Ohjeen sisältö
2. Sopimuksen laskukaudet -välilehti
1. Laskutuksen aktivoiminen
Vahvistetun sopimuksen tallentaminen ei automaattisesti käynnistä sopimuksen laskutusta Kohossa. Tämä johtuu siitä, että on olemassa sopimuksia, joiden laskutusta ei voida aloittaa ennen kuin asiakkaan kanssa sovitut esityöt on suoritettu. Suuremmassa organisaatiossa sopimuksen voi sopimuksen luoda yksi henkilö ja toisen henkilön vastuulla on tarkastaa ja hyväksyä sopimukset laskutukseen. Tästä syystä hyväksyttyjen sopimusten laskutus tulee aktivoida erikseen.
Sopimuksen tallentamisen jälkeen avautuu sopimussivulla, jossa näet kaikki sopimuksen tiedot. "Muokkaa" -painikkeella voit halutessasi palata tekemään muutoksia sopimukseen. Jos sopimuksessa kaikki on kunnossa ja haluat aktivoida sopimuksen laskutuksen, löytyy tähän kaksi eri vaihtoehtoa: aktivointi ja pika-aktivointi.
1.1 Pika-aktivointi
Sopimuksen pika-aktivointi tapahtuu klikkaamalla sopimussivulta "Pika-aktivoi" - painiketta. Pika-aktivoinnin jälkeen Koho muodostaa laskut automaattisesti järjestelmään, kun laskupäivämäärään on sopimuksen tiedoissa "Laskun luonti" - kentässä määritelty aika. Oletuksena tämä on 14 päivää. Huomioi siis, että ensimmäistä sopimuslaskua ei välttämättä vielä muodosteta pika-aktivoinnin yhteydessä, jos laskupäivämäärään on liian pitkä aika.
1.2 Aktivointi
Jos sopimuksen aktivoinnin yhteydessä halutaan tehdä tarkempia määrityksiä, tällöin valitaan pika-aktivoinnin sijaan aktivointi. Aktivoinnin voi aloittaa painamalla "Aktivoi" - painiketta.
Aktivoinnin ensimmäisellä välilehdellä voit muokata sopimuksen laskutustietoja. Kun olet tarkastanut tiedot, paina sivun alareunasta löytyvää "Vahvista tiedot ja siirry ositukseen" - painiketta.
Osituksessa voit tarvittaessa jakaa sopimuksen useampaan osaan. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi tilanteissa, joissa sopimuksella olevat kuukausiveloitettavat palvelut ja kertaluontoiset tuotteet halutaan jakaa eri sopimuksille kirjanpitoa ja laskutusta varten. Aloita ositus painamalla "+Osita" - painiketta.
Nyt voit antaa uudelle sopimukselle nimen sekä määrittää, mitkä tuotteet ositetaan uudelle sopimukselle.
Lopuksi paina painikkeesta "Vahvista ositus ja siirry laskutukseen". Koho luo uudet sopimukset ja sen jälkeen pääset aktivoimaan sopimuksen laskutuksen "Laskutus" - välilehdellä.
"Laskutus" - välilehdellä voit valita, mitkä laskut Koho muodostaa sopimusta aktivoidessa. Lisäksi voit valita vaihtoehdon "Laskutettu ulkoisesti" jos lasku on jo laskutettu aiemmin. Lopuksi paina "Aktivoi sopimus" - painiketta. Jos olet osittanut sopimuksen, sinulla näkyy tällä sivulla kaikkien osituksessa muodostettujen sopimusten tiedot.
2. Sopimuksen laskukaudet -välilehti
Kun sopimus sisältää kausiveloitettavia tuotteita ja sopimuksen laskutus on aktivoitu, voit käydä tarkastelemassa, miten sopimuksen laskukaudet muodostuvat. Tämä tapahtuu sopimuksen sivun kautta painamalla "Laskukaudet" - painiketta.
Laskukaudet sivulla pääset näkemään etukäteen tulevia sopimuksen laskukausia. Kausilaskutettavat -osio toimii yhteenvetona sopimuksen laskutustiedoista, kausijaottelusta sekä sen sisältämistä palveluista.
Alempana sivulla olevasta "Laskukaudet" - osiosta näet sopimuksen laskujen laskutuspäivät, laskukauden, laskun nettosumman sekä laskun tilan. Pääset esikatselemaan ja muokkaamaan laskua klikkaamalla laskun rivin päältä. Muokkausikkunassa voit muokata laskun kautta, luoda laskun tai merkitä laskun ulkoisesti laskutetuksi. Lopuksi paina "Muokkaa" - painiketta.
Voit avata laskun klikkaamalla sen nimen päältä. Jos laskua ei ole vielä hyväksytty, sen oikealla puolella on teksti "Hyväksymättä". Avattuasi laskun voit klikata sen yläreunassa olevaa "Hyväksy" - painiketta. Tulevan sopimuskauden laskun pääset luomaan klikkaamalla "Luo lasku" - linkkiä.
