Käyttäjien hallinnoimisen ja käyttäjien tarkastelun helpottamiseen esimerkiksi raportointipuolella löytyy useita työkaluja pääkäyttäjäasetuksien ”Käyttäjät”-osiosta. Tässä ohjeessa käydään läpi ”Käyttäjät”-osion ”Vastuut”, ”Tiimit” ja ”Erikoisryhmät”-välilehdiltä löytyvät työkalut.
Vastuut
”Vastuut”-välilehdeltä löydät työkalun, jonka avulla seurata ja säätää asiakkaiden sekä projektien vastuuhenkilöitä. Vastuuhenkilöiden avulla voidaan esimerkiksi määritellä työmääräysten näkyvyyttä. Välilehdellä olevasta matriisista näet kaikki työntekijät ja mille asiakkaille/projekteille heidät on määritetty vastuuhenkilöksi. Matriisia on helppo muokata ja tällä tavoin määrittää ja säätää vastuuhenkilöitä. Matriisin sisältöä voidaan rajata asiakasryhmien, tiimien, työntekijän, myyjän tai roolin perusteella, tai voit hakea yksittäistä asiakasta hakukentän avulla.
Valitsemalla ”Projektit”-kenttä saadaan myös näkyviin asiakkaille lisätyt projektit ja niille määritetyt vastuuhenkilöt, jolloin myös niitä voidaan tarkastella ja muokata.
Matriisin avulla työntekijöiden lisääminen vastuuhenkilöksi tai poistaminen vastuuhenkilön asemasta on hyvin yksinkertaista. Etsi vain matriisista oikean asiakkaan tai projektin rivi ja mene sen solun kohdalle, josta löytyy halutun työntekijän sarake. Klikkaa solusta, jolloin työntekijä lisätään vastuuhenkilöksi, jos hän ei aiemmin ollut asiakkaan/projektin vastuuhenkilö, tai poistetaan vastuuhenkilön asemasta jos hän oli vastuuhenkilönä.
Kuvan solua klikatessa Matti Meikäläinen asetetaan Esimerkille vastuuhenkilöksi.
Jos ympäristössä on käytössä asiakas- ja projektiroolit, matriisia voi tarkastella myös rooleittain valitsemalla "Rooleittain" kentän. "+" - painikkeesta saat lisättyä työntekijälle uuden asiakas- tai projektiroolin. Lue asiakas- ja projektirooleista lisää tästä ohjeesta: 3.6.6. Asiakas- ja projektiroolit.
Tiimit
Tiimit on työntekijöiden ryhmittelyyn tarkoitettu työkalu. Tiimejä voidaan hyödyntää monissa paikoissa Kohossa, muun muassa raporttien rajauksessa, työmääräyksien kohdistamisessa ja vastuuhenkilöiden määrittämisessä. Työntekijöiden jakaminen tiimeihin siis helpottaa käyttäjien hallinnointia ja tarkastelua, etenkin kun työntekijöitä on paljon. Huom! Yksi henkilö voi kuulua vain yhteen tiimiin kerrallaan.
Tiimin luominen
Tiimejä luodaan asetuksien Käyttäjät-osion ”+ Tiimi”-painikkeesta.
Avautuvassa ikkunassa pääset määrittelemään tiimin tiedot.
- Nimi: Tiimille voi antaa nimen
- Selite: Vapaa tekstikenttä tiimiä koskeville lisätiedoille.
- Oletustyöaika (h): Tällä asetuksella voit asettaa koko tiimille saman oletustyöajan päivää kohti (työaikakelloa käyttäen). Koho luo automaattisesti työaikotavoitteet tiimille tämän asetuksen perusteella, jos tavoitteita ei ole ennestään määritelty. HUOM! Työaikatavoitteet eivät välttämättä tule välittömästi näkyviin.
- Esihenkilöt: Voit asettaa tiimille yhden tai useamman esihenkilön.
- Työmääräyskategoria: Tämän kentän avulla voidaan hallita tiimin tikettinäkyvyyksiä. Tämä toiminto rakennetaan yrityskohtaisesti, joten kenttä tulee oletuksena jättää tyhjäksi.
Työntekijöitä voidaan lisätä tiimiin yksitellen tai valita "Valitse erikoisryhmä" - valikosta erikoisryhmän, johon kuuluvat työntekijät valitaan tiimin jäseniksi. Voit myös klikata ”Valitse kaikki”-painiketta jonkin tiimin kohdalla, jolloin kaikki tiimin jäsenet valitaan uuteen tiimiin. Muista kuitenkin, että yksi henkilö voi olla vain yhdessä tiimissä kerrallaan. Lopuksi paina "Tallenna" luodaksesi tiimin.
Tiimien muokkaus ja poistaminen
Luodut tiimit ja niiden listauksen löydät asetuksien ”Käyttäjät”-osion ”Tiimit”-välilehdeltä. Listauksesta näet kaikki tiimit ja pääset muokkaamaan niitä. Klikkaamalla yksittäisen tiimin riviä aukeaa muokkausnäkymä, jossa voit tehdä muutoksia tiimiin. Muista tallentaa tehtyäsi tarvittavat muutokset.
Tiimin muokkausnäkymässä voit myös poistaa tiimin klikkaamalla ikkunan yläosassa olevaa ”Poista”-painiketta. Kun poistat tiimin, sen sisältämät työntekijät palautuvat ”Luokittelemattomat”-tilaan, eli tällöin he eivät enää kuulu mihinkään tiimiin.
Erikoisryhmät
Erikoisryhmiä voidaan käyttää työntekijöiden vapaampaan ryhmittelyyn verrattuna tiimeihin. Erikoisryhmiä käytetään lähinnä useiden käyttäjien samanaikaiseen rajaukseen tai valitsemiseen raportointipuolella sekä paikoissa, joissa on mahdollista valita useita työntekijöitä kerralla. Toisin kuin tiimien kanssa, yksi käyttäjä voi kuulua moneen erikoisryhmään samanaikaisesti, joten erikoisryhmiä voidaan luoda enemmän ja vapaammin.
Erikoisryhmän luominen
Erikoisryhmiä pääsee luomaan asetuksien ”Käyttäjät”-osion ”Erikoisryhmät”-välilehdeltä klikkaamalla ”+ Erikoisryhmä”-painiketta.
Avautuvassa ikkunassa voit määritellä ryhmälle nimen, sitä kuvaavan selitteen sekä valita ryhmään kuuluvat henkilöt. Voit valita useita henkilöitä kerrallaan hyödyntämällä jo olemassa olevia erikoisryhmiä tai valita tiimeittäin klikkaamalla tiimin kohdalla olevaa ”Valitse kaikki”-painiketta.
Työmääräysmatriisi - valintaa voidaan käyttää siihen, jos halutaan rajata henkilömatriisissa näkyviä työntekijöitä erikoisryhmien mukaan.
Kun olet tehnyt haluamasi määritykset, paina ”Tallenna”-painikkeesta luodaksesi ryhmän.
Erikoisryhmien muokkaus ja poistaminen
Erikoisryhmiä voi muokata ja poistaa samalla välilehdellä, millä luotiin uusia erikoisryhmiäryhmiä. Klikkaamalla haluamasi erikoisryhmän päältä saat auki erikoisryhmän muokkausikkunan, jossa voit tehdä haluamasi muutokset tai poistaa erikoisryhmän yläosasta löytyvällä ”Poista”-painikkeella.
