Ohjeen sisältö:
- Asiakkaan lisäys ja sopimuksen voimassaolo
- Hinta- ja lisätiedot
- Yleiset sopimusehdot
- Liite: Sopimus henkilötietojen käsittelystä TAL2018
- Palvelualueet
- Esikatselu ja tallennus
- Liitteiden ja palvelualueiden määrittelyt
- Asiakkaan antama ohjeistus henkilötietojen käsittelyssä
Uuden sopimuksen pääset luomaan ylävalikon ”Uusi sopimus”-kohdasta.
Avautuvan näkymän oikeassa laidassa on 3 valintaa:
Vain henkilötietojen sopimus TAL2018: Jos haluat luoda vain TAL2018-mukaisen, henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen, aktivoi tämä valinta. HUOM! Sopimuspohja muuttuu tämän valinnan ollessa päällä, jolloin osa tämän ohjeen sisällöstä ei ole näkyvillä tällöin sopimuskoneen näkymässä.
Mallisopimus: Tämän valinnan ollessa päällä Koho tallentaa luomasi sopimuksen mallisopimuspohjaksi. Mallisopimuksia pystyy käyttämään pohjana uusille sopimuksille.
Valitse pohja: Kun olet luonut vähintään yhden mallisopimuspohjan, voit valita listasta pohjana käytettävän mallisopimustyypin.
1. Asiakkaan lisäys ja sopimuksen voimassaolo
Valittuasi haluamasi alustavat asetukset, valitse asiakas jolle sopimus luodaan. Voit joko valita asiakkaan yrityksesi asiakaslistasta tai luoda uuden asiakkaan. Jos asiakkaan luominen ei ole sinulle tuttua, voit tutustua siihen enemmän tästä linkistä: Uuden asiakkaan luominen. Täydennä asiakkaan tiedot haluamasi kaltaiseksi.
Asiakkaan valittuasi voit määritellä asiakkaalle yhteyshenkilöitä ”+ Uusi yhteyshenkilö”-painikkeesta. Luo haluamasi yhteyshenkilöt ja täydennä heidän tietonsa tarvittaviin kenttiin. Luodut yhteyshenkilöt tallentuvat järjestelmään asiakkaalle, ja löytyvät automaattisesti myöhemmin esimerkiksi kun asiakkaalle luodaan uutta sopimusta.
Jos haluat poistaa yhteyshenkilön, klikkaa yhteyshenkilön tietojen oikeassa laidassa olevaa roskakori-kuvaketta.
Asiakkaan valinnan jälkeen määrittele sopimuksen voimassaoloaika määräaikaiseksi tai toistaiseksi voimassaolevaksi.
Toistaiseksi: Sopimus on voimassa kunnes se halutaan päättää. Määrittele myös sopimuksen irtisanomisaika (aika jonka sopimus on voimassa sen jälkeen kun sopimus irtisanotaan) alasvetovalikosta.
Määräaikainen: Sopimus on voimassa tietyn määräajan. Määrittele aukeavaan tekstikenttään sopimuksen voimassaoloaika.
2. Hinta- ja lisätiedot
Hintatiedot-osiossa voit määritellä sopimuksellesi sitä koskevan hinnaston. Voit liittää hinnaston liitetiedostona tai kirjoittaa sen tekstimuotoisena. Voit myös valita ”Erillisellä sopimuksella”-valinnan, jolloin
sopimukseen ei tule hintatietoja laisinkaan, vain maininta niiden olemassaolosta toisella sopimuksella.
Lisätiedot-osiossa voit määritellä seuraavat asiat:
Yhteyshenkilö: Sopimukselle määritetty yhteyshenkilö, tulee näkyviin sopimuksen alkuun. Jos ”Allekirjoittaja”-kohta on valittu, tulee yhteyshenkilön nimi myös allekirjoitusosioon ”Nimenselvennys”-kohtaan.
Varalla: Sopimuksen varalla oleva yhteyshenkilö.
Asiakkaan allekirjoittaja (optionaalinen): Asiakas, jonka on tarkoitus allekirjoittaa sopimus. Nimi tulee näkyviin allekirjoitusosion ”Nimenselvennys”-kohtaan.
Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä/vahinkotapahtuma: Tilitoimistolle voidaan määritellä vastuun enimmäismäärä vahinkotapahtumaa kohti sellaisia tapahtumia varten jossa tilitoimiston huolimattomuus johtaa välittömiin vahinkoihin. Jos enimmäismäärää ei erikseen määritellä, tämä summa on normaalisti enintään 10 000 euroa.
Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä useista vahinkotapahtumista/vuosi: Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä tilikautta kohden sellaisia tapahtumia varten joissa tilitoimiston huolimattomuus johtaa välittömiin vahinkoihin. Jos enimmäismäärää ei erikseen määritellä, tämä summa on yhteensä enintään 20 000 euroa.
Kieli: Sopimuksessa käytettävä kieli.
Lisäallekirjoitusrivit: Allekirjoitusosioon tulevien lisärivien määrä. Voidaan käyttää jos sopimus vaatii useampien henkilöiden allekirjoituksen.
3. Yleiset sopimusehdot
Tällä valinnalla tulevat TAL2018 Yleiset sopimusehdot sopimuksen loppuun. Voit myös lisätä liitteitä tässä osiossa, nämä liitteet liitetään Yleisten sopimusehtojen yläpuolelle sopimus-dokumenttiin.
Tässä kohdassa voit valita ne liitteet, jotka haluat sisällyttää sopimukseen. Liitteiden sisältöä pystyy muokkaamaan sopimuskoneen muokkausnäkymässä alempana. Tarkemmat ohjeet liitteiden sisällön muokkaamisesta löytyvät tästä ohjeesta alempaa. Ottamalla valinnan pois tässä näkymässä poistaa myös liitteen muokkausosion sopimuskoneessa.
4. Liite: Sopimus henkilötietojen käsittelystä TAL2018
5. Palvelualueet
Valitse ne palvelualueet jotka sopimukseen halutaan sisällyttää. Rastittamalla jonkin palvelualueen avautuu alemmas tarkempi valintanäkymä valitun alueen sisällöstä, jossa voidaan määrittää yksityiskohtaisesti palvelualueen sopimuksenalainen sisältö.
Valitsemattomat palvelualueet näkyvät sopimuksessa harmaina riveinä, ajatuksena on että sopimusta käytäessä läpi ne on tiedostaen jätetty pois. Jos haluat jättää rivin kokonaan pois sopimuksesta, paina rivin oikeassa laidassa olevaa silmä-kuvaketta.
Voit myös lisätä palvelualueen käyttöönottopäivän sekä kirjata viimeisimmän muutospäiväyksen, jos sopimuksen kohtia muokataan.
Omia palvelualueita voit lisätä ”+ palvelualue” painikkeesta listauksen alaosassa.
6. Esikatselu ja tallennus
Voit esikatsella sopimusta pdf-muodossa ”Esikatsele”-painikkeesta.
Piilota/näytä valitsemattomat-painike piilottaa sopimusdokumentista kaikki ne kohdat, joita ei ole valittu rastittamalla eikä ole myöskään piilotettu. Jos ne ovat jo piilotettu, sama painike tuo ne esiin, jolloin ne näkyvät sopimuksella harmaina riveinä.
”Tallenna ja tulosta”-painike tallentaa sopimusdokumentin ja lisää sen Sopimukset-valikossa olevaan listaan. Voit tallentamisen jälkeen muokata dokumenttia painamalla valikossa sopimuksen kohdalta ”Pohjaksi”-painiketta. HUOM! Liitteiden ja palvelualueiden määrittelyt löytyvät vasta tallennuspainikkeen jälkeen.
7. Liitteiden ja palvelualueiden määrittelyt
Tallennuspainikkeen alapuolelta löytyy kaikkien valittujen palvelualueiden, sekä henkilötietojen käyttöön liittyvien liitteiden tarkemmat määrittelyt. Voit valita kunkin alaotsikon alla kaikki ne kohdat, jotka on tarkoitus sisällyttää sopimukseen näkyviin. Valitsemattomat rivit tulevat näkyviin sopimukselle harmaina riveinä. Jos painat silmä -kuvaketta rivin oikeassa laidassa, riviä ei sopimuksessa tule näkyviin lainkaan.
Voit lisätä jokaiseen listaukseen omia rivejä ”+ rivi”-painikkeesta, tai voit myös korvata koko osuuden erillisellä PDF-tiedostolla rastittamalla valinnan alaotsikon alla.
8. Asiakkaan antama ohjeistus henkilötietojen käsittelyssä
Voit lisätä asiakkaan sanelemia ohjeita henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Voit kirjoittaa ne tekstikenttään tai liittää PDF-tiedostona. Tämä ohjeistus- osio liitetään sopimusdokumentissa henkilötietoihin liittyvien TAL2018-liitteiden alapuolelle. Jos erillistä asiakkaan antamaa ohjeistusta ei ole tai sitä ei muusta syystä haluta näkyviin sopimukselle, voidaan kohta piilottaa näkymän oikealla puolella olevasta silmä- kuvakkeesta painamalla.
