Työntekijöiden tekemien laskutettavien tuntikirjausten muokkaaminen onnistuu Kohossa monessa paikassa. Useassa Kohon sisällään pitämässä raportissa päästään pureutumaan aina yksittäiseen tuntikirjaukseen saakka, mutta kätevimmin tuntikirjauksia pääsee muokkaamaan "Laskutetut tunnit" tai "Liukuma: tunnit" -raporttien kautta. 


Tuntikirjausten muokkaaminen "Laskutetut tunnit" -raportin kautta 

Pääset muokkaamaan yrityksesi laskutettavia tunteja valitsemalla Raportit -välilehdeltä kohdan "Laskutettavat tunnit". 

Laskutetut tunnit -raportista voit katsoa työntekijöiden kerryttämiä laskutettavia tunteja. Voit rajata hakuasi ajanjakson, asiakkaan, projektien, tehtävien, työntekijöiden, laskun käsittelytilan, laskentakohteen, vastuuhenkilön tai tuotteen perusteella. Kaikki tehdyt rajaukset vaikuttavat raportilla näytettävään informaatioon. Jos raportilta vaikuttaa puuttuvan vuoroja, muista ensin tarkistaa mahdolliset rajaukset!


 
Voit tarkastella ja muokata laskutettavia tunteja eri välilehdiltä käsin: 

  • Asiakas - välilehdellä etsi haluamasi asiakas ja klikkaa sen rivin kohdalta. Tämä avaa listauksen, jossa näkyy valittuna ajanjaksona asiakkaalle kirjatut tunnit tehtävittäin ja henkilöittäin jaoteltuna. Klikkaamalla halutun tehtävän tai työntekijän päältä aukeaa listaus kaikista tehtävän tai henkilön tuntikirjauksista. Klikkaamalla haluttua tuntikirjausta saadaan muokkausnäkymä auki. 
  • Projekti - välilehdillä etsi haluamasi projekti ja klikkaa sen rivin kohdalta. Aukeaa listaus tehtävistä, ja haluttua tehtävää klikkaamalla saat auki listauksen kyseiselle tehtävälle kirjatuista tunneista. Klikkaamalla haluttua tuntikirjausta saadaan muokkausnäkymä auki. 
  • Kuukausi - välilehdellä näet tuntikirjaukset kuukausitasolla. Klikkaamalla sinistä tuntilukua haluamassasi solussa saat auki listauksen sen sisältämistä tuntikirjauksista. Klikkaamalla haluttua tuntikirjausta saadaan muokkausnäkymä auki.
  • Henkilö - välilehdellä näet yhteenvedon tuntikirjauksista työntekijöittäin jaoteltuna. Klikkaamalla työntekijän nimen päältä saat listauksen työntekijän kaikista hakuehtoihin sopivista tuntikirjauksista. Klikkaamalla haluttua tuntikirjausta saadaan muokkausnäkymä auki.
  • Kaikki vuorot-välilehdeltä löydät kaikki työvuorot, jotka löytyvät haun sisältä. Etsimällä halutun vuoron ja klikkaamalla sen kohdalta saadaan auki muokkausnäkymä. 


Kun olet avannut vuoron, jota haluat muokata, siirry tämän ohjeen kohtaan "Tuntikirjauksen muokkausnäkymä". 


Tuntikirjausten muokkaaminen "Liukuma: tunnit" -raportin kautta 


Pääkäyttäjä pääsee tekemään tehtyihin tuntikirjauksiin muutoksia "Liukuma: tunnit" -raportin kautta valitsemalla haluamansa työntekijän, kuukauden (jolle muutettava tuntikirjaus kohdistuu) ja klikkaamalla tuntikirjauksen luomispäivää kuukausinäkymästä. Avautuvasta ikkunasta pääkäyttäjä näkee, mitä vuoroja (tuntikirjauksia) kyseisen päivä pitää sisällään. 



Klikkaa sitä tuntikirjausta, johon haluat tehdä muutoksia, jolloin aukeaa tuntikirjauksen muokkausnäkymä. Siitä on kerrottu tarkemmin ohjeen seuraavassa osassa.

 

Tuntikirjauksen muokkausnäkymä


Muokkausnäkymässä voit tehdä tuntikirjaukseen seuraavia muutoksia:

  • Päivämäärä: Voit vaihtaa tuntikirjauksen päivämäärää.
  • Aika: Voit muuttaa tuntikirjauksen aloitus- ja lopetusaikaa joko syöttämällä kenttiin suoraan uuden ajan tai vaihtoehtoisesti kenttää klikkaamalla avautuvasta ikkunasta liukusäätimiä käyttämällä. Koho myös laskee tämän perusteella uuden tuntimäärän "Tunnit" ja "Sis."-kenttiin.
  • Tunnit: Voit tarvittaessa syöttää "Tunnit (laskutettavat tai sopimukselle kirjattavat tunnit)"-kenttään erikseen oman tuntimäärän.
  • Sis.: Voit myös syöttää "Sis. (sisäiset tunnit)"-kenttään oman tuntimäärän.
  • Asiakas: 
    • Voit halutessasi kirjata tuntikirjauksen asiakkaalle kommentin painamalla "+ Kommentti"-painiketta, jonka jälkeen kommentti näkyy asiakkaan asiakaskortilla. 
    • Voit myös tarvittaessa vaihtaa tuntikirjauksen asiakasta painamalla asiakkaan nimen oikealla puolella olevaa muokkaus-painiketta ja hakemalla uuden asiakkaan avautuvasta hakukentästä.
  • Tehtävä:
    • + muut projektit: Voit tarvittaessa hakea myös asiakkaan muut projektit "Tehtävä"-alasvetovalikon listaukseen painamalla "+ muut projektit"-painikkeesta.
    • Voit vaihtaa tuntikirjauksen tehtävää klikkaamalla alasvetovalikkoa ja valitsemalla toisen tehtävän listauksesta.
  • Laskuselite: Voit muokata tuntikirjauksen laskuselitettä (näkyy asiakkaan laskulla).
  • Sisäinen kommentti: Voit myös muokata tuntikirjauksen sisäistä kommenttia (näkyy esim. laskuttajalle).
  • Veloitusluokka: Voit vaihtaa tuntikirjauksen veloitusluokkaa alasvetovalikosta. 
  • Taksa kenttään voit muokata tuntihinnan. Painamalla "€/h" symbolia saat vaihdettua tunnit sopimuksenalaisiksi.
  • Tuntikustannus kentässä voit muokata tuntikirjauksen tuntikustannusta.
  • Työmääräys: valikosta voit muokata työmääräystä, johon tuntikirjaus on kohdistettu. Sinisestä "+suljetut" - linkistä saat valittua myös jo suoritetuksi merkityn työmääräyksen.
  • Laskentakohde: Voit vaihtaa tuntikirjauksen laskentakohteen alasvetovalikosta.
  • Liitteet: Voit lisätä tuntikirjaukselle liitteitä painamalla "+ lisää"-painikkeesta ja valitsemalla lisättävän tiedoston.
  • Tuotteen lisääminen Alasvetovalikosta voit valita tuotteen, jonka haluat lisätä kirjaukselle. Valittuasi tuotteen, paina "Lisää" - painiketta. Lisäyksen jälkeen voit tehdä tuotteelle tarkempia määrityksiä, kuten muokata hintaa ja kappalemäärää.
  • Tallenna: Saat tallennettua tekemäsi muutokset painamalla "Tallenna"-painiketta.
  • Poista: Voit myös poistaa tekemäsi vuoron painamalla "Poista"-painiketta, jonka yhteydessä Koho vielä kysyy haluatko varmasti poistaa ko. kirjauksen.
  • Palauta linkistä voit palauttaa vuoron käsiteltäväksi sen tehneelle työntekijälle. Vuoro palautuu kyseisen työntekijän "Vahvistamatta" - välilehdelle. Halutessasi voit kirjoittaa työntekijälle kommentin palautuksen yhteydessä. 


 Jos tarvitset lisää tietoa aiheesta, ota yhteyttä Kohon asiakaspalveluun asiakaspalvelu@kohosales.com