Jos yrityksesi käyttää työajanseurantaan Kohon työpäiväkelloa, pääsee pääkäyttäjä näkemään työaika-, loma- ja liukumaraportointia "Työpäivät" -osiosta. Osiosta löytyy useita eri välilehtiä, joiden avulla voidaan tarkastella loma- ja työaikatietoja eri tavoin.
1. Viikoittain
Viikoittain-näkymässä pääset tarkastelemaan työntekijöiden päivittäisiä työaikoja viikkotasolla. Voit vaihtaa tarkasteltavaa viikkoa joko valitsemalla viikon kalenterista tai siirtymällä kalenterin vieressä olevilla nuolinäppäimillä eteen tai taakse. Voit myös rajata näkymän valintaa tiimeittäin tai työtyypeittäin. "Myös ei-kumulatiiviset" -täppä tuo raportille esiin, myös ei-kumulatiiviset työaikakirjaukset.
Klikkaamalla jotakin työaikakirjausta päästään muokkausnäkymään, jossa voit tarkastella lähemmin tehtyjä kirjauksia sekä tarvittaessa muokata niitä.
Punainen * tähtisymboli kertoo, että käyttäjätasolla on tehty muutoksia työaikaan.
Voit muokata sekä kirjauksen alkamis- ja päättymisaikaa tai kirjattujen tuntien määrää (jos muokkaat alkamis- ja päättymisaikaa, tuntimäärä päivitetään automaattisesti vastaamaan valintaa), työtyyppiä ja voit lisätä kommentin kirjaukseen.
Pystyt myös luomaan uusia kirjauksia olemassa olevien kirjausten alapuolella syöttämällä tarvittavat tiedot ja sen jälkeen painamalla ”Luo” -painikkeesta.
Olemassa olevia kirjauksia voi poistaa rivin oikeassa laidassa olevasta ”Poista” -painikkeesta. Poistetut kirjaukset tulevat näkyviin omaan listaukseensa näkymän alaosaan.
2. Liukuma
Liukuma-välilehdeltä näet työntekijän liukuman/tuntikertymän, suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Huom! Raportti laskee työvuorotavoitteisiin kuluvan päivän tavoitteen päivän alusta alkaen, mutta tehdyt työvuorot vasta merkitsemisen jälkeen.
Raporttia voi rajata edellisiin vuosiin tai yksittäiseen työntekijään. Liukuma rivillä näkee, kuinka paljon liukumia on kertynyt kyseisenä vuonna yhteensä. Mikäli summa on miinusmerkkinen ja punainen, liukuma on negatiivista ja vihreänä positiivista. Suluissa oleva (Yht.) Yhteensä summa kertoo, kuinka paljon liukumia on yhteensä myös muilta vuosilta.
Kuukausinäkymä näyttää miten tunnit ja liukuma on kertynyt kuukausitasolla ja klikkaamalla jotakin kuukautta, päästään näkemään ko. kuukauden näkymä viikko- ja päivätasolla.
Saldoluvun (iso luku) näyttäessä vihreää nollaa, on työntekijä tehnyt saman määrän tunteja, mitä työnantaja on määrittänyt hänen tuntitavoitteekseen kyseiselle päivälle. Punainen luku indikoi miinussaldoa ja vihreät luvut kertovat positiivisen saldon kertymisestä. Pieni vihreä luku saldoluvun vieressä kertoo tehtyjen tuntien määrän ja pieni punainen luku näyttää työnantajan määrittämän työaikatavoitteen tuntimäärän. Pieni harmaa luku saldoluvun alapuolella kertoo kumulatiivisen liukumakertymän.
Käyttäjä pääsee näkemään tarkemmin yksittäisen päivän työaikakirjausta klikkaamalla jotain tiettyä päivää. Avautuvasta ikkunasta nähdään, mistä osista kyseisen päivän työaikakirjaukset koostuvat ja onko työntekijä muokannut vuoroja jälkikäteen. Ikkunassa voidaan myös muokata kirjauksen tietoja, poistaa rivejä tai luoda uusia.
Liukuma välilehdeltä voidaan korjata liukumasaldoa, klikkaamalla Korjaa tunteja -painiketta.
Määritellään päivä, jolle tuntien korjaus halutaan kohdistaa ja lisätään tunnit. Mikäli liukumaa vähennetään, esim. kertynyt liukuma maksetaan työntekijälle, tuntien eteen laitetaan - miinusmerkki.
Mikäli yrityksellänne on käytössä työaikapankki, Liukuma -välilehdellä voidaan työntekijäkohtaisesti hallinnoida työaikapankkia. Klikkaamalla "Työaikapankki" -painiketta voidaan tallettaa tai nostaa työtunteja.
Pääkäyttäjä voi lisätä Liukumavälilehdellä työntekijälle loman + Loma -painikkeesta tai muun merkinnän (sairasloma, lomarahavapaa yms) + Merkintä painikkeen takaa. Tarkempiin ohjeisiin pääset tästä. Linkki tähän
3. Listaus
Listaus-välilehti näyttää yhteenvedon sekä päivittäisen raportin työntekijöiden käyttämästä ajasta. Yhteenvedossa näytetään kunkin työntekijän käyttämä aika tiettyä työtyyppiä kohden sekä päivien, jolloin työntekijä on aikaa työtyypille kirjannut, lukumäärä. Piilota yhteenveto -painikkeella saa yhteenvedon poissa näkyvistä.
Päivittäisessä raportissa näytetään yksityiskohtaisemmin työaikakirjaukset, ja listauksesta voidaan tarkastella erillisten päivien kirjattuja tunteja sekä aloitus -ja lopetusaikoja. Näkymää voidaan rajata aikavalinnan, työtyypin, työntekijän tai tiimien perusteella.
Lisäksi voidaan tehdä tarvittaessa vuosiloma- tai tai muita merkintöjä + Loma ja + Merkintä painikkeista.
Raportin saa myös exceliin.
4. Lomat
Työntekijöille voidaan määritellä, kuinka monta lomapäivää heillä on käytettävissä. Tämä helpottaa käytettävissä olevien lomapäivien seurantaa. Käyttäjien lomapäivät määritetään Raportit --> Työpäivät --> Lomat välilehdellä, kun työajanseurantaa suoritetaan työpäiväkellon avulla.
Jos työntekijä on anonut enemmän lomia kuin hänellä on lomapäiviä määritettynä, näkyy lomapäivät tällöin yliviivattuna.
Klikkaamalla lomapäivien kohdalta (sininen luku) saadaan auki näkymä, josta nähdään kaikki työntekijän kyseiseen lomakauteen kuuluvat lomapäivät.
Tarkemmin lomapäivien määrittämisestä ja hallinnoimisesta kerrotaan Vuosiloma-työkalu ohjeessa.
5. Lomakalenteri
Lomakalenteri on kätevä työkalu, kun halutaan tarkastella miten työntekijöiden lomat lomittuvat suhteessa toisiinsa. Välilehdeltä löytyy sekä kalenteri, josta nähdään kaikkien työntekijöiden lomat, että työntekijöiden lomien käsittelyosio. Lomien käsittelystä kerrotaan tarkemmin Vuosiloma-työkalu ohjeessa.
Lomakalenterin näkymää voidaan rajata päivämäärän perusteella näkymän yläoikeasta reunasta. Kalenteri näyttää kaikki lomat, jotka on päivätty tapahtuvaksi päivämäärärajaukseen syötetyn päivämäärän jälkeen. Kalenteria voidaan myös rajata tiettyihin henkilöihin tai tiimeihin.
Kalenterissa näkyy taulukossa lomat värjättyinä soluina. Vihreä solu tarkoittaa hyväksyttyä lomaa, ja oranssi käsittelemätöntä lomaa. Lomat, joita ei hyväksytä, katoavat kalenterista kokonaan.
Käyttäjä saa sähköpostitse ilmoituksen sekä hyväksytyistä että hylätyistä lomistaan.
6. Status
Status-välilehdeltä näet listauksen työntekijöiden sen hetkisestä statuksesta, josta nähdään mihin aikaan työntekijä on aloittanut työnsä, sekä työntekijän sen hetkisen työtyypin ja monelta hän on sen aloittanut. Lisäksi jos työntekijä kirjaa aikaa jollekin tehtävälle, näkymässä näkyy asiakkaan nimi, projekti sekä alkamisajankohta.
7. Tuntierotus
Tuntierotus-välilehdellä näet listauksen työntekijöiden kuluttaman ajan jakautumisesta asiakastöiden ja työajan välillä päiväkohtaisesti. Työpäivät-sarakkeessa on työntekijän työpäiväkellolla kirjaamat tunnit, Kaikki tunnit-sarakkeessa on tuntikirjauspuolella kirjatut tunnit, Erotus-sarake kertoo kuinka monta tuntia on kulunut kirjaamatta työaikaa projekteille, ja Asiakastyöt-sarake näyttää laskutettavat ja sopimukselliset työtunnit (siis sisäiset tuntikirjaukset luettu pois). Klikkaamalla Työpäivät tai Kaikki tunnit-sarakkeissa olevia tuntimääriä saat avattua tarkemman näkymän tuntimäärän sisältämistä kirjauksista.
Voit rajata näkymää aikavalinnan, työntekijöiden tai tiimin perusteella sekä ottaa raportin exceliin.
Raporttiin voidaan myös sisällyttää kaikki työpäiväkellolla, sekä työvuorojen kautta kirjatut tunnit, jotka eivät kerrytä liukumaa klikkaamalla "Näytä ei-liukumaa"-täpän aktiiviseksi. Tällöin raportin tunteihin lasketaan mukaan kaikki työpäiväkellolla kirjatut tunnit, joiden työtyyppien takana on määritetty "Kertymä"-täppä pois päältä (esim. Lounas), sekä työvuorojen kautta kirjatut tunnit, joiden tehtävän taakse on määritetty "Liukuma"-täppä pois päältä (esim. Loma).
