Käyttäjien käyttöoikeuksien hallinnassa voidaan hyödyntää käyttäjäprofiileja, joita käytettäessä jokaiselle käyttäjälle ei tarvitse erikseen luoda käyttöoikeusmäärityksiä. Tämä on hyödyllistä, jos käyttäjiä on paljon tai jos tarvitaan useita erilaisia käyttöoikeuskokonaisuuksia. Kun profiili on kerran luotu, sitä voidaan hyödyntää aina kun jollekin käyttäjälle tarvitsee määrittää kyseiset käyttöoikeudet.  


Käyttäjäprofiileja hallinnoidaan asetuksista ”Käyttäjät”-osion ”Profiilit”-välilehdeltä. 



Käyttäjäprofiilin luominen 


Pääset luomaan uuden profiilin klikkaamalla ”Profiilit”-välilehdeltä löytyvää ”+ Profiili”-painiketta. 

Avautuvassa ikkunassa pääset määrittelemään seuraavat asiat: 

  • Profiilin nimi: Jokin profiilia kuvaava nimi 
  • Suite: Pääkäyttäjäoikeus, eli pääseekö käyttäjä Hallinta-puolelle vai ei.  
  • Myyjäoikeudet: Sopimus ja tarjous -näkymän oikeudet. Tähän löytyy neljä eri vaihtoehtoa 
    • Ei pääsyä: Ei pääsyä sopimus- ja tarjousnäkymään. Huom. ei poista näkymiä pääkäyttäjiltä. 
    • Myyjä: Käyttäjä pystyy Myynti - puolella luomaan uusia tarjouksia ja sopimuksia sekä pikakauppoja sekä tarkastelemaan ja muokkaamaan omia tarjouksiaan ja sopimuksiaan. 
    • Tiiminvetäjä: Tiiminvetäjä oikeuksilla pystyy omien tarjouksien lisäksi tarkastelemaan ja muokkaamaan muiden tekemiä tarjouksia. 
    • Myyntijohtaja: Myyntijohtajalla on edellisten lisäksi oikeus tarkastella myyntisuppiloa.
  • Ajanseuranta: Tuntikirjauspuolen oikeudet. Tähän löytyy kolme eri vaihtoehtoa: 
    • Ei pääsyä: Ei pääsyä tuntikirjauspuolelle.
    • Työntekijä: Oikeus tehdä tuntikirjauksia ja tarkastella omia tuntikirjauksia.
    • Työnjohtaja: Oikeus tehdä tuntikirjauksia ja tarkastella omia tuntikirjauksia, sekä oikeus vaihtaa roolia johonkin toiseen työntekijään ja tarkastella ja hyväksyä heidän tekemiään tuntikirjauksia.
  • Tiketit: Tiketöinnin ollessa käytössä tässä voidaan määrittää, mitä tikettejä käyttäjällä on oikeus käsitellä. Rajaus voidaan tehdä esimerkiksi vain käyttäjälle vastuutettuihin tiketteihin tai käyttäjän vastuuasiakkaiden tiketteihin.
  • Tiketit - Ilmoitukset: Asetuksella voit määrittää tuleeko käyttäjälle kaikki ilmoitukset, ei lainkaan ilmoituksia vai omien asetusten mukaiset ilmoitukset käyttäjälle vastuutetuista tiketeistä.
  • Rajaus: Asiakkaat: Määrittää näkeekö käyttäjä (esim. hakua käyttäessään) kaikki asiakkaat vai pelkästään ne, joiden vastuuhenkilönä hän on. 
  • Rajaus: Projektit: Määrittää näkeekö käyttäjä (esim. hakua käyttäessään) kaikki projektit vai pelkästään ne, joiden vastuuhenkilönä hän on. 
  • Ajanseuranta – Piilota raportoinnin saldot: Tällä asetuksella tuntikirjauspuolelta voidaan piilottaa kaikki hinta- ja muiden tekemät tunti -informaatiot. 
  • Lupa vaihtaa roolia: Asetus antaa käyttäjälle oikeuden vaihtaa roolia yrityksen kaikkien käyttäjien välillä. 


Control-näkymä:  

Control-oikeuksilla voidaan laajentaa käyttäjän oikeustasoa ja antaa hallitusti pääsy osaan hallintapuolen toiminnoista. Jos et halua lisätä control-oikeuksia profiiliin, jätä ”Control-oikeus”-valinta pois päältä ja siirry osion ohi. 

  • Control-oikeus: Määrittää pääseekö käyttäjä control-puolelle vai ei. Jos tämä asetus ei ole päällä, alla olevat määritykset eivät merkitse mitään, koska käyttäjällä ei ole pääsyä control-puolelle. 
  • Laskutus: Avaa hallintapuolelle erillisen osion yläpalkkiin nimeltä ”Laskut”. Antaa käyttäjälle oikeuksia tarkastella, muokata, luoda ja poistaa laskuja. Käyttäjä ei kuitenkaan näe työvuoroja tämän asetuksen perusteella, eikä täten voi luoda laskuja työvuorojen pohjalta (tai nähdä laskuttamattomia työvuoroja) ilman lisämäärityksiä (alempana) 
  • Hyväksymättä, Lähettämättä ja Lähetetty-valinnat: Määrittää mitkä välilehdet käyttäjä näkee laskutusosiossa.  
  • Laskujen näkyvyyden tarkennus (alasvetovalikko): Voit määritellä näkeekö käyttäjä kaikki laskut, vai pelkästään asiakkaiden ja projektien, joille käyttäjä on vastuuhenkilönä, laskut TAI henkilön tiimille määritettyjen asiakkaiden ja projektien laskut. 
  • Projektit: Antaa käyttäjälle oikeuden projektit-osioon. Asetus täytyy olla päällä jos käyttäjälle halutaan antaa pääsy tarkastelemaan ja muokkaamaan vuoroja. Asetus ei itsessään vielä anna pääsyä projekteihin (ainoastaan projektit-näkymään). 
  • Laskutus – vuorojen näkyvyys: Määrittää näkeekö käyttäjä tehdyt vuorot (ja samalla pystyykö hän viemään ne laskulle). Projektit-valinnan täytyy olla päällä jotta tämä asetus toimii. Asetuksen alasvetovalikosta voidaan vielä rajata mitkä vuorot käyttäjä näkee. 
  • Projektien näkymä: Määrittää näkeekö käyttäjä Projektit - välilehdellä työmääräyspohjat, kiinnitykset, kaudet ja toimenpitteet sekä henkilömatriisi - osiot kaikkien projektien osalta vai vain sellaisten projektien osalta, joissa käyttäjä on osallinen, vastuullinen tai osanottaja.
  • Projektien muokkausoikeus: Asetuksella voidaan määrittää voiko käyttäjä tarkastella, muokata, luoda ja poistaa projekteja. Alasvetovalikosta voidaan valita voiko käyttäjä hallinnoida 1) kaikkia projekteja, 2) vain niitä projekteja, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä tai 3) niitä projekteja joissa käyttäjä on osanottajana. 
  • Vuorojen muokkausoikeus: Määrittää onko käyttäjällä oikeus muokata kaikkien työntekijöiden työvuorojen tietoja, vai vain omien työvorojensa tietoja. 
  • Raportointi: Tämän asetuksen ollessa päällä käyttäjä saa pääsyn hallintapuolen ”Raportit”-osioon.  
  • Raportointi – Näkyvyys: Määrittää mitkä projektit (ja niiden alaiset työvuorot) näkyvät käyttäjälle raportointipuolella. Vaihtoehtoina kaikki, omat asiakkaat (projektit, joissa itse asiakkaan vastuuhenkilönä) omat projektit (projektit, joissa itse vastuuhenkilönä), omat vuorot (projektit joiden vastuuhenkilönä, tai projektin asiakkaan vastuuhenkilönä käyttäjä on), tiimin jäsenet (käyttäjän tiimin jäsenten vastuiden määrittämät projektit näkyvät) ja omat projektit ja tiimin jäsenet (kaikki projektit joissa joku tiimiläinen tai käyttäjä itse ovat vastuuhenkilönä). 
  • Raportointi – Laskutus: Asetuksen ollessa päällä käyttäjä saa pääsyn ”Raportit”-osion ”Laskutus”-kategorian raportteihin. 
  • Raportointi – Sopimukset: Asetuksen ollessa päällä käyttäjä saa pääsyn ”Raportit”-osion ”Sopimukset”-kategorian raportteihin. 
  • Työntekijät: Antaa käyttäjälle pääsyn käyttäjien hallintanäkymään, jossa hän pystyy tarkastelemaan kaikkia käyttäjiä sekä muokkaamaan heidän tietojaan muutamin rajoituksin. Käyttäjä ei pysty muokkaamaan omia käyttöoikeuksiaan, eikä pysty antamaan suoraan pääkäyttäjäoikeuksia käyttäjille (joskin hän voi vaihtaa jonkin käyttäjän käyttöoikeus-profiilia sellaiseen, joka sisältää pääkäyttäjäoikeuden). Käyttäjä pystyy myös tarkastelemaan, muokkaamaan, luomaan ja poistamaan tiimejä sekä erikoisryhmiä. 
  • Lomahallinta: Määrittää pääseekö käyttäjä tarkastelemaan ja muokkaamaan käyttäjien lomia ja lomakalenteria. Alasvetovalikosta voi valita niin, että käyttäjä pystyy käsittelemään vain oman tiiminsä jäsenten lomia. Huom! ”Raportointi – Näkyvyys” (kts. ylempänä) asetus rajoittaa myös loma-osion näkyvyyttä, koska loma-osio kuuluu raportteihin. Esim. jos ”Raportointi – Näkyvyys” on määritetty ”Omat projektit”-rajaukseen, näkee käyttäjä Lomat-osiossa vain omat lomansa. 
  • Työmääräyshallinta: Työmääräyshallinnalla voidaan rajata pois käyttäjän mahdollisuus nähdä projektiosion työmääräyksiä. Näin käyttäjälle voidaan sallia esim. tuntien tarkastus ja käsittely, mutta hän ei pääse muodostamaan tai muokkaamaan tilin työmääräyspohjia.  
  • Asiakkaat: Antaa käyttäjälle pääsyn Hallintapuolen Asiakkaat-näkymään. Käyttäjä pääsee täällä tarkastelemaan asiakkaita ja heidän tietojaan (muiden control-asetusten aiheuttamien rajoitusten puitteissa). Käyttäjä voi myös arkistoida asiakkaita. 
  • Oikeus luoda ja muokata asiakkaita: Antaa käyttäjälle oikeuden muokata asiakkaiden tietoja sekä luoda uusia asiakkaita.  
  • Asiakkaiden näkyvyys: Asiakkaiden näkyvyys voidaan rajata vain niihin asiakkaisiin, joiden vastuuhenkilönä käyttäjä on. 
  • Sopimukset: Antaa pääsyn hallintapuolen ”Sopimukset”-osioon. 
  • Sopimusten näkyvyys: Asetuksella voidaan määrittää, mitkä sopimukset käyttäjä näkee. Vaihtoehtoina ovat kaikki sopimukset, vain omat sopimukset (käyttäjä vastuuhenkilönä) ja tiimin jäsenet (sopimukset, joissa käyttäjän tiimin jäsenet ovat vastuuhenkilönä).
  • Tarjoukset: Antaa pääsyn hallintapuolen ”Tarjoukset”-osioon. Lisäksi voidaan määrittää näkeekö käyttäjä kaikki tarjoukset tai rajata tarjousten näkyvyyttä käyttäjän tai käyttäjän tiimin tarjouksiin.
  • Tarjousten näkyvyys: Asetuksella voidaan määrittää, mitkä tarjoukset käyttäjä näkee. Vaihtoehtoina ovat kaikki tarjoukset, vain omat tarjoukset (käyttäjä vastuuhenkilönä) ja tiimin jäsenet (tarjoukset, joissa käyttäjän tiimin jäsenet ovat vastuuhenkilönä). 
  • Liidit: Antaa pääsyn "Tarjoukset" - osion liideihin sekä mahdollisuuden luoda uusia diilejä.
  • Tiedostot: Käyttäjälle voidaan erikseen sallia mahdollisuus nähdä esim. järjestelmän asiakas- ja/tai projektikorteilla olevaa tiedostot -osiota (Kysy tästä toiminnallisuudesta lisää Kohon asiakaspalvelusta) 
  • Hinnastot: Antaa käyttäjälle pääsyn Hinnastot-valikkoon ja oikeuden luoda, muokata ja poistaa hinnastoja. 
  • Kululaskut: Antaa käyttäjälle pääsyn Kululaskut-välilehdelle (Laskut-osiossa). Voit myös määritellä näkyykö käyttäjälle vai omat kululaskut, tiimin jäsenten kululaskut vai kaikki kululaskut.
  • Kuormitusrajaus: Valinta jolla voidaan määrittää Kuormitus-näkymien muokkausoikeuksia. Oletuksena käyttäjä voi muokata kuormitustietoja niille projekteille joille hänellä on muokkausoikeus (kts. ylempänä kohta Projektien muokkausoikeus), mutta voidaan vaihtoehtoisesti antaa oikeus muokata kaikkien projektien kuormitustietoja.
  • Control enterprise search: Vain konsernitileihin liittyvä asetus, jolla voidaan laajentaa control-käyttäjien hakutuloksia koko konsernin asiakkaisiin. Kysy tarvittaessa lisää asiakaspalvelustamme!
  • Control blokatut tehtävät: Käyttäjäprofiilin omaavat käyttäjät eivät näe tähän valituille tehtäville tehtyjä työvuoroja.
  • Control restricted employees: Käyttäjäprofiilin omaavat käyttäjät näkevät vain tähän valitut työntekijät ja heidän vuorot.

Työntekijät:  

Lopuksi voit määritellä profiilia käyttävät työntekijät olemassa olevien käyttäjien joukosta. Voit joko valita yksitellen työntekijöitä, tai valita erikoisryhmittäin tai tiimeittäin useita käyttäjiä kerrallaan. Jos profiilia ei haluta hyödyntää olemassa olevien käyttäjien kohdalla, voit ohittaa tämän osion. 


Lopuksi paina ”Tallenna”-painiketta ottaaksesi profiilin käyttöön.  


Käyttäjäprofiilin muokkaus tai poistaminen


Voit muokata tai poistaa käyttäjäprofiileja "Käyttäjät" - osion "Profiilit" - välilehdellä. Klikkaa haluamasi profiilin päältä, jolloin pääset tekemään siihen muutoksia. Muista tallentaa profiili lopuksi. 


Voit myös poistaa profiilin ikkunassa olevasta "Poista" - painikkeesta. Käyttäjäprofiilin poistaminen ei muuta siihen liitettyjen käyttäjien käyttöoikeuksia vaan ne säilyvät ennallaan.