Kohon Tuntikoneen avulla voit helposti hoitaa yrityksesi työtuntien seurannan ja raportoinnin palkanlaskentaan. Tuntikoneen ohje pitää sisällään seuraavat aihealueet:

  1. Kirjautuminen
  2. Tuntikoneen kirjautumisnäkymä ja navigointi
  3. Asetukset (käyttäjien luonti ja ylläpito sekä tuntikirjausnimikkeiden ylläpito)

    1. 3.1. Käyttäjien luominen ja poistaminen: Luo useita -painike

    2. 3.2. Tuntikirjausnimikkeet

    3. 3.2.1. Olemassa olevan tehtävärivin muokkaaminen/piilottaminen

    4. 3.2.2. Uuden tehtävärivin luominen

    5. 3.3 Tuntitavoitteiden asettaminen

  4. Tuntikirjaamisen viikkonäkymä
  5. Tuntien kirjaaminen
  6. Raportointi
    1. 6.1. Viikkonäkymä ja sen sulkeminen/lukinta

    2. 6.2. Sis. tunnit -raportti (Sisäiset tunnit = käyttäjien tekemät työaikakirjaukset)

    3. 6.3. Liukuma: Tunnit (LISÄOMINAISUUS)

    4. 6.4. Tulosta raportti (palkanlaskentaan lähetettävä aineisto)


1. Kirjautuminen:

Kirjautuminen Tuntikoneeseen tapahtuu osoitteessa koho-online.com. Tarkemmat ohjeet kirjautumiseen löytyvät tästä ohjeesta:  1.1.1 Kirjautuminen


2. Tuntikoneen kirjautumisnäkymä:

Tuntikoneen kirjautumisnäkymä koostuu järjestelmän ylänavigoinnista sekä itse tuntien kirjaamiseen tarkoitetusta viikkonäkymästä.



2.1. Ylänavigointi:

Ylänavigoinnin avulla käyttäjä pääsee siirtymään järjestelmän eri osioiden välillä. Järjestelmä pitää sisällään seuraavat osiot:

  • Tuntikirjaukset: Viikkotason näkymä, jonne käyttäjä pääsee syöttämään työaikamerkintöjä
  • Raportit: Raportit osiossa pääkäyttäjä pääsee näkemään Tuntikonetilille tehtyjä tuntimerkintöjä sekä tulostamaan palkanlaskentaan toimitettavan työaikaraportin
  • Asetukset: Tilin pääkäyttäjille näkyvässä "Asetukset" -osiossa voidaan luoda sekä ylläpitää mm. tilin käyttäjiä ja kirjauslajeja
  • Tuki: Tuki -painikkeen takaa on löydettävissä Koho - Tuntikoneen asiakaspalvelun yhteystiedot sekä yhteydenottolomake, jolla voi lähettää suoraan viestiä Kohon asiakaspalveluun
  • Järjestelmän "Kirjaudu ulos" -toiminto on löydettävissä käyttäjän oman nimen alta järjestelmän oikeasta yläkulmasta


3. Asetukset:


Asetukset-osiossa hallinnoidaan tilin käyttäjiä ja heidän oikeuksiaan sekä Tuntikonetilillä käytössä olevia tuntikirjausnimikkeitä/työlajeja. Tilin ylläpitäjä on vastuussa oman tilinsä käyttäjien luonnista ja ylläpidosta.  


3.1. Käyttäjien luominen: 


Mene Asetukset -> Käyttäjät 


Näkymän yläosasta löytyy peruskäyttäjä ohjevideolinkki tuntien syöttämiseen.

Uusia käyttäjiä pääsee muodostamaan seuraavasti:
1. Klikkaa + Käyttäjä -painiketta
2. Aseta käyttäjälle: 
  1. Nimi (Käyttäjä-sarakkeeseen)
  2. Sähköposti (Käyttäjän sähköpostiosoite toimii sisäänkirjautuessa käyttäjänimenä)
  3. Tarvittaessa palkanmaksun työntekijätunnus
  4. Määritä, halutaanko käyttäjästä tehdä myös järjestelmää hallinnoiva pääkäyttäjä.
3. Toista tarvittaessa ja tallenna muutokset, kun olet valmis

Tallennuksen jälkeen sinulla on mahdollisuus määrittää, että kyseessä on tuntipalkkaa ansaitseva käyttäjä (oletuksena käyttäjät luodaan kuukausipalkkaperusteisiksi)

Lisäksi voit tallennuksen jälkeen myös poistaa käyttäjiä aktivoimalla poista sarakkeessa sijaitsevan valinnan ja tallentamalla muutokset.


Kun käyttäjä luodaan järjestelmään:

  • Mikäli sähköpostiosoite on uusi, luodaan uusi käyttäjä ja lähetetään hänelle sähköpostilla salasananasetuslinkki. Riippuen organisaation käyttämistä roskapostisuotimista, saattaa Tuntikoneen järjestelmäviestit mennä satunnaisesti roskapostikansioon. Käyttäjien kannattaa tarkastaa myös sieltä, jos viesti ei tunnu saapuvan perille.
  • Mikäli sähköpostiosoitte on ollut jo aiemmin käytössä Koho- ja/tai Tuntikone-tilillä, käyttäjä pääsee kirjautumaan sisään vanhoilla tunnuksillaan. Jos salasana ei ole muistissa, voi käyttäjä hyödyntää kirjautumissivulta löytyvää "Unohdin salasanan" -linkkiä.


3.2. Tuntikirjausnimikkeet:

Tuntikirjausnimikkeet -osiossa ylläpidetään viikkonäkymässä olevia kirjausrivejä. Tuntikoneen oletustehtävät näkyvät "Aktiiviset tehtävät" -taulukossa ja jos pääkäyttäjä piilottaa tilin tehtäviä, siirtyvät ne "Piilotetut tehtävät" -taulukkoon, jolloin ko. riveille ei voi enää kirjata tunteja viikkonäkymässä.



3.2.1. Olemassa olevan tehtävärivin muokkaaminen/piilottaminen

Olemassa oleviin "Aktiiviset tehtävät" -listan tehtäviin pääsee tekemään muutoksia klikkaamalla haluttua tehtäväriviä.



Rivi laajentuu, jolloin käyttäjä pääsee muuttamaan: 

  1. Tehtävän nimeä
  2. Palkkahallinnon koodia (Palkanlaskentajärjestelmän palkkalajin tunnus)
  3. Määrittämään, onko kyseessä liukumaa tuottava kirjausnimike (Lisäominaisuus)
  4. Piilottamaan tehtävän (Silmäkuvake rivin oikeassa reunassa. Toiminto piilottaa tehtävän viikkonäkymästä, jolloin tuntien kirjaaminen ei ole ko. riville enää mahdollista. Rivi siirtyy myös tuntikirjausnimikkeet näkymässä "Piilotetut tehtävät" -taulukkoon, josta rivi voidaan tarvittaessa siirtää uudelleen aktiiviseksi tehtäväksi).
  5. Poistamaan tehtävän (Jos tehtävälle ei ole kirjattu yhtään merkintöjä, muussa tapauksessa ainoastaan piilotus on mahdollista)


 HUOM!  Muutokset tulee muistaa tallentaa näkymän alareunan "Tallenna" -painikkeen avulla.


3.2.2. Uuden tehtävärivin luominen

Käyttäjä pääsee luomaan myös uusia nimikkeitä "Aktiiviset tehtävät" -listaan. Klikkaamalla "+ Uusi" -painiketta tehtävälistalle muodostuu uusi rivi. Syöttämällä tehtävälle halutut ylläolevat tiedot ja klikkaamalla "Tallenna", muodostuu viikkonäkymään uusi tehtävärivi, jonne käyttäjät voivat kirjata tuntejaan.



 HUOM!  Muutokset tulee muistaa tallentaa näkymän alareunan "Tallenna" -painikkeen avulla.


3.3 Tuntitavoitteiden asettaminen

Voit asettaa työntekijöille tuntitavoitteita kohdasta Asetukset -> Työaika -> + Kausi. Jos tuntitavoitteiden luominen ei ole sinulle tuttua, pääset tutustumaan siihen tästä linkistä: Työntekijäkohtaisten tuntitavoitteiden laatiminen.


4. Tuntikirjaamisen viikkonäkymä:

Viikkonäkymän ylimpänä käyttäjä näkee viikkonumeron sekä päivämäärävälin, jolle hän on syöttämässä tuntikirjauksia. Käyttäjä pääsee siirtymään kätevästi viikosta toiseen, joko käyttämällä päivämäärän kummallakin puolella olevia nuolipainikkeita tai valitsemalla päivämäärä -kenttään haluttu päivämäärä. Tänään-painikkeesta käyttäjä pääsee siirtymään kuluvan päivän kohdalle.


5. Tuntien kirjaaminen:

Kun olet halutulla viikolla, voit aloittaa tuntien kirjaamisen. Etsi näkymän oikeasta reunasta oikea työlaji ja kirjaa riviltä löytyvään oikean päivän kohdalla olevaan soluun aika joko tunneissa ja minuuteissa tai desimaalilukuna. Syötettyäsi soluun ajan, voit lisätä kirjaukseen selitteen joko tuplaklikkaamalla haluttua solua tai painamalla "Enter" -painiketta aktiivisen solun kohdalla. Muista painaa "Tallenna" -painiketta, jotta tekemäsi muutokset tallentuvat kirjaukseesi. Voit siirtyä solusta toiseen nuolinäppäimillä (→, ←, ↑, ↓) tai klikkaamalla hiirellä haluamaasi solua.



Käyttöohjevideo peruskäyttäjälle.



6. Raportointi

Raportointi koostuu maksimissaan neljästä osiosta 

  1. Viikkonäkymä
  2. Sis. tunnit 
  3. Liukuma: Tunnit
  4. Tulosta raportti


6.1. Viikkonäkymä ja sen sulkeminen/lukinta

Viikkonäkymästä voidaan keskitetysti tarkastaa kaikkien käyttäjien tekemät merkinnät halutulta viikolta. 



Raportti näyttää, mille kaikille nimikkeille käyttäjät ovat kirjanneet työaikaansa, kuinka paljon aikaa on kirjattu ja onko käyttäjä lisännyt selitteen kirjauksensa yhteyteen (tähti-symboli).



Pääkäyttäjä voi halutessaan lukita kaikkien käyttäjien kirjausnäkymät asettamalla raportin oikeassa yläkulmassa olevaan päivämääräkenttään haluamansa päivämäärän. Tällöin käyttäjät eivät enää voi muuttaa tai lisätä kirjauksia suljetulle ajanjaksolle.


6.2. Sis. tunnit -raportti (Sisäiset tunnit = käyttäjien tekemät työaikakirjaukset)

Sis. tunnit -raportti näyttää käyttäjien tekemät työaikakirjaukset. Raportoinnin näyttämää dataa voidaan rajata ajanjakson, tiimin, henkilön,  perusteella.



Välilehdet:


Työntekijöittäin -välilehti kertoo kuinka tunnit jakautuvat työntekijöittäin.


Tehtävittäin -välilehti purkaa kirjaukset tehtävittäin.


Päivittäin -välilehti näyttää kirjauksia päivätasolla henkilöittäin


Kuukausittain -välilehti näyttää kuukausittaisen kokonaiskirjausmäärän henkilöittäin


Kaikki vuorot -välilehti kertoo, mistä vuoroista kirjatut tunnit koostuvat. 


Palkkaperuste -välilehti kertoo käyttäjittäin mille tehtäville heidän kirjaukset hajautuvat


6.3. Liukuma: Tunnit


Raportin avulla voidaan seurata työntekijöiden tekemiä tuntikirjauksia sekä liukumien kertymistä, jos työntekijöiden työaikatavoitteet on kohdistettu päivän aikana kirjattaviin tunteihin (ei Työpäiväkellon mittaamalle ajalle).


Yrityksen kaikkien käyttäjien kokonaistilanne:

Raportin ylälaidasta "Excel" -otsikon vierestä pääkäyttäjä pystyy lataamaan kaikkien työntekijöiden kokonaistilanteen excel -tiedostona tai muutosraportin (paljonko liukuma on muuttunut edelliseen kuukauteen verrattuna).


Yksittäisen työntekijän liukumadata:

Valitse haluttu työntekijä pääotsikon alla olevasta kentästä. Raportti näyttää ruudun yläosassa työntekijän kaikki tehdyt tunnit, liukuman kuluvana kalenterivuonna sekä kumulatiivisen kokonaisliukuman (suluissa oleva luku). Kumulatiivinen kokonaisliukuma sisältää siirretyt liukumasaldot edellisiltä vuosilta.


Ikkunan keskiosa näyttää miten tunnit ja liukuma on kertynyt kuukausitasolla ja klikkaamalla jotakin kuukautta, päästään näkemään ko. kuukauden näkymä viikko- ja päivätasolla.


Saldoluvun näyttäessä vihreää on työntekijä tehnyt tuntitavoitetta vastaavan tai suuremman määrän tunteja kyseiselle päivälle. Punainen luku indikoi miinussaldoa ja vihreät luvut kertovat positiivisen saldon kertymisestä. Pieni vihreä luku saldoluvun vieressä kertoo tehtyjen eli kertymätuntien määrän ko. päivänä ja pieni punainen luku näyttää työnantajan määrittämän työaikatavoitteen tuntimäärän.



Näkymän oikeassa yläkulmassa on näkyvillä "Korjaa tunteja" -painike. Painikkeen avulla voidaan tehdä saldokorjausmerkintöjä (joko positiivisiä tai negatiivisiä) alasvetovalikon avulla määritetyn käyttäjän työaikaraportointiin.


6.4. Tulosta raportti (palkanlaskentaan lähetettävä aineisto)

Tulosta raportti -osiosta voidaan ladata palkanlaskentaan toimitettava aineisto, joka perustuu Tuntikoneeseen tehtyihin merkintöihin. Raportti rajataan halutulle aikavälille (+ muut tarvittavat rajaukset) ja "Tulosta" -painiketta klikkaamalla Tuntikone lataa käyttäjän koneelle palkanlaskennan raportin, joka pääkäyttäjän tulee toimittaa eteenpäin palkanlaskentaan esim. sähköpostin välityksellä.