Kohossa projektien etenemistä voidaan helposti seurata projektisuunnitelmien avulla. Tässä ohjeessa tutustutaan projektisuunnitelman seuraamiseen ja ylläpitoon liittyviin asioihin hallintapuolella. Jos olet kiinnostunut projektisuunnitelman toiminnasta tuntikirjaajan näkökulmasta, tutustu seuraaviin ohjeisiin: 2.6.1 Projektisuunnitelmat timesheetillä ja 2.6.2 Projektisuunnitelmat projektit-välilehdellä
Parhaiten projektisuunnitelmien tarkastelu ja hallinnointi onnistuu Projektit-valikosta ”Vaiheet” -välilehdeltä, jossa voidaan tarkastella suunnitelmia projektikohtaisesti. Näytettäviä projektisuunnitelmia voidaan rajata projekti- ja vaihevastuiden, asiakkaiden, tehtäväryhmien, projektiryhmien sekä ajan perusteella.
Ajastetut vaiheet
Jos projektisuunnitelmilta löytyy sellaisia vaiheita, joille on määritetty päivämäärä, nämä vaiheet tulevat välilehden yläosaan näkyville. Huomioi, että tämä koskee vain suorittamattomia vaiheita.
Taulukossa olevista vaiheista on nähtävissä niille määritetty päivämäärä, asiakas, projekti, vaiheen nimi sekä vaiheelle määritetty vastuuhenkilö. Jos vaiheelle määritetty päivämäärä on jo mennyt, päivämäärä näkyy punaisena. Näin myöhässä olevat vaiheet on helppo erottaa. Rivin oikeasta laidasta voidaan merkata vaiheita suoritetuksi. Klikatessa jonkin vaiheen riviä, Koho automaattisesti avaa projektisuunnitelman, johon vaihe kuuluu. Samalla sivu siirtyy tämän projektisuunnitelman kohdalle ja kyseinen vaihe korostetaan hetkellisesti.
Päivämäärällisiä vaiheita voidaan katsoa myös kalenterimuodossa. Tällöin tarvitsee rastittaa haun rajauskenttien oikealla puolella oleva ”Kalenteri” -valinta. Kalenterissa näkyy päivän kohdalla suorittamattomien vaiheiden määrä, mikäli kyseiselle päivämäärälle on asetettu vaiheita. Klikkaamalla jonkun päivän päältä, saat auki vain kyseiselle päivälle määritetyt vaiheet.
Listaus projektisuunnitelmista
Ajastettujen vaiheiden alapuolelta löytyy oletuksena listaus kaikista projektisuunnitelmista. Välilehden yläreunassa olevien rajauskenttien avulla voit tehdä rajauksia näkyvissä oleviin projektisuunnitelmiin. Klikkaamalla yksittäisen suunnitelman rivin kohdalta kyseinen projektisuunnitelma saadaan auki, jolloin sitä voidaan tarkastella ja muokata. Jos haluat avata kaikki projektisuunnitelmat kerralla, haun rajauksen oikealta puolelta löytyy ”Avaa kaikki” -painike.
Suunnitelman tarkastelu
Avautuvasta tarkastelunäkymästä nähdään kaikki suunnitelman vaiheet sekä niiden tiedot ja suoritusaste. Jos vaiheelle on kirjattu tunteja, vaiheen vasemmassa laidassa näkyy ✓-merkki ja pieni ympyrä. Jos vaihe on myös merkitty suoritetuksi, ympyrä näkyy vihreänä, ja myöhästyneen vaiheen kohdalla punaisena.
Tarkastelunäkymästä nähdään myös vaiheille kirjattujen tuntien (tai euromääräisten kulujen) määrä suhteessa budjettiin ja vaiheille lisätyt sisäiset kommentit. Tuntikirjauksia voidaan tarkemmin tutki klikkaamalla sinisen luvun kohdalta ”Tunnit” -sarakkeessa. Yksittäisen tuntikirjauksen rivin kohdalta painamalla voidaan vielä muokata kirjauksen tietoja jälkikäteen.
Suunnitelman muokkaus
Jos suunnitelmaa halutaan muokata, tämä onnistuu avaamalla projektisuunnitelman tarkastelunäkymä ja klikkaamalla ”Muokkaa” -painiketta.
Avautuvassa näkymässä voidaan muokata kaikkia samoja tietoja, mitä myös suunnitelmaa luotaessa voidaan muokata: esimerkiksi suunnitelman ja vaiheiden budjettia, veloitus- ja laskutusperiaatetta, päivämäärää ja nimeä. Lisäasetuksia saadaan vaiheille rivin oikeasta laidasta (3 pistettä), josta voidaan lisätä mm. alivaiheita ja henkilöitä vaiheelle. Tarkemmin projektisuunnitelmien sisällöstä ja muokkaamisesta kerrotaan ohjeessa 3.11.1 Projektisuunnitelman luominen. Muista lopuksi tallentaa tekemäsi muutokset.
Yksittäisiä vaiheita pääset muokkaamaan viemällä kursorin vaiheen riville ja klikkaamalla ilmestyvää muokkauspainiketta. Avautuvassa ikkunassa pääset muokkaamaan kyseistä vaihetta.
Kommentit, keskustelut ja projektisuunnitelman arkistointi
Projektisuunnitelman "Kommentit" - painikkeesta saat näkyviin moniriviset kommentit. "Keskustelut" - painikkeesta avautuu projektin keskustelu - näkymä, jossa voit aloittaa projektille uuden keskustelun tai vastata olemassa oleviin projektin keskusteluihin. Jos projektilla on jo keskusteluita, niiden lukumäärä näkyy projektisuunnitelmalla "Keskustelut"-painikkeessa. Lue projektien keskusteluista lisää tästä ohjeesta: 3.3.5 Projektien keskustelut. Projektisuunnitelman voi arkistoida klikkaamalla ”Arkistoi” -painikkeesta.