Tuotteiden tuonti
Tuotteita tuotaessa Excel-tiedostossa jokainen rivi edustaa yhtä tuotetta, ja tuotaville tuotteille voidaan määritellä tarkasti niiden sisältämiä tietoja (esim. hintatiedot). Jos puolestaan halutaan vain tuoda paljon tuotteita per asiakas, tuotteiden massatuonti on siihen parempi vaihtoehto. Tuotteiden massatuonnista kerrotaan lisää tässä ohjeessa: 4.2.4 Pikakaupat - Tuotteiden massatuonti Excelistä.
Tuotteiden Excel - tuonnin löydät "Laskut" - osiosta "+Pikakauppa" - sivulta. Sivulla valitse "Excel" - välilehti.
Valitse tuotava tiedosto ja aseta sarakeotsikot vastaamaan tuotavan tiedoston sarakkeita. Tuotetuonnin täytyy vähintään sisältää tapa kohdistaa asiakas ja tuote. Asiakaskohdistus voidaan tehdä asiakkaan nimen, Y-tunnuksen tai asiakasnumeron (Kohon sisäinen tai ulkoinen) perusteella, ja tuotekohdistus puolestaan tuotteen nimen tai koodin perusteella.
Kun sarakeotsikot on valittu, paina ”Lataa” -painikkeesta. Tuotavista tuotteista muodostuu nyt yksi tuote per rivi.
Rivejä voidaan vielä muokata. Asiakasta ja tuotetta voidaan vaihtaa (huom. Tuotteen vaihto ei vaihda hintatietoja) ja hinta-, kappale- ja selitetietoja voidaan muokata. Rivi voidaan myös poistaa ”Piilota” -painikkeella. Tuoterivien yläpuolelta löytyvästä valikosta voidaan muokata kaikkia tuotteita kerralla, jos näin halutaan tehdä. Esimerkiksi jos tuotetta vaihdetaan tästä valikosta, asettuu valittu tuote kaikille listauksen tuotteille.
Kun tuotteet ovat valmiita tuotavaksi järjestelmään, klikkaa ”Valitse kaikki” tai ”Valitse valmiit” ja paina ”Tallenna valitut” -painikkeesta tuodaksesi kaikki valitut tuotteet järjestelmään. Voit myös yksitellen tallentaa tuotavia tuotteita tuoterivin oikeasta laidasta löytyvästä ”Tallenna” -painikkeesta. Tallennetut pikakaupat löytyvät nyt "Laskut"- osion "Pikakaupat" - välilehdeltä, jossa ne täytyy vielä laskuttaa. Pikakauppojen laskuttamisesta kerrotaan lisää tässä ohjeessa: 4.2.2 Pikakauppojen vahvistaminen ja laskuttaminen.
Työvuorojen tuonti
Excel - tuontia voidaan käyttää myös työvuorojen tuontiin. Tällöin tuotavasta excel-tiedostosta täytyy löytyä asiakkaan sekä tehtävän (tarvittaessa myös projektin) kohdistustiedot (esim. nimi), työntekijän nimi, vuoron päivämäärä ja tuntimäärä (voi olla 0 tuntia) sekä tuotetiedot, jos vuorot halutaan tuoda tuotteiden kanssa.
Työvuorojen tuonnissa voidaan tuntimäärän sijaan käyttää myös vuoron aloitus- ja lopetusaikaa, jolloin Koho laskee vuorolle tunnit niiden perusteella.
Aloita työvuorojen tuonti asettamalla sarakeotsikot vastaamaan tuotavan tiedoston sarakkeita ja laita ”Tuo työvuoroja” -valinta päälle ennen ”Lataa” -painikkeen painamista. Jos työvuoroille ei haluta tuoda tuotteita, laita myös ”+ Ei tuotetta” -valinta päälle.
Painettuasi ”Lataa”, Excel-tiedostosta tuotavat työvuorot muodostuvat omiksi riveikseen valikoiden alapuolelta löytyvään listaukseen.
Tarkista vielä tiedot, valitse tallennettavat vuorot ja paina ”Tallenna valitut” -painikkeesta. "Valitse kaikki" - linkistä voit valita kaikki vuorot. Voit myös yksitellen tallentaa tuotavia vuoroja rivin oikeasta laidasta löytyvästä ”Tallenna” -painikkeesta. Tallennetut työvuorot siirtyvät "Projektit" - osion (tilin asetuksista riippuen saattaa olla myös "Laskut" - osio) "Laskuttamatta" - välilehdelle, jossa voit käsitellä niitä kuten normaaleja tuntikirjauksia. Tuntikirjauksien käsittelystä voit lukea lisää tästä ohjeesta: 3.8.4 Laskutettavien tuntikirjausten muokkaaminen.