Työntekijöiden tekemät ja vahvistamat tunnit voi laskuttaa pääkäyttäjä sekä laskutusoikeudet saanut tuntikirjaaja Hallinta-puolelta.
Pääkäyttäjä: Riippuen yrityksesi pohja-asetuksista, laskuttamattomat työvuorot löytyvät joko Laskut -tai Projektit-valikosta.
Tuntikirjaaja: Siirry hallintapuolelle, laskuttamattomat työvuorot löytyvät Työtunnit -tai Laskut-sivulta, riippuen yrityksesi asetuksista.
Sivulla on taulukossa listattuna kaikki työntekijöiden vahvistetut tunnit asiakkaittain. Myös vahvistamatta olevia tunteja pääsee tarkastelemaan, mutta oletuksena ne eivät ole laskutettavissa.
Tuloksien rajaus
Voit rajata tunteja esim. päivämäärän, työntekijän sekä asiakasryhmien perusteella. Pieni rattaan kuva päivämäärä valinnan edessä mahdollistaa selauskriteerien tallentamisen sekä selauskriteerien tyhjentämisen.
Tuloksien yhteenveto ja vahvistamattomat tunnit
Rajausehtojen alta löytyy yhteenveto sivulla näkyvistä laskuttamattomista tunneista: Montako tuntia laskutettavaa ja ei-laskutettavaa (=Sopimuksen alaista) työtä on, paljonko se euroissa on ja kuinka paljon työvuoroihin liitettyjen tuotteiden summa on (alla olevassa esimerkissä tuntilaskutettava summa on 16 199 € sekä 50 002 € tuotteita). Sinisellä oleva Vahvistamatta kertoo montako tuntia yrityksellä on vahvistamattomia tunteja. Alla on myös niiden euromääräinen summa.
Kiinteät, hyväksymättä ilmaisee jos projektin vaiheilla on laskutettavaa.
Klikkaamalla Vahvistamatta-linkkiä avautuu matriisi työntekijöistä sekä viikoista. Klikkaamalla sinistä solua näet, mitä työvuoroja valitulta viikolta on työntekijältä jäänyt vahvistamatta. Voit vahvistaa vuorot tarvittaessa itse. Tämä on erinomainen työkalu varmistamaan, ettei merkattuja tunteja unohdeta laskuttaa.
Asiakasprojektin yhteenveto ja perustiedot
Taulukon yksittäinen rivi näyttää asiakasprojektin yhteenvedon: Asiakkaan nimen, Projektin nimen, tehdyt tunnit (sekä sinisellä vahvistamattomien tuntien kokonaismäärän), laskutettavien tuntien euromääräisen summan sekä niihin tuntikirjauksiin liitettyjen tuotteiden summan.
Punainen ikoni projektin nimen vasemmalla puolella tarkoittaa, että asiakkaalla on vahvistamattomia laskuja, joille voidaan vielä kohdistaa käsiteltäviä tunteja. Yleensä kannattaa pyrkiä lisäämään tunnit olemassa oleville laskuille, ellei painavasta syystä haluta lähettää asiakkaalle useampaa laskua.
Klikkaamalla rivin kohdalta avautuvat tarkemmat tiedot: Mille eri tehtävänimikkeille on tehty töitä, miten laskutus jakautuu, ja asiakkaan sekä projektin kommentit. Voit muuttaa kommentteja klikkaamalla niiden kohdalta, muuttuneet tiedot tallentuvat automaattisesti.
Tarkastele tehtävän alla olevia työvuoroja:
Tarkemmin työvuorojen muokkauksesta laskutusvaiheessa kerrotaan ohjeessa Työvuorojen muokkaus laskutusvaiheessa
Vuorojen laskutus ja arkistointi
Kun vuorojen tiedot on varmistettu oikeiksi ja yhdistetty tarvittavat rivit, on aika laskuttaa ja/tai arkistoida ne.
Valitse vuorot, jotka haluat käsitellä ja paina Käsittele-nappia.
Avautuu uusi ikkuna, jossa ensin kerrotaan minkä tyyppisiä asioita on käsiteltävänä, ja sen jälkeen valitaan mitä niille tehdään:
Jos valitset Lisää laskulle ja asiakkaalla on odottava lasku, uuden laskun tietojen sijaan alla näkyy laskuvalikko sekä lisättävät rivit:
Kun valinnat on tehty, paina vihreää Käsittele-nappia. Painamalla +Muokkaa nappia, lasku käsitellään ja pääset laskun muokkausnäkymään. Sopimuksen alaiset työt joko arkistoidaan tai lisätään 0-hintaisina laskulle, laskutettavat työt sekä tuotteet lisätään uudelle laskulle tai vanhan laskun aiempien laskurivien jatkoksi.
Rivikäsittelyssä koostamasi lasku siirtyy Hallinta-puolen Laskut-välilehdelle vahvistamattomaksi laskuksi. Klikkaamalla haluttua laskuriviä, voidaan tarkastaa laskun rivisisältö ja tarvittaessa muokata laskua, lisätä siihen rivejä, poistaa lasku (jolloin laskuttamattomat vuoromerkinnät palaavat takaisin Projektit -> laskuttamatta -näkymään) tai hyväksyä lasku odottamaan lähetystä ulkoiseen järjestelmään.
Luotu lasku näyttää tältä:
Jos lasku poistetaan, laskutettavat tunnit palautuvat Projektit-sivulle laskutettaviksi! Näin varmistetaan, ettei laskutettavia töitä vahingossa poisteta. Mikäli haluat poistaa työvuorot, tee se muokkauslomakkeen Poista-napin kautta.
Heräsikö kysymyksiä? Ota yhteyttä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com!