella sopimusta "Esikatsele" -välilehdellä. Esikatselu avautuu uuteen välilehteen. Huom. alla näkyvä esikatselu on vain esimerkki - esikatseluun tulee näkyviin yrityksellenne räätälöity sopimuspohja.




Lopuksi voit tallentaa sopimuksen. Sopimus on nyt luotu valmiiksi. Tämän jälkeen sopimus pitää vielä aktivoida, jotta sopimuslaskutus lähtee käyntiin. Sopimuksen aktivoinnista kerrotaan lisää ohjeessa Sopimuksen laskutuksen aktivoiminen ja laskukaudet-välilehti


Heräsikö kysymyksiä? Ota yhteyttä asiakaspalvelu@kohosales.com. Autamme sinua mielellämme kaikissa asioissa.