Kun työntekijöiden työaikaa seurataan tuntikirjauksilla, lomien hallintaan ja seurantaan tarkoitetut työkalut ja raportit löytyvät ”Lomat”-osion alta, joka jakautuu Lomat, Lomakalenteri, Lista ja Seuranta - nimisiin välilehtiin. Huomioithan, että vuosilomien seuraaminen Kohossa vaatii aktivoinnin Kohon ylläpidon toimesta, joten ole yhteydessä asiakaspalveluumme, jos haluat tämän toiminnon käyttöön.


1. Lomat-välilehti


Tällä välilehdellä pystyt määrittämään työntekijöiden lomapäivien määrää sekä tarkastelemaan anottujen lomapäivien määrää. Näet myös työntekijöiden jäljellä olevien lomapäivien määrän. Jos työntekijä on käyttänyt kaikki lomapäivänsä, lomapäivät näkyvät tällöin yliviivattuna.


Raporttia voi rajata työntekijän mukaan "Henkilöt" - valikosta. Päivämääräkentästä voit määrittää, minkä päivän jälkeen kirjatut lomakaudet ovat näkyvissä. "Näytä piilotetut" - valinnalla saat näkyviin myös piilotetut lomakaudet. "Pitämättömät (excel)" - painikkeesta saat ladattua pitämättömät lomat excel - tiedostoon. 



Klikkaamalla lomapäivien kohdalta (sininen luku) saadaan auki näkymä, josta nähdään kaikki työntekijän kyseiseen lomakauteen kuuluvat lomapäivät.




1.2 Vuosilomapäivien määrittäminen käyttäjille


Työntekijöille voidaan määritellä, kuinka monta lomapäivää heillä on kullakin lomakaudella käytettävissä. Tämä helpottaa käytettävissä olevien lomapäivien seurantaa. Lomia lisätään "+ Loma" –painikkeella.



Lomalle syötetään seuraavat tiedot:

  • Nimi (esim. vuosiloma (vuosiluku))
  • Päivää loma jollekin päivämäärälle esim. lomakauden ensimmäiselle päivälle (Jos käyttäjälle on useita lomia, Koho käyttää niitä oletuksena päiväysjärjestyksessä vanhimmasta uusimpaan)
  • Syötä lomapäivien lukumäärä
  • Sekä määritä kaikki ne käyttäjät, joilla on em. lomapäivien lukumäärä
  • Tallenna


Tee näin kaikille toisistaan eroaville lomapäivien lukumäärille. Kun päiväät lomat samalle päivälle, ne syntyvät samaan sarakkeeseen.


Väärin menneitä merkintöjä voi ylikirjoittaa uudella luvulla tai syöttämällä päivien lukumääräksi nollan (= poisto).


1.3 Vuosilomapäivien tuominen excel - tiedostolla


Lomapäiviä voidaan lisätä myös excel - tiedostolla painamalla "Lomat" - sivulla näkyvää "Tuo" - painiketta. Tuotavaan exceliin pitää määrittää työntekijän yksilöivä tieto (nimi, ID tai koodi), lomapäivien määrä ja päivämäärä, jolle lomat päivätään. Lisäksi voit antaa lomakaudelle nimikkeen. 


Painikkeen painamisen jälkeen avautuu uusi sivu. "Choose file" painikkeesta pääset valitsemaan tuotavan tiedoston. Tiedoston valinnan jälkeen paina "Esikatsele". Tämän jälkeen sinun täytyy määrittää pystyrivien yhteydet eli mikä sarake vastaa mitäkin tietoa. Tuonnin asetuksista voit määrittää taulukon ylimmän rivin ja tyhjiä arvoja sisältävät rivit ohitettavaksi. Esikatselun jälkeen sivulle ilmestyy vihreä "Tuo" - painike, jota painamalla excelin sisältämät tiedot lisätään.




1.4 Lomakausien poistaminen ja muokkaus


Työntekijöiden lomakausia voidaan poistaa tai muokata menemällä Lomat-osioon, ja klikkaamalla lomakauden sarakeotsikon kohdalta. Avautuvasta lomakkeesta voidaan muokata lomakauden nimeä ja päiväystä, tai voidaan poistaa tai piilottaa lomakausi. Piilotusta voidaan käyttää kun halutaan että lomakaudet pysyvät raportointihistorian kannalta olemassa, mutta kausi halutaan pois lomanäkymästä häiritsemästä. Piilotetut kaudet saadaan takaisin näkyviin kalenterinäkymän "Näytä piilotetut"-valinnan avulla. Lomakauden poistaminen nollaa kauden lomapäivät, jonka jälkeen lomakausi poistuu. Lomakirjauksia ei kuitenkaan poisteta, mutta niiden lomakohdistus katoaa.


Ohje työntekijöiden lomien anontaan löytyy täältä: 2.5.2 Vuosilomien merkitseminen järjestelmään


 


2. Lomakalenteri-välilehti


Lomakalenteri on kätevä työkalu, kun halutaan tarkastella miten työntekijöiden lomat lomittuvat suhteessa toisiinsa. Lisäksi lomakalenterissa käsitellään työntekijöiden anomat lomat.


Voit valita näkymään haluamiesi käyttäjien lomat valitsemalla heidät "Select options"-alasvetovalikosta. Voit myös ladata näkymän PDF-tiedostoon painamalla "PDF"-painiketta tai Excel-tiedostoon painamalla "Excel"-painiketta. Klikkaamalla "Näytä tyhjät"-täpän aktiiviseksi näet myös tyhjät päivät kalenterinäkymässä. Saat halutessasi näkymään myös arkistoidut käyttäjät klikkaamalla "Arkistoidut työntekijät".


Lomia voidaan hyväksyä tai hylätä ”Käsittele lomat” – otsikon alla olevassa taulukossa. Yksittäisiä lomapäiviä voidaan hyväksyä klikkaamalla vihreää merkkiä tai hylätä klikkaamalla punaista raksia. Kaikki lomat voidaan hyväksyä kerralla Hyväksy kaikki -painikkeen takaa. Käyttäjä saa sähköpostitse ilmoituksen sekä hyväksytyistä että hylätyistä lomistaan.




Lomakalenterin näkymää voidaan rajata päivämäärän perusteella näkymän oikeasta yläreunasta. Kalenteri näyttää kaikki lomat, jotka on päivätty tapahtuvaksi päivämäärärajaukseen syötetyn päivämäärän jälkeen. Kalenteria voidaan myös rajata tiettyihin henkilöihin tai tiimeihin.


Kalenterissa lomat näkyvät värjättyinä soluina. Vihreä solu tarkoittaa hyväksyttyä lomaa, ja oranssi käsittelemätöntä lomaa. Hylätyt lomat katoavat kalenterista kokonaan. Lomakalenterissa näkyvät myös tehtävät, joille on tehtäväkohtaisiin asetuksiin tehty valinta "Poissa". Muut poissaolot kuin vuosilomat näkyvät kalenterissa harmaalla.



3. Lista -välilehti


Lista -välilehdetlä näet listauksena kaikki tietyn aikavälin lomat. Voit rajata raporttia aika-välin, työntekijän ja tiimin perusteella. 


3. Seuranta -välilehti


Seuranta - välilehdellä voidaan erikseen seurata tehtäviä, joille on asetuksiin määritetty "Seuranta" - kenttä päälle.



Kyseiselle tehtävälle tehdyt kirjaukset näkyvät Seuranta - välilehdellä. Jokainen seurattu tehtävä näkyy omassa sarakkeessaan.


Heräsikö sinulla kysyttävää tai haluatko ottaa vuosilomatyökalun käyttöön? Ole yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com.