Uusia käyttäjiä pääset luomaan pääkäyttäjäasetusten Käyttäjät-osiosta. 



Pääkäyttäjä voi luoda uusia käyttäjiä yritykselleen usealla tavalla.  

  • "+Käyttäjä" -painike kun halutaan luoda vain yksi käyttäjä, jolle voidaan tehdä yksityiskohtaisia määrittelyjä
  • "Luo useita" -painike kun halutaan luoda useita käyttäjiä kerralla, joille ei ole tarvetta tehdä tarkempia määrittelyjä
  • Käyttäjien tuominen Excel - tai CSV - tiedostosta (kysy tästä vaihtoehdosta lisää Kohon asiakaspalvelusta)

 

"+ Käyttäjä" -painike 

 

Kun halutaan luoda uusia käyttäjiä yksitellen, käyttäjät luodaan "+ Käyttäjä" -painikkeen avulla. Klikkaamalla painiketta avautuu esikatselu-ikkuna, jonka kautta uusi käyttäjä luodaan. Tällä tavalla käyttäjiä luotaessa saadaan tehtyä yksityiskohtaisia määrityksiä käyttäjille. 




Ikkunassa on viisi eri välilehteä: käyttäjä, yhteystiedot, asetukset, käyttöoikeudet ja tilit.


Käyttäjä


Käyttäjä-välilehdellä määritellään käyttäjälle kirjautumisessa tarvittava käyttäjätunnus eli käytännössä käyttäjän sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitetta käytetään jatkossa myös salasanojen uusimiseen, joten annetun sähköpostin tulee olla käytössä oleva. Tämän jälkeen pääkäyttäjä syöttää vapaasti valitsemansa salasanan sekä salasana- että salasanan vahvistus -kenttiin (HUOM! Tämä salasana on vain tilapäinen, käyttäjä valitsee salasanan kun hän ottaa tilin ensimmäistä kertaa käyttöönsä). 

Yhteystiedot


Yhteystiedot - välilehdellä syötetään käyttäjän yhteystiedot. Käyttäjälle on suositeltavaa antaa vähintään nimi ja sähköposti. Lisäksi voit täydentää näitä seuraavilla tiedoilla, joita voidaan hyödyntää muun muassa tarjous- ja sopimuspohjien käytössä:


  • Puhelin 
  • Titteli
  • Nimikirjaimet
  • Linkki esimerkiksi sosiaalisen median profiiliin
  • Koodi kenttää voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa Koho halutaan integroida johonkin HR - järjestelmään ja tarvitaan yksilöivä koodi jokaiselle työntekijälle. Muussa tapauksessa voit jättää kentän tyhjäksi.
  • Email - signature sähköpostin allekirjoitus, jota voidaan hyödyntää esimerkiksi tarjouksien ja sopimusten lähetyksessä
  • Selite vapaa kenttä

 

 Asetukset


Asetukset-välilehdellä voidaan määrittää käyttäjäkohtaisia asetuksia: 

  • Kieli: Kieli, jolla käyttäjä käyttää Kohoa 
  • Lomakalenteri: Valitse maa, jonka lomakalenteria työntekijä käyttää
  • Aloitus pvm: Tähän kenttään voi syöttää työntekijän todellisen aloituspäivän yrityksessä. Jos työntekijälle syötetään oletustyöaika, työaikatavoitteita ei luoda tätä päivää edeltävälle ajalle. 
  • Arkistoitu: Arkistoitujen työntekijöiden nimet eivät tule näkyville Kohossa valikkoihin ja rajauksiin, joita voidaan rajata työntekijän perusteella. Työntekijän kirjaamat tunnit kuitenkin säilyvät järjestelmässä eivätkä katoa mihinkään.
  • Sisäinen: Sisäisiä käyttäjiä voidaan hyödyntää esimerkiksi läpilaskutustuontien yhteydessä, jolloin tuotua laskutusta ei saa kohdistaa kenellekään yrityksen oikeista työntekijöistä. 
  • Tuntilukitus: Päivämäärä, jota edeltävälle ajalle työntekijä ei voi kirjata tai muokata tuntikirjauksia tuntikirjauspuolella. Voidaan esimerkiksi määrittää uudelle työntekijälle työsopimuksen alkamispäivämäärän kohdalle, jolloin edeltävälle työntekijä ei voi kirjata työsopimusta edeltävälle ajalle mitään.
  • Pääyhteyshenkilö: Asetuksella voidaan määrittää käyttäjästä pääyhteyshenkilö. Pääyhteyshenkilöihin ollaan ensisijaisesti yhteydessä yrityksen Koho-käyttöön liittyen.
  • Tilaa pääkäyttäjäviesti: Pääkäyttäjäviesti on sähköpostitse toimitettava tietopaketti Kohoon liittyvistä ajankohtaisista aiheista. Pääkäyttäjäviesti voidaan tilata myös muille kuin pääkäyttäjille, jos se katsotaan tarpeelliseksi.
  • Tuntikustannus: Jos Kohon raportoinnissa halutaan hyödyntää työntekijöiden kateraportointia, tulee työntekijän tuntikustannus määrittää työntekijän asetuksiin. Tuntikustannus on yleensä yhteenlaskettu summa työntekijän palkkakustannuksista sekä yleiskulujen osuudesta. Tuntikustannus voidaan myös ajastaa tulevaisuuteen, jos tiedetään etukäteen, koska kustannus tulee muuttumaan. 
  • Oletustyöaika/pv: Määrittää työntekijän oletustyöajan päivää kohti. Koho luo automaattisesti työaika- tai tuntitavoitteet tämän asetuksen perusteella työntekijälle, jos hänellä ei ole erikseen määritelty tavoitteita ennestään. HUOM! Työaika- tai tuntitavoitteet generoituvat yöajon aikana aina seuraavalle kolmelle kuukaudelle. Jos tälle ajalle on jo lisätty työaika- tai tuntitavoitteita, automaattinen generointi ei onnistu. Käy siis tyhjentämässä mahdolliset työaika- tai tuntitavoitteet oletustyöajan lisäämisen jälkeen.
  • Oletustuntihinta: Tähän määritettyä tuntihintaa käytetään työvuorojen tuntihintana silloin, kun tehtävälle tai asiakkaalle ei ole määritelty erillistä hinnoittelua 
  • Osaamiskerroin: Toiminnolla voidaan asettaa %-kerroin käyttäjälle ja vaikuttaa täten siihen, minkä osan käyttäjän alkuperäisistä sopimuksen alaisista tunneista Koho hyödyntää jyvittäessään kiinteää laskutusta käyttäjän henkilölaskutusraportointiin. Kiinteällä laskutuksella tarkoitetaan sekä kausittaista sopimuslaskutusta että raportointiin ositettavien tuotteiden laskutusta. Jos henkilölaskutuksen jyvittymisestä herää kysyttävää, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme mm. tiliasetusten varmistamiseksi.
  • Liukumaseuranta: Asetus määrittää sen, seurataanko käyttäjän kohdalla liukumia ja näkyykö käyttäjä liukumien seurannassa. Asetus on oletuksena päällä. 
  • Vastuutiimit: Asetuksella voidaan määrittää tiimi(t), josta käyttäjä on vastuussa. Käyttäjä asetetaan automaattisesti kyseisen tiimin esihenkilöksi. Lue lisää tiimeistä tästä ohjeesta: 3.6.4 Vastuut, tiimit ja erikoisryhmät
  • Allekirjoitus: Jos työntekijä käyttää Kohon tarjous- ja sopimusdokumentteja, voidaan hänen allekirjoituksensa tallentaa järjestelmään kuvatiedostona. Näin allekirjoitus saadaan tulostumaan jokaiseen tarjous- ja sopimusdokumenttiin automaattisesti. 

Käyttöoikeudet


Käyttäjäoikeudet-välilehdellä määritetään, millaiset käyttöoikeudet käyttäjällä on yrityksen tilin sisällä. 
  • Profiili: Kohoon voidaan tallentaa oikeusprofiileja käyttäjähallinnan etusivulla. Jos profiili on luotu järjestelmään, voi pääkäyttäjä valita halutun oikeusprofiilin alasvetovalikosta. Tarkemmin profiilien luonnista kerrotaan ohjeessa 3.6.5 Käyttäjäoikeuksien hallinta - Käyttäjäprofiilit
  • Pääkäyttäjä-oikeus: Määrittää onko käyttäjällä pääsy pääkäyttäjien hallinta-puolelle. 
  • Myyjäoikeudet: Sopimus ja tarjous -näkymän oikeudet. Tähän löytyy neljä eri vaihtoehtoa 
    • Ei pääsyä: Ei pääsyä sopimus- ja tarjousnäkymään. Huom. ei poista näkymiä pääkäyttäjiltä. 
    • Myyjä: Käyttäjä pystyy Myynti - puolella luomaan uusia tarjouksia ja sopimuksia sekä pikakauppoja sekä tarkastelemaan ja muokkaamaan omia tarjouksiaan ja sopimuksiaan. 
    • Tiiminvetäjä: Tiiminvetäjä oikeuksilla pystyy omien tarjouksien lisäksi tarkastelemaan ja muokkaamaan muiden tekemiä tarjouksia. 
    • Myyntijohtaja: Myyntijohtajalla on edellisten lisäksi oikeus tarkastella myyntisuppiloa.
  • Ajanseuranta: Tuntikirjauspuolen oikeudet. Tähän löytyy kolme eri vaihtoehtoa: 
    • Ei pääsyä: Ei pääsyä tuntikirjauspuolelle.
    • Työntekijä: Oikeus tehdä tuntikirjauksia ja tarkastella omia tuntikirjauksia.
    • Työnjohtaja: Oikeus tehdä tuntikirjauksia ja tarkastella omia tuntikirjauksia, sekä oikeus vaihtaa roolia johonkin toiseen työntekijään ja tarkastella ja hyväksyä heidän tekemiään tuntikirjauksia.
  • Tiketit: Tiketöinnin ollessa käytössä tässä voidaan määrittää, mitä tikettejä käyttäjällä on oikeus käsitellä. Rajaus voidaan tehdä esimerkiksi vain käyttäjälle vastuutettuihin tiketteihin tai käyttäjän vastuuasiakkaiden tiketteihin.
  • Tiketit - Ilmoitukset: Asetuksella voit määrittää tuleeko käyttäjälle kaikki ilmoitukset, ei lainkaan ilmoituksia vai omien asetusten mukaiset ilmoitukset käyttäjälle vastuutetuista tiketeistä. Käyttäjä voi muokata omia asetuksiaan omasta profiilistaan. 
  • Rajaus - Asiakkaat: Asetuksella voidaan määrittää, näkeekö esim. myyjä kaikkien asiakkaiden tarjoukset ja sopimukset vai pelkästään omansa. 
  • Rajaus - Projektit: Asetuksella voidaan määrittää, näkeekö käyttäjä kaikki järjestelmään lisätyt projektit vai pelkästään omansa 
  • Ajanseuranta – Piilota raportoinnin saldot: Tällä asetuksella tuntikirjauspuolelta voidaan piilottaa kaikki hinta- ja muiden tekemät tunti -informaatiot. 
  • Lupa vaihtaa roolia: Asetus antaa käyttäjälle oikeuden vaihtaa roolia oman tiiminsä jäsenien välillä. 
  • Control-oikeuksilla pystytään laajentamaan tavallisen tuntikirjaajan oikeuksia mm. laskutukseen, vahvistettujen tuntikirjausten käsittelyyn, projektien hallintaan, asiakkaiden- ja omien työntekijöiden hallintaan sekä laskutusraportointiin.  Tarkemmin Control-oikeuksien toiminnallisuudesta kerrotaan ohjeessa 3.6.5 Käyttäjäoikeuksien hallinta - Käyttäjäprofiilit

 

Tallennuksen jälkeen uusi käyttäjä on luotu järjestelmään. Ennen ensimmäistä kirjautumiskertaa käyttäjän tulee tilata itselleen uusi salasanan Kohon kirjautumissivulla olevasta "Unohdin salasanan" - linkistä. Linkistä avautuvaan lomakkeeseen työntekijän tulee syöttää käyttäjätunnuksena toimiva sähköpostiosoite, johon hänelle lähetetään linkki salasanan vaihtamista varten. (Huom. Tarkista roskaposti, jos viestiä ei näy). 


 

Luo useita -painike 


Halutessasi voit myös luoda useita käyttäjiä yhdellä kertaa. Mene asetuksissa "Käyttäjät" - välilehdelle ja valitse sieltä painike "Luo useita". 

 


Avautuvassa ikkunassa pääset luomaan yhden tai useamman käyttäjän kerrallaan Kohoon. Syötä käyttäjän nimi, sähköpostiosoite, joka toimii jatkossa käyttäjän kirjautumistunnuksena, käyttäjäoikeustaso sekä mahdollinen laskentakohde. Useimmiten järjestelmään luodaan tällä tavoin lisää tuntikirjaajia, jolloin valitaan ainoastaan kohta "Tuntiseuranta" 

  • Suite: Pääkäyttäjän oikeustaso 
  • Sales: Sopimus ja tarjous -näkymän asetukset 
  • Tuntiseuranta: Tuntikirjaajan oikeudet 

Uuden käyttäjärivin voit luoda valitsemalla "+ Uusi työntekijä". Kun olet luonut kaikki haluamasi käyttäjät, paina "Tallenna", jolloin Koho luo käyttäjät järjestelmään ja lähettää uusille työntekijöille tervetuloa-sähköpostin, jonka avulla he voivat luoda itselleen salasanan. 


Heräsikö ohjeesta jotain kysyttävää? Ota ihmeessä yhteyttä meihin asiakaspalvelu@kohosales.com.