Palvelun tilaaminen ja käyttö
Halutessasi ottaa käyttöösi Sopimuskoneen sähköiset allekirjoitukset, voit klikata Sopimuskoneen etusivun yläkulmassa näkyvää "Ota käyttöön sähköinen allekirjoitus!" -linkkiä.
Palvelun tilaaminen/aktivoiminen Sopimuskoneessa
Kun olet klikannut "Ota käyttöön sähköinen allekirjoitus!" -linkkiä, sinulle avautuu sähköisen allekirjoituksen tilauslomake. Syötä yhteystiedot "Vahvista yhteystietosi"-kenttiin ja lue palvelun käyttöehdot. Kun olet hyväksynyt käyttöehdot, tulee "Tilaa sähköinen allekirjoitus" -painike näkyviin. Klikkaamalla painiketta, voit heti aloittaa sopimustesi sähköisen allekirjoittamisen. Saat tarvittaessa avattua tämän ohjeen painamalla "Lue lisää sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta ja toiminnasta"-linkkiä.
Sopimusten sähköinen allekirjoittaminen Sopimuskoneessa
Kun sähköinen allekirjoitus on aktivoitu, Sopimuskoneen sopimusriveille syntyy uusi sarake "VismaSign", josta voidaan: lähettää sopimuksia allekirjoitettavaksi, nähdä allekirjoitusprosessin tilanne tai tarkastella allekirjoitettuja sopimuksia. Jos sopimusta ei ole vielä lähetetty allekirjoitettavaksi, näkyy sarakkeessa ainoastaan "Lähetä"-vaihtoehto.
Sopimuksen lähettäminen allekirjoitettavaksi
Kun haluat lähettää sopimuksen asiakkaan allekirjoitettavaksi, klikkaa sopimusrivin VismaSign -sarakkeesta löytyvää "Lähetä"-linkkiä.
Tämän jälkeen sinulle avautuu "Visma Sign -lähetys"-ikkuna, jossa voit määrittää lähettäjän sähköpostiosoitteen sekä sopimuksen allekirjoittajien sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Voit lisätä allekirjoittajien määrää painamalla "+ Lisää"-painiketta. Kun olet syöttänyt kaikkien allekirjoittajien tiedot, voit lähettää sopimuksen painamalla "Lähetä"-painiketta. Saat tarvittaessa suljettua ikkunan painamalla rastia oikeassa yläkulmassa tai vaihtoehtoisesti ESC-painikkeella.
Sopimuksen allekirjoituksen tilanne Sopimuskoneessa
Kun olet klikannut "Lähetä"-painiketta, VismaSign-sarakkeeseen ilmestyy informaatiota sopimuksesi sähköisen allekirjoittamisen tilasta. Punainen "Kesken" tarkoittaa, että sopimusta ei ole vielä allekirjoitettu. Voit klikata "Kesken"-painiketta, jolloin avautuu ikkuna josta näet allekirjoittajien tiedot, allekirjoituksen tilan, linkin allekirjoitukseen, sekä salasanan allekirjoitusta varten.
Sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen asiakkaan näkökulmasta
Edellisen vaiheen "Lähetä" -painikkeen klikkaaminen lähettää myös kaikille lähettämisvaiheessa kutsutuille henkilöille sähköpostin, jossa heitä kehotetaan siirtymään VismaSign -allekirjoituspalveluun sopimuksen allekirjoittamiseksi.
Kun asiakas on klikannut linkkiä hän ohjautuu VismaSign-palveluun.
Syöttämällä sähköpostissa mukana olevan salasanan, pääsee allekirjoittaja avaamaan, esikatselemaan ja allekirjoittamaan sopimuksen.
Jos sopimus on jo allekirjoitettu, sähköpostin linkki lopettaa toimintansa ja klikkaajalle ilmoitetaan, että "Kutsu on jo käytetty".
Sopimuksen esikatselu palvelussa
VismaSign -palvelu on jaettu kolmeen vaiheeseen:
- Tutustu asiakirjaan
- Allekirjoittajan tunnistaminen
- Allekirjoita asiakirja
Ensimmäisessä vaiheessa allekirjoittaja voi lukea läpi tai ladata itselleen sopimuksen, jonka hänet on pyydetty allekirjoittamaan. Allekirjoittajalla on myös mahdollisuus lähettää viesti kutsujalle, jos hän kokee siihen olevan tarvetta.
Toisessa vaiheessa tulee allekirjoittajan tunnistautua oikeaksi henkilöksi, jolta allekirjoitus halutaan. Kun sopimus halutaan allekirjoittaa, tulee allekirjoittajan klikata "Siirry tunnistautumaan"-painiketta.
Tunnistautuminen palvelussa
Kun "Siirry tunnistautumaan"-painiketta on klikattu, tulee allekirjoittajan valita seuraavaksi tunnistustapa (esim. mobiilivarmenne tai verkkopankkitunnistautuminen). Kun henkilötiedot ovat varmennettu, allekirjoittaja voi allekirjoittaa sopimuksen.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Painamalla "Allekirjoita asiakirja", voidaan palvelun vasemman reunan sopimus allekirjoittaa.
Allekirjoittaja saa palvelusta kuittauksen allekirjoittamisen onnistumisesta. Allekirjoittamisen jälkeen palvelun vasemman reunan sopimus päivittyy allekirjoitetuksi versioksi, jossa ovat mukana sähköisen allekirjoituksen leimat, sekä yhteenveto sopimuksen allekirjoittaneista henkilöistä. Allekirjoittaja voi halutessaan ladata palvelusta itselleen talteen allekirjoitetun PDF-version sopimuksesta.
Klikkaamalla "Sulje allekirjoitusprosessi"-painiketta, pääset kirjautumaan ulos ja poistumaan palvelusta.
Sähköisesti allekirjoitettu sopimus
Jos kaikki sopimukseen määritetyt allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet sopimuksen saa sen alkuperäinen lähettäjä ao. ilmoituksen sähköpostiinsa, että kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sähköpostin liitteenä on myös sopimuksen allekirjoitettu PDF-versio, joka tallentuu myös Sopimuskoneeseen.
Sopimuksen statuksen muutos Sopimuskoneessa
Kun kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet jonkin sopimuksen, muuttuu sen tila myös Sopimuskoneen VismaSign-sarakkeella.
Klikkaamalla vihreää statusta saadaan avautumaan sopimuksen allekirjoitettu PDF, jossa joka sivulla on leima allekirjoituksesta sekä viimeisellä sivulla listataan sopimuksen allekirjoittajat.