Halutessasi tuoda useita asiakkaita kerralla Kohoon, helpoin ratkaisu voi olla asiakaslistan tuominen Kohoon ulkoisesta tiedostosta (vain Excel -ja CSV-tyyppiset tiedostot). Asiakkaiden tuominen onnistuu Hallinta-näkymän Asiakkaat-valikosta painamalla ”Tuo”-painiketta. 


Jos olet epävarma asiakkaiden tuontiin liittyvissä asioissa, ole yhteydessä Kohon asiakaspalveluun asiakaspalvelu@kohosales.com. Voimme myös tehdä asiakastuonnin puolestasi.

 

Avautuvassa näkymässä pääset valitsemaan tiedoston, josta haluat tuoda asiakkaita. Tiedoston valittuasi paina Esikatsele-painikkeesta päästäksesi muokkausnäkymään. 


Huomioitavia asioita ulkoisesta tiedostosta asiakkaita tuotaessa: 

  • Excel usein pyyhkii pois lukujen edessä olevat nollat (esim. 00500 muuntuu 500:ksi). Tämä voi aiheuttaa virheitä tuotavien tietojen oikeellisuudessa. Koho pyrkii täydentämään mm. Postinumeron liittämällä sen eteen nollia niin että postinumerosta tulee viisinumeroinen, mutta esimerkiksi puhelinnumeroiden kanssa nollia voi edestä kadota. 
  • Verkkolaskutuksen infot: Operaattori tulee olla tunnuksena eli esim. DABAFIHH (ei Danske Bank) tai OVT-tunnus (esim. Maventalla 003721291126).
  • Ole tarkkana kirjoitusvirheiden kanssa; jos jossakin solussa on virheellistä tietoa, Koho usein pystyy silti tuomaan asiakkaan, mutta ohittaa virheellisen tiedon sisältävän kohdan. Esimerkkinä alla olevassa kuvassa Vastuuhenkilö-sarakkeessa on tyhjä-niminen kohta. Koska tyhjä-nimistä henkilöä ei löydy yrityksestä, Vastuuhenkilöksi ei lisätä ketään tässä tapauksessa. 
  • Asiakkaiden yhteyshenkilöt tuodaan erikseen Kohoon (eikä niitä voida tuoda asiakastuonnin yhteydessä), joten niitä ei kannata tuotavaan Excel-tiedostoon sisällyttää


Aseta pystyrivien yhteydet 

 

Muokkausnäkymässä ensimmäisenä on ”Aseta pystyrivien yhteydet”-otsikolla oleva taulukko, joka on muodostettu lataamastasi tiedostosta. Koho yrittää automaattisesti etsiä vastaavia sarakkeiden nimiä ja täydentää ne vastaamaan avatun tiedoston otsikoita. Jos taulukossa kuitenkin on tyhjiä  tai virheellisesti täydennettyjä otsikoita, valitse alasvetovalikosta pystyriviä vastaava otsikko, jotta asiakkaiden tiedot voidaan tuoda virheettömästi Kohoon. HUOM! Et voi muokata taulukon sisältöä tässä näkymässä, vaan se täytyy tehdä ulkoisessa tiedostossa. 


Tuonnin asetukset  

 

Voit muokata tuonnin asetuksia seuraavin tavoin: 

  • Päivitä tietueet kentän perusteella: Jos tuotavien asiakkaiden joukossa on jo olemassa olevia asiakkaita, tällä asetuksella määritetään minkä kentän perusteella Koho yhdistää tuotavat ja olemassa olevat asiakkaat ja päivittää tiedot. On suositeltavaa käyttää Y-tunnusta tai asiakasnumeroa tässä kentässä. Jos tuotavat asiakkaat ovat kaikki uusia, tämän kentän voi jättää tyhjäksi. 
  • Uudet tietueet: Jos tähän kenttään valitaan ”Ohita”, kaikki asiakkaat joita Koho ei löydä ennestään järjestelmästä ohitetaan, eikä niitä tuoda järjestelmään.  
  • Vanhat tietueet: Jos tähän kenttään valitaan ”Ohita”, kaikki tuotavat asiakkaat jotka Koho jo löytää järjestelmästä ohitetaan, eikä niitä päivitetä. 
  • Ohita ylin rivi: Valinnan ollessa päällä taulukon ylin rivi jätetään huomioimatta. Yleensä ylin rivi sisältää otsikoita, jonka takia tämä asetus on oletuksena valittuna. 
  • Ohi rivit, joissa on tyhjiä arvoja: Tämän asetuksen ollessa päällä kaikki ne vaakarivit, jonka jossain pystyrivissä on tyhjiä kenttiä, ohitetaan. Asetusta voidaan hyödyntää esimerkiksi väliotsikoiden ohittamiseen, jos taulukossa sellaisia on. 
  • Päivitä myös arkistoidut: Tämä asetus voidaan valita, jos tietojen päivityksen halutaan koskevan myös arkistoituja asiakkaita, jolloin Koho laajentaa päivityksen haun myös arkistoituihin asiakkaisiin. 

 

Esikatselu ja tuonti 

 

Jotta pääset tuomaan asiakkaat Kohoon, avaa ensin esikatselu-näkymä painamalla Esikatsele-painikkeesta. Avautuvassa näkymässä näet onko siirtotiedosto oikean muotoinen sekä tuotavat asiakkaat tietoineen. Jos siirtotiedosto on virheellinen, virheet tulee korjata ulkoiseen tiedostoon ja aloittaa sen jälkeen Kohoon tuonti alusta. 


 


Taulukossa näet ”Tila”-sarakkeesta onko asiakas uusi vai olemassa oleva asiakas, jonka tietoja muokataan tuontitiedoston perusteella. Muuttuvien asiakkaiden kohdalla näet solukohtaisesti mitä muutoksia tuonnin yhteydessä syntyisi. Kun olet tarkistanut tietojen oikeellisuuden, sulje esikatseluikkuna.  


Jos siirtotiedosto oli oikeanmuotoinen, muokkaustilassa tulisi nyt olla näkyvillä ”Tuo”-painike. Klikkaa siitä ja Koho tuo asiakkaat järjestelmään. Riippuen tuotavien asiakkaiden määrästä, tuonti voi viedä hetken. Älä poistu näkymästä ennen kuin Koho kuittaa, että tuonti on valmis. 


 

Koho ilmoittaa sinulle lopuksi montako tietuetta on päivitetty ja montako uutta luotu. Asiakkaiden tuonti on nyt valmis.