Ohjeen sisältö:

  1. Vuosilomapäivien määrittäminen käyttäjille
  2. Loma -tehtävän luominen (Tuntikirjaukset)
  3. Lomien käsittely
  4. Lomakausien poistaminen ja muokkaus



Koho pitää sisällään myös vuosilomapäivien hallinnointiin ja anottujen lomien hyväksyntään tarkoitetun vuosilomatyökalun. Vuosilomatyökalu vaatii muutamia pohja-asetuksia Kohon ylläpitäjiltä, joten jos olet kiinnostunut vuosilomatyökalun käyttöönotosta, otathan yhteyttä Kohon asiakaspalveluun asiakaspalvelu@kohosales.com.


Lomatyökalun käyttöön vaikuttaa se tapa, jolla yrityksessä seurataan työaikaa (työpäiväkello tai tuntikirjaukset). Tässä ohjeessa käydään läpi vuosilomiin liittyvät pääkäyttäjätyöt.


1. Vuosilomapäivien määrittäminen käyttäjille


Työntekijöille voidaan määritellä, kuinka monta lomapäivää heillä on käytettävissä. Tämä helpottaa käytettävissä olevien lomapäivien seurantaa. Käyttäjien lomapäivät määritetään Kohon pääkäyttäjäraportoinnissa: 


1. Kun työajanseurantaa suoritetaan työpäiväkellon avulla: Raportit -> Työpäivät -> Loma

2. Kun työajanseurantaa suoritetaan tuntikirjausten avulla: Raportit -> Lomat


1.
2.



Lomia lisätään + Loma –painikkeella.

Syötä lomalle:

  • Nimi (esim. vuosiloma (vuosiluku))
  • Päivää loma jollekin päivämäärälle esim. lomakauden ensimmäiselle päivälle (Jos käyttäjälle on useita lomia, Koho käyttää niitä oletuksena päiväysjärjestyksessä vanhimmasta uusimpaan)
  • Syötä lomapäivien lukumäärä
  • Sekä määritä kaikki ne käyttäjät, joilla on em. lomapäivien lukumäärä
  • Tallenna


Tee näin kaikille toisistaan eroaville lomapäivien lukumäärille. Kun päiväät lomat samalle päivälle, ne syntyvät samaan sarakkeeseen.


Väärin menneitä merkintöjä voi ylikirjoittaa uudella luvulla tai syöttämällä nollan päivien lukumääräksi (= poisto)


2. Loma -tehtävän luominen (Tuntikirjaukset)


Kun lomia kirjataan tuntikirjausten avulla, täytyy tällöin myös luoda lomalle oma tehtävänsä. Koska kyseessä on yrityksen sisäinen tehtävä, luodaan tehtävä yrityksen oman projektin alle (yleensä "Sisäiset työt"-niminen projekti tms.). Tehtävälle tarvitsee määritellä nimi (esim. Vuosiloma) ja tehtävän tyypin kohtaan laittaa Sisäinen. Jos lomakirjauksen tulee poistaa päivän liukumatavoite, tehtävältä täytyy poistaa "Liukuma"-valinta. Saat poistettua "Liukuma"-valinnan tehtävän muokkaus-tilasta klikkaamalla muokkaus-painiketta "Laskutustapa"-valinnan oikealla puolella ja klikkaamalla "Liukuma"-täpän pois päältä. Lopuksi tallenna.


Tämän jälkeen siirry oikeasta yläkulmasta Asetukset -> Laskutus -> Työvuorot kategorian alta kohtaan "Lomatehtävä", ja sijoita siihen loma -tehtävä, jonka juuri loit. Tämän jälkeen tehtävälle kirjatut tunnit lukeutuvat lomaksi Kohossa.



3. Lomien käsittely


Lomia käsitellään Kohon pääkäyttäjäraportoinnissa: 


1. Kun työajanseurantaa suoritetaan työpäiväkellon avulla: Raportointi -> Työpäivät -> Lomakalenteri

2. Kun työajanseurantaa suoritetaan tuntikirjausten avulla: Raportointi -> Lomat -> Lomakalenteri


Voit valita näkymään haluamiesi käyttäjien lomat valitsemalla heidät "Select options"-alasvetovalikosta. Voit myös ladata näkymän PDF-tiedostoon painamalla "PDF"-painiketta tai Excel-tiedostoon painamalla "Excel"-painiketta. Klikkaamalla "Näytä tyhjät"-täpän aktiiviseksi näet myös tyhjät päivät kalenterinäkymässä. Saat halutessasi näkymään myös arkistoidut käyttäjät klikkaamalla "Arkistoidut työntekijät".



Lomia voidaan hyväksyä tai hylätä ”Käsittele lomat” –vaiheessa ja alla on nähtävissä tulevista lomista työntekijäkohtainen rivinäkymä. Vihreät lomat ovat hyväksyttyjä ja oranssit lomat ovat edelleen käsittelemättä. Yksittäisiä lomapäiviä voidaan hylätä klikkaamalla rivinäkymässä yksittäistä päivää. Käyttäjä saa sähköpostitse ilmoituksen sekä hyväksytyistä että hylätyistä lomistaan.


4. Lomakausien poistaminen ja muokkaus


Työntekijöiden lomakausia voidaan poistaa tai muokata menemällä Lomat-osioon, ja klikkaamalla lomakauden sarakeotsikon kohdalta. Avautuvasta lomakkeesta voidaan muokata lomakauden nimeä ja päiväystä, tai voidaan poistaa tai piilottaa lomakausi. Piilotusta voidaan käyttää kun halutaan että lomakaudet pysyvät raportointihistorian kannalta olemassa, mutta kausi halutaan pois lomanäkymästä häiritsemästä. Piilotetut kaudet saadaan takaisin näkyviin kalenterinäkymän "Näytä piilotetut"-valinnan avulla. Lomakauden poistaminen nollaa kauden lomapäivät, jonka jälkeen lomakausi poistuu. Lomakirjauksia ei kuitenkaan poisteta, mutta niiden lomakohdistus katoaa.



Ohje työntekijöiden lomien anontaan löytyy tästä ohjeesta: 2.5.2 Vuosilomien merkitseminen järjestelmään


Ota yhteyttä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu@kohosales.com, jos sinulla heräsi aiheen tiimoilta kysyttävää!