Portaali on kehitetty helpottamaan asiakasviestintää, sekä tiedostojen välittämistä. Portaalin keskeisimmät ominaisuudet ovat tiedostojen välittäminen ja kommunikointi. Rahanpesulain velvoitteiden osalta portaaliin pystyt täydentämään itsestäsi tarvittavat tiedot sekä tekemään sähköisen tunnistautumisen. Portaalin käyttöönotto edellyttää pohjatöitä Kohon ylläpidon toimesta, joten olettehan yhteydessä asiakaspalveluumme halutessanne ottaa Portaalin käyttöön.


Ohjeen sisällys


  1. Kirjautuminen
  2. Portaalin etusivu
  3. Valikko
  4. Keskustelut
  5. Tiedostot
  6. Seuranta
  7. Henkilöt
  8. Rahanpesulaki


1. Kirjautuminen


Ensikirjautuminen Portaaliin onnistuu sähköpostiin saapuvan aktivointilinkin kautta. Viesti sisältää linkin, josta pääset luomaan itsellesi salasanan sekä linkin, josta pääset kirjautumaan Portaaliin. Käyttäjätunnuksenasi toimii sähköpostiosoitteesi.


2. Portaalin etusivu


Portaali koostuu seuraavista osioista:



3. Valikko


Saat avattua valikon kikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa valikko-kuvaketta.



  • Yrityksen asetukset: Voit muokata yrityksen tietoja kuten nimeä, laskutusosoitetta, postinumeroa (Vain pääkäyttäjät).
  • Tunnistautuminen: Voit suorittaa tunnistautumisen passilla tai sähköisen tunnistautumisen kautta.
  • Omat asetukset: Voit muokata ilmoituksiin liittyviä asetuksia, vaihtaa kieltä tai vaihtaa oman salasanasi. Oletuksena portaalin kieli määräytyy kirjautumissivun mukaan, mutta täällä sitä voi tarpeen mukaan vaihtaa.
  • Keskustelut (sis. Arkistoidut): Voit siirtyä keskustelujen omalle sivulle.
  • Tiedostot (Kaikki): Voit siirtyä tiedostojen omalle sivulle.
  • Kirjaudu ulos: Pääset kirjautumaan ulos Portaalista.



                                                     

4. Keskustelut


    Keskustelut-näkymässä näkyy kaikki avoinna olevat keskustelut, jotka ovat käyttäjälle aiheellisia.

  • Keskustelun vasemmalla puolella oleva numero kertoo viestien lukumäärän.
  • Lukon kuva kertoo, onko keskustelu yksityinen vai ei. Keskustelu voidaan muuttaa yksityiseksi/julkiseksi klikkaamalla lukkoa. Lukon ollessa punainen ja lukittu tarkoittaa keskustelun olevan yksityinen.
  • Lukon oikealla puolella olevaa arkisto-ikonia painamalla saat arkistoitua keskustelun.
  • Pieni punainen piste luvun yläpuolella tarkoittaa, että keskustelussa on uusia viestejä
  • "Arkistoidut keskustelut"-painikkeesta avautuu uusi välilehti, josta näet kaikki arkistoidut keskustelut.



Keskusteluja voidaan aloittaa painamalla "Aloita uusi" -painiketta. Syötä uudelle keskustelulle nimi ja halutessasi kohde (kausi). Kohde määrittää automaattisesti keskustelun vastaanottajat käyttöoikeuksien mukaan.


Jos keskustelu asetetaan yksityiseksi, avautuu lista henkilöistä jotka voidaan asettaa keskustelun osanottajiksi. Yksityisen keskustelun näkevät vain keskustelun luonut henkilö, sekä siihen kiinnitetyt osanottajat.


Lopuksi paina "Avaa keskustelu"-painiketta avataksesi keskustelun.


Arkistoidun keskustelun voi palauttaa aktiiviseksi klikkaamalla oikeassa reunassa olevaa nuoli-painiketta.


Keskustelu-ikkuna


Keskustelu-ikkunan vasemmassa yläkulmassa näkyy päivämäärä, jolloin keskustelu on aloitettu, sekä keskustelun otsikko. Otsikon alapuolella näkyy keskustelun osalliset ja kenttää klikkaamalla voidaan keskusteluun lisätä uusia osanottajia. Osanottajia voidaan poistaa klikkaamalla osanottajan vasemmassa laidassa olevaa rastia.


"Valitse kohde"-kenttään voidaan valita kohdekategoria, jonka vastuuhenkilöt näkevät keskustelun. "Julkinen"-kentää klikkaamalla voidaan määrittää keskustelu julkiseksi tai yksityiseksi. "Valitse kohde"-kentän alapuolella näkyy listaus henkilöistä, jotka näkevät keskustelun.


Keskustelu voidaan arkistoida oikean yläkulman "Arkistoi"-painikkeesta. Keskustelu voidaan myös ladata PDF-tiedostoon painamalla "PDF"-painiketta.


Viemällä hiiren viestin päälle saat näkyviin yksittäiseen viestiin kohdistuvat toiminnot. Viestistä voidaan avata uusi keskustelu klikkaamalla alaspäin osoittavaa nuolta. Voit lähettää viestistä muistutuksen keskustelun muiden osallisten sähköpostiin painamalla kello-kuvaketta. Viestin saa myös poistettua painamalla rastia.


Keskustelussa käytetään rich text editoria, jonka avulla voidaan muotoilla tekstiä monilla eri tavoin. Editorissa voidaan muunmuassa muuttaa tekstin formaattia (Paragraph), tekstin ja taustan väriä, poistaa formatointi, lisätä/muokata linkkejä jne.


Oikean alakulman "+ File"-painikkeesta voidaan lisätä keskusteluun tiedostoja hakemiston kautta. Keskusteluun lisätyt tiedostot näkyvät viesteinä omilla riveillään.


5. Tiedostot


Tiedostoja voidaan lisätä joko raahaamalla tai vaihtoehtoisesti klikkaamalla kenttää, jolloin avautuu resurssienhallinta. Mobiilissa voit ottaa suoraan kameralla kuvan ja lisätä ne tiedostoiksi. Kaikki tiedostot näkyvät listassa.


Voit hakea tiedostoja syöttämällä tiedoston nimen hakukenttään.


HUOM! Muistathan lisätä tiedostoille oikean kirjanpidon/palkanlaskennan kauden, sekä asettaa tiedoston oikeaan kansioon. Näin varmistetaan, että tiedostot ohjautuvat oikeaan paikkaan ja oikealle henkilölle.


Klikkaamalla etusivun "Kaikki tiedostot"-painiketta avautuu Tiedostot-sivu uuteen välilehteen.


Tiedostot-sivulla voit rajata listauksen tiedostoja päivämäärän, kauden tai kansion nimen perusteella. Voit myös pakata tiedostoja klikkaamalla "ZIP"-painiketta, valitsemalla tämän jälkeen pakattavat tiedostot klikkaamalla tiedostorivin vasemmassa reunassa olevaa täppää ja klikkaamalla "ZIP"-painiketta uudestaan.



6. Seuranta


Seurannassa pystyt seuraamaan kirjanpidon ja/tai palkanlaskennan työn etenemistä. Voit myös toimittaa aineistoa klikkaamalla kohdekuukautta ja raahaamalla valitsemasi tiedostot kohdekuukauden alle. Vaihtoehtoisesti voit klikata kenttää, jonka jälkeen avautuu resurssienhallinta. Mikäli haluat aloittaa keskustelun tiedostoon liittyen, voit aloittaa keskustelun painamalla oikeassa laidassa olevaa puhekuplaa. Tiedoston saa myös poistettua klikkaamalla oikeassa reunassa olevaa rastia.


Klikkaamalla Seuranta-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa kuvaketta avautuu yksityiskohtaisempi Seuranta-näkymä omalle välilehdelleen.



Seuranta-sivulla voidaan seurata kausien etenemistä yksityiskohtaisemmin. Näkymässä on listattuna kaudet ja niiden sisältämät toimenpiteet. Toimenpiteiden kohdalla voidaan helposti nähdä joko toimenpiteen eräpäivä tai suorituspäivä. Suorittamatta olevan toimenpiteen kohdalla näkyy eräpäivä harmaalla fontilla. Suoritetun toimenpiteen päivämäärä näkyy vihreänä.


Klikkaamalla kauden nimeä voidaan avata sille kohdistettu keskustelu.



7. Henkilöt


Henkilöt osiossa näkyy listattuna asiakkaan vastuuhenkilöt, sekä portaalin käyttäjät. Ylläpitäjät voivat lisätä uusia käyttäjiä, sekä muokata olemassa olevia. Voit lisätä uuden käyttäjän painamalla "Lisää uusi käyttäjä" -painiketta. Käyttäjien muokkaus-ikkuna avautuu klikkaamalla käyttäjärivin oikeassa laidassa olevaa muokkaus-kuvaketta.



Uuden käyttäjän luonti


Syötä käyttäjän tiedot ja klikkaa "Avaa pääsy"-täppä aktiiviseksi, jonka jälkeen uusi käyttäjä saa sähköpostiinsa tiedon hänelle luodusta käyttäjästä ja pääsee sitä kautta asettamaan itselleen uuden salasanan, sekä kirjautumaan portaaliin. 

Pääset syöttämään käyttäjälle tosiasiallisen edunsaajan tiedot klikkaamalla "Tosiasiallinen edunsaaja"-täpän päälle.


Jos käyttäjästä halutaan luoda ylläpitäjä, klikkaa oikeassa yläkulmassa oleva "Ylläpitäjä"-täppä aktiiviseksi.


Lopuksi paina "Tallenna".



Kun olet täydentänyt tiedot ja tallentanut, henkilö ilmestyy listaan.


Käyttäjiltä voidaan myös poistaa pääsy Portaaliin klikkaamalla muokkaus-ikonia ja valitsemalla muokkaus-ikkunassa "Poista pääsy".


8. Rahanpesulaki


Rahanpesulaki edellyttää, että tiettyjen toimialojen yritykset (mm. taloushallinto ja tilintarkastus) keräävät asiakkaistaan tietoja ja muodostavat tosiasiallisten edunsaajien rekisterin. Lisäksi heidän tulee tunnistaa asiakkaat kenen kanssa ovat tekemisissä. Pystyt portaalissa täydentämään nämä tiedot, sekä tekemään myös tunnistautumisen.


Tosiasiallinen edunsaaja


Voit lisätä tosiasiallisen edunsaajan tiedot joko käyttäjää luotaessa tai klikkaamalla olemassa olevan käyttäjän nimen vieressä olevaa  -ikonia. Ikonista aukeaa käyttäjän muokkausnäkymä ja klikkaamalla "Tosiasiallinen edunsaaja"-täpän päälle voit täydentää tarvittavat tiedot.



Tunnistautuminen


Tunnistautuminen tapahtuu klikkaamalla oikeasta yläreunasta löytyvää kolmea viivaa ja valitsemalla valikosta "Tunnistautuminen".

 

Voit valita tunnistautumistavaksi joko henkilötodistuksen tai sähköisen tunnistautumisen. Henkilötodistus-kohdasta voit lisätä kopion henkilötodistuksesta sekä asiakirjan numeron. Sähköisestä tunnistautumisesta pääset lähettämään itsellesi sähköpostin, jonka sisältämästä linkistä pääset tekemään tunnistautumisen verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.