Ohjeen sisältö

• 1. Ennuste
• 2. Toteutunut

Kuormitus-raportti löytyy kahdesta eri paikasta: hallintapuolen  kohdasta Raportit -> Kuormitus tai Projektit -> Kuormitus. Koho jakaa henkilökuormituksen kahteen osioon: ennuste ja toteuma. Ennuste-puolella voidaan seurata, kuinka paljon henkilölle on kohdistettu projekti/työkuormitusta verrattuna henkilön työaikatavoitteeseen (käyttäjän taakse määritetty oletustyöaika).

Raportin oikeasta yläkulmasta voidaan määrittää tarkasteltavien aikajaksojen lukumäärä (oletuksena 12), aikajakson muoto (päivä, viikko tai kuukausi), sekä päivämäärä, josta alkaen (ennuste-puoli) tai asti (toteuma-puoli) raporttia halutaan tarkastella.

1. Ennuste

Työntekijöittäin

Rajaukset

• Tiimi: Voit valita raportille tarkasteltavaksi vain tiettyyn tiimiin kuuluvat työntekijät klikkaamalla kenttää ja valitsemalla tiimin alasvetovalikosta.
• Projektit: Voit rajata raporttiin vain määritettyihin projektiryhmiin kuuluvat projektit klikkaamalla kenttää ja valitsemalla haluamasi projektiryhmät alasvetovalikosta.
• Erikoisryhmät: Raportin työntekijöitä voidaan rajata myös erikoisryhmien avulla valitsemalla erikoisryhmät, joihin kuuluvat työntekijät halutaan näkyvän raportilla. Erikoisryhmien rajausta voidaan vielä tarkentaa käyttämällä "TAI"-, sekä "JA"-valintoja.
  • Tai: Riittää, että työntekijä kuuluu edes yhteen valituista erikoisryhmistä.
  • Ja: Työntekijän on kuuluttava jokaiseen valittuun erikoisryhmään.
• Vain työajalliset: Rajauksen ollessa päällä näytetään raportilla vain työntekijät, joille on määritetty tavoitetunteja.
• Vain kuormitukselliset: Rajauksen ollessa päällä näytetään raportilla vain työntekijät, joille on määritetty projektikuormitusta.
• Omien projektien osalliset: Rajauksen ollessa päällä näytetään raportilla kaikki työntekijät, jotka kuuluvat raporttia tarkastelevan henkilön vastuulla olevien projektien osanottajiin.
• Aikarajaus:
• Nimirajaus:
• Asetukset:

Taulukko

Taulukon ylin rivi kertoo kunkin aikajakson yhteenlasketun prosentuaalisen kuormituksen (viemällä osoittimen luvun päälle näet kohdistetut tunnit, sekä tavoitetunnit joihin luku perustuu), aikajakson nimen (viemällä hiiren nimen päälle tulee näkyviin aikajakson päivämäärät), sekä aikajaksolla työntekijöille kohdistettujen tuntien yhteenlasketun määrän jaettuna työntekijöille määritetyillä tavoitetunneilla (kuvassa 78 / 195h).

Raportilta nähdään aikajakson ja työntekijän risteävän solun kohdalla prosentuaalisena arvona paljonko työntekijän työajasta on kuormitettu projekteille/toimenpiteille (työntekijälle kohdistettu työaika jaettuna työntekijän tavoitetunneilla). Solun alareunassa näkyy myös työntekijälle kohdistettujen tuntien määrä, sekä työntekijälle määritetyt tavoitetunnit. Viemällä hiiren solun päälle nähdään erittely solun sisällöstä, joka näyttää myös mahdolliset arkipyhäpäivät.

Oikean yläkulman nuoli-painikkeiden avulla voidaan liikkua raportilla aikajaksoissa eteenpäin tai taaksepäin.

Työntekijöille voidaan kohdistaa uusia kuormituksia painamalla "Työntekijä"-sarakkeen "+"-painiketta, jolloin työntekijä lisätään määritetylle projektille osanottajaksi. "Työntekijä"-kentässä näkyy oletuksena työntekijä, jonka riviltä ikkuna avattiin. Työntekijää voidaan kuitenkin tarvittaessa vaihtaa alasvetovalikkoa painamalla. Määritä seuraavaksi projekti, jolle kohdistus tehdään painamalla "Projekti"-alasvetovalikkoa ja hakemalla valikosta haluttu projekti.

Määritä valinnaisiin asetuksiin kohdistuksen alku-, sekä päättymispäivämäärät. Kohdistuksen tuntiarvio voidaan määrittää joko syöttämällä arvioitu tuntimäärä suoraan "h"-kenttään tai vaihtoehtoisesti syöttämällä "%"-kenttään prosenttimäärä, jonka perustella tuntiarvio lasketaan työntekijän tavoitetunneista kohdistukselle määritetyltä aikaväliltä. Uuden kohdistuksen luonnin yhteydessä on myös mahdollista määrittää työntekijästä projektin vastuuhenkilö painamalla "Vastuu"-täpän aktiiviseksi.

Lopuksi paina "Tallenna".

Esimerkki: Tiina Testaajalle on määritetty työpäivän tuntitavoitteeksi 7:30 h. Tiinalle luodaan uusi tuntikohdistus alkamaan 15.08.2022 ja päättymään 19.08.2022 (5 työpäivää eli tavoitetunnit yhteensä 37:30h). Tuntiarvio määritetään prosentuaalisesti tuntitavoitteiden perusteella 50% -> 50% * 37:30h = 18:45h. Näin ollen projektille luodaan alla olevan kuvan mukainen osanottaja-rivi.

Painamalla työntekijän riviä avautuu listaus, josta nähdään työntekijälle kohdistetut tunnit projekteittain eriteltyinä. Viemällä hiiren aikajaksolle kohdistetun tuntimäärän päälle näet listauksen kohdistuksista, joista tuntimäärä koostuu.

Jos työntekijä on määritetty projektille osanottajaksi tietylle aikavälille, näkyy rivi projektin alla omina rivinään. Osanottaja-rivien tuntikohdistusta voidaan tarvittaessa muokata painamalla sinisellä fontilla olevaa päivämäärä, jolloin avautuu kohdistuksen luonti-näkymää vastaava muokkaus-ikkuna. Osanottaja-rivejä voidaan myös poistaa painamalla rivin vasemmassa reunassa olevaa punaista rastia.

Raportti voidaan ladata exceliin kahdella eri tapaa. "Excel"-painikkeesta voidaan ladata raportti sen hetkisen näkymän perusteella. Ratas-painikkeesta saadaan suoraan ladattua raportti, jossa on myös kaikki alarivit eriteltyinä.

Projekteittain

Asiakkaittain

2. Toteutunut

Työntekijöittäin

Projekteittain

Kuormitustyökalulla voit suunnitella työntekijöiden kuukausittaista työmääräyksistä ja/tai projekteista aiheutuvaa työkuormaa suhteessa heille määriteltyihin työaikatavoitteisiin. Työaikatavoitteita voit määrittää Kohon hallinta -puolen asetuksissa "Käyttäjät" -sivulla. 

Kuormitus -raportti laskee työntekijälle määritetyn työaikatavoitteen perusteella kuukausitavoitteen ja peilaa sitä vasten työntekijälle määritettyä työmääräyspohjaista tai projektille asetettujen tuntitavoitteiden projektikuormitusta kuukausitasolla ja antaa prosentuaalisen kuormituksen ennusteen (projektitunnit jaettuna kuukausitavoitetunneilla).

Klikkaamalla työntekijän riviä saa näkymille projektikohtaisen kuormituksen. Pääset myös määrittämään kuukausittaisia kuormia klikkaamalla halutun projektin ja kuukauden kohdalla olevaa ”Vapaa resursointi/kuukausi”-solua. 

Kuormitusluvut vaihtavat väriä riippuen kuormituksen suhteesta työaikatavoitteisiin.

Kuormitusennuste työntekijöittäin -raportilla voidaan tehdä rajauksia tiimeittäin, projekteittain, ryhmittäin tai aikarajauksella. Lisäksi raportille voidaan rajata näkymään vain työajalliset, vain kuormitukselliset tai vain omien projektien osalliset työntekijät.

Raportin näkymää voidaan myös vaihtaa kuukausittaisesta viikoittaiseen tai päivittäiseen sekä kuinka monta kuukautta, viikkoa tai päivää raportilla halutaan näkyvän ja mistä alkaen. 

Kuormitusennustetta voidaan tarkastella projekteittain tai asiakkaittain. Rajauksia voidaan tehdä projektivastuittain, ryhmittäin sekä kuormitukselliset tai kuormituksettomat valinnan kautta. 

Kuormituksen toteumaa voidaan seurata Toteutunut--> Työntekijöittäin tai Projekteittain välilehdeltä. 

Kuormitusraportit ovat saatavilla myös Exceliin.