Pääset luomaan uusia sopimuksia Kohoon pääkäyttäjän Hallinta -näkymän kautta klikkaamalla "Sopimukset" -välilehdeltä löytyvää "+Sopimus" - painiketta. Lisäksi pääset luomaan uuden sopimuksen klikkaamalla välipalkista löytyvää "+Sopimus" - painiketta.

 


Sopimus - lomakkeella on kuusi välilehteä: sopimuksen perustiedot, tuotteet, laskutus, vahvistus, dokumentti ja esikatselu.



Sopimuksen perustiedot


Sopimuksen ensimmäiselle välilehdelle syötetään sopimuksen perustiedot, joista nimi ja asiakas ovat pakollisia tietoja. Voit lisätä asiakkaan joko käyttämällä "Hae asiakasta" -toimintoa (Kohossa jo olemassa olevat asiakkaat) tai luomalla uuden asiakkaan "+Uusi asiakas" -painikkeen avulla. Käyttäjän ei siis tarvitse luoda asiakasta erikseen ennen sopimuksen luomista, vaan asiakas ja sopimus voidaan luoda yhdellä kertaa. Sopimuksen tallentaminen tallentaa myös asiakastiedot Kohoon. Lue asiasta lisää ohjeesta Kuinka luon asiakkaan?


Jos muokkaat olemassa olevan asiakkaan tietoja, tallentuvat muutokset kyseiselle asiakkaalle kaikkialle Kohoon. Tämä on kätevä toiminto, jos olemassa olevalle asiakkaalle tehdään uutta sopimusta ja huomataan, että esim. osoite- tai laskutustiedot ovat muuttuneet. Tällöin muutoksen voi tehdä suoraan sopimusvaiheessa, eikä niitä tarvitse erikseen muuttaa asiakkaan tiedoista.


Sopimuksen perustietoihin voi tallentaa myös seuraavia tietoja:

  • Sopimuksen kommentti: vain sisäisesti Kohossa näkyvä kommenttikenttä, johon voi laittaa tarkentavia tietoja sopimuksesta
  • Vastuuhenkilöt: Sopimukselle voi määritellä vastuuhenkilöt ja heidän roolinsa. Myyjä on oletuksena ensimmäinen vastuuhenkilö. Jos vastuuhenkilöitä ei ole asetettu, Koho katsoo, että myyjä on sopimuksen luonut henkilö.  Myyjä - tieto näkyy esimerkiksi sopimuksen laskuilla. Jos halutaan vaihtaa henkilöä, joka on luonut sopimuksen, klikataan henkilön nimeä. Tämä avaa valikon, josta henkilöä on mahdollista vaihtaa.

Tuotteet


"Tuotteet" -välilehdellä voit määrittää kaikki ne tuotteet, joista sopimuksesi koostuu. Aloita tuotteiden lisääminen painamalla "+Tuote" - painiketta.



Painaessasi "+ Tuote" -painiketta, sinulle avautuu "Valitse tuotteet ja palvelut" -ikkuna. Voit etsiä haluamasi tuotteet suoraan listalta tai hakea tuotteita käyttämällä ikkunassa olevaa hakukenttää. Tuote valitaan painamalla rivin alussa olevaa "+" -merkkiä. Valitut tuotteet listataan ikkunan yläreunaan ja kun olet valinnut kaikki haluamasi tuotteet, lisää ne sopimukselle "Lisää valitut tuotteet" -painikkeella.



Tuotteet näkyvät nyt erillisinä riveinä kohdassa "Sopimukselle tulevat tuotteet". Tuoterivien lisätiedot saadaan esille klikkaamalla tuotteen nimeä. Lisätiedoissa voidaan määrittää seuraavat asiat:

  • Nimike: Tuotteen nimi, joka näkyy sopimuksella.
  • Laskuselite: Selite, joka tulee näkyviin laskuille.
  • Sisäinen kommentti: Näkyy työntekijöille ja laskuttajille Kohon järjestelmän sisällä.
  • Alv%: Arvonlisäveroprosentti
  • Kustannus: Tuotteesta aiheutuvat kustannukset yrityksellesi. Käytetään mm. raportointipuolella katteiden laskentaan.
  • Kausihinta: Voit määrittää sopimustuotteen hinnan laskutusjaksokohtaiseksi. Tällöin tuotteen kappalemäärää ei kerrota laskun kauden pituudella. Esim. vuosilaskutuksessa asiakkaan laskulla ei lue 12x124€ vaan 1x1488€. Kausihinta voidaan myös pakottaa johonkin muuhun lukuun kuin tarkkaan summaan esim. 1x1500€.
  • Alennus: Alennus tuotteen määritettyyn hintaan. Alennuksen voi vaihtaa prosentuaalisesta euromääräiseksi klikkaamalla %-merkin kohdalta. Alennuksen määrä ja alennettu hinta näkyvät myös sopimukselle luotavilla laskuilla.
  • Määräaikainen alennus: Toimii samalla tavalla kuin normaali alennus, mutta lisäksi tarvitsee määritellä alennuksen aikajakson pituus.
  • Voimassaolo: Rajoittaa tuotteen laskutuksen alkavan ja/tai päättyvän määritettyjen päivämäärien mukaan. Esimerkiksi jos sopimuksella olisi ”Käyttöönottopalvelu”-niminen tuote, jonka halutaan olevan vain sopimuksen alussa 3 kuukautta voimassa, voidaan tähän kenttään määrittää loppumispäivämäärä vastaamaan tätä, jolloin ”Käyttöönottopalvelu” poistuu sopimuksen laskutuksesta automaattisesti 3 kuukautta sopimuksen alkamisen jälkeen.
  • Ajasta muutos: Sopimuksen hinta -tai kappaletietoon kohdistettu muutos tiettynä päivämääränä.
  • Sopimusvaraus: Voit sisällyttää halutun määrän suoriteveloitteita sopimukseen. Sopimusvarauksen ylimenevät tuotteet laskutetaan normaalisti. Sopimusvaraustuote muutetaan kuukausittaiseksi. (Ominaisuuden toiminnallisuuden konsultointi, sekä aktivointipyynnöt tulee osoittaa Kohon asiakaspalveluun osoitteeseen asiakaspalvelu@kohosales.com)



Voit myös luoda väliotsikoita ja ryhmiä sopimukseen. Nämä tulevat näkyviin sopimukseen, mutta eivät laskuille.


Väliotsikoita voidaan käyttää tuotteiden ryhmittelyyn.



Ryhmiä voidaan käyttää luomaan erillisiä ryhmiä, jotka näkyvät sopimuksella erillään muista tuotteista. Toteumaveloitus - asetuksella voidaan määrittää se, muodostetaanko ryhmän tuotteista automaattisesti lasku vai veloitetaanko ne toteuman mukaan.



Laskutus


"Laskutus" -välilehdellä voit määrittää sopimukseen liittyvät laskutustiedot. Jos sopimuksesi sisältää kertaveloitettavia tuotteita, voit määrittää niille oman laskupäivämäärän. 


Kertaveloitettaville tuotteille voi tarvittaessa määrittää myös useamman osamaksuerän kohdasta "Maksujärjestely - kertaveloitteiset tuotteet". Koho laskee jäljellä olevan nettosumman automaattisesti.



Kausiveloitettavien tuotteiden kohdalla pystyt määrittämään seuraavia laskutukseen liittyviä asioita:

  • Voimassa kohdassa voit määrittää onko sopimus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen. Määräaikaiselle sopimukselle täytyy antaa aloitus- ja päättymispäivä tai määritellä sopimuksen kesto kuukausissa tai vuosissa.
  • Laskutus alkaa valitse päivämäärä, jolloin sopimuksen laskutus aloitetaan.
  • Laskutusväli sopimuksen laskutusväli kuukausissa. 
  • Tasauspvm (valinnainen) Tasauspäivää voi käyttää esimerkiksi tilanteissa, joissa sopimus alkaa kesken laskutuskauden, mutta jatkossa halutaan laskukausien muodostuvan niin, että laskukausi vaihtuu kuun vaihteessa. Esimerkiksi alla sopimuksen laskutus alkaa 12.4., mutta tasauspäivän avulla ensimmäinen laskukausi on 12.4.-30.4. jonka jälkeen laskutus jatkuu kuukausittain. "Laskuta kerralla" valinnan avulla koko tasauslaskun saa laskutettua yhdellä laskulla, vaikka tasausjakso olisikin pidempi kuin laskukausi.  
  • Laskutus tapahtuuko sopimuksen laskutus ennen vai jälkeen laskukauden.
  • Laskun luonti kuinka montaa päivää ennen laskupäivää Koho luo laskun.


Koho näyttää automaattisesti tekemiesi valintojen perusteella, miltä sopimuksen laskukaudet tulevat näyttämään (Laskukausien esikatselu -näkymä). Voit halutessasi kokeilla eri vaihtoehtoja, kunnes sopivin vaihtoehto löytyy.



Määrittele myös tarvittaessa laskun muut tiedot, kuten maksuehto, laskutuslisä (ei näy sopimuksen tuotelistauksessa vaan lisätään automaattisesti laskulle), kommentti ja viitteet. Lisäksi voit määrittää, hyväksytäänkö sopimuksen laskut automaattisesti. Voit antaa sopimukselle myös käteisalennusta ja lisätä tarvittaessa semanttisten laskujen lisäkenttiin tarvittavat tiedot. 


Vahvistus


Vahvistus - välilehdellä määritellään sopimuksen vahvistustaso, joka on pakollinen tieto. Vahvistamatta - olevaa sopimusta ei voi aktivoida laskutukseen. Vahvistustaso - valikosta voit valita onko sopimus vahvistettu suullisesti, sähköpostilla vai allekirjoittamalla sopimusdokumentti. Kommentti - kenttään voit tarvittaessa lisätä vahvistukseen liittyviä lisätietoja. "+Tiedosto" - painikkeesta voit lisätä sopimukseen vahvistustiedoston, esimerkiksi skannatun sopimuspaperin.


Dokumentti


"Dokumentti" - välilehdellä olevia sopimuspohjia käytetään silloin, kun asiakkaalle halutaan lähettää sopimusdokumentti suoraan Kohosta. Jos yrityksellänne ei ole tähän tarvetta, voitte jättää "Dokumentti" - ja "Esikatselu" - välilehdet huomiotta ja tallentaa sopimuksen. 


Sopimus- ja dokumenttipohjat räätälöidään aina asiakkaan visuaalisen ilmeen ja tarpeiden mukaiseksi. Dokumenttipohjien rakentaminen on tämän vuoksi aina lisämaksullinen työ. Ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme asiakaspalvelu@kohosales.com jos haluaisitte saada tämän toiminnon käyttöön.


"Dokumenttipohja" - välilehdellä voit valita käytettävän pohjan (jos yrityksellänne on useampia pohjia) sekä tiedostomuodon. Sivunvaihdot - kohdassa voit määrittää, missä kohtaa sopimuksessa vaihdetaan sivua. Vapaisiin kenttiin voit kirjoittaa haluamasi tekstin tai lisätä tekstin lausekkeen avulla "Lisää lauseke" - painikkeesta. Lausekkeet ovat valmiita dokumenttipohjien osia, joiden avulla nopeutetaan sopimusten tekoa, koska toistuvia osioita ei tarvitse aina kirjoittaa uudestaan. Lausekkeita hallinnoidaan Asetukset => Dokumentit => Lausekkeet - sivulla. 


Lausekkeita voit lisätä myös "Lausekkeet" - välilehdeltä "+ Lauseke" - painikkeesta. Jos sopimuspohjalle on määritelty oletuslausekkeita, ne näkyvät tällä sivulla.


Sopimukselle voidaan lisätä myös liitteitä "Liitteet" - välilehdellä. 

  • "Avaa valikko" - painikkeesta saat näkyviin kaikki yrityksenne Koho - tilille talletetut liitteet ja voit lisätä ne suoraan tarjoukselle. Liitteitä hallinnoidaan Asetukset => Dokumentit => Liitteet - näkymässä.
  • "Lataa tiedosto" - painikkeesta voit lisätä tarjoukselle kokonaan uuden tiedoston. Huomioi, että liitteen tulee olla pdf - muodossa. 
  • "+Toimeksiantosopimus" - kohdasta voit lisätä tarjoukselle asiakkaalle sopimuskoneella tehdyn toimeksiantosopimuksen. Lue lisää Sopimuskoneesta tästä ohjeesta: 7.1.1 Sopimuskoneen käyttö

Esikatselu


Voit esikatsella sopimusta "Esikatsele" -välilehdellä. Esikatselu avautuu uuteen välilehteen. Huom. alla näkyvä esikatselu on vain esimerkki - esikatseluun tulee näkyviin yrityksellenne räätälöity sopimuspohja.




Lopuksi voit tallentaa sopimuksen. Sopimus on nyt luotu valmiiksi. Tämän jälkeen sopimus pitää vielä aktivoida, jotta sopimuslaskutus lähtee käyntiin. Sopimuksen aktivoinnista kerrotaan lisää ohjeessa Sopimuksen laskutuksen aktivoiminen ja laskukaudet-välilehti


Heräsikö kysymyksiä? Ota yhteyttä asiakaspalvelu@kohosales.com. Autamme sinua mielellämme kaikissa asioissa.