Ohjeen sisältö:

  1. Yleiset asetukset
  2. Laskutus (pakollinen asetus)
  3. Työntekijät
  4. Kategoria
  5. Toimenpiteet
  6. Tuotteet
  7. Asiakkaat
  8. Miten ja missä työmääräyspohjan tiedot näkyvät niistä luotavissa työmääräyksissä?


Pääkäyttäjän kannattaa luoda Kohoon valmiiksi työmääräyspohjat oman yrityksensä tietyin aikavälein toistuvista töistä (esim. kuukausittain, kvartaaleittain tai vuosittain toistuvat työt). Pohjat helpottavat ja nopeuttavat lopullisten työmääräyksien luomista. 

Uusia työmääräyspohjia pääsee luomaan pääkäyttäjän hallinta -puolen "Projektit" -välilehden kautta. Valitse Projektit -> Työmääräyspohjat -> + Työmääräyspohja. 

 


 

Työmääräyspohjan kentät

 

1. Yleiset asetukset

  • Nimi: Työntekijälle ja asiakkaalle näkyvä kuvaava nimi, esim. "Kuukausikirjanpito".
  • Kommentti: Kenttään syötetty teksti näkyy kaikissa pohjasta luoduissa työmääräyksissä. Kommentti ei ole pakollinen, vaan on tarkoitettu työntekijälle ohjeistukseksi.
  • Voimassa: Syötä tähän alkupäivämäärä. Jätä lopetuspäivämäärä täyttämättä, jos haluat toistaiseksi voimassa olevan työmääräyksen. Jos yritykselläsi on käytössä mahdollisuus, jossa tuntikirjaajat voivat itse tehdä työmääräyksiä ja haluat tallentaa heille mallipohjan, jätä myös alkupäivämäärä syöttämättä. 
  • Työmääräyksen toistuvuus: Määritä tähän, kuinka usein työmääräys toistuu esim. kuukausittain, viikoittain tai vuosittain. Lisävalinta joka X. kerta: Kuukausittain toistuva työmääräys (joka 1. kerta) saadaan muutettua kvartaaleittain tapahtuvaksi syöttämällä valinnaksi "joka 3. kerta" jne.) 
  • Työvuoron siirto: Työmääräyksen aloituspäivämäärän siirto suhteessa kohdekuukauteen. (esim. elokuu +1. kk: Tällöin työmääräyksen aloituspäivämääräksi muodostuu 1.9.)
  • Lisäasetukset:
    • Passiivinen (Ei luo työmääräyksiä): Voit asettaa työmääräyspohjan passiiviseksi klikkaamalla täpän aktiiviseksi, jolloin pohjalta ei luoda työmääräyksiä.
    • Arkipyhät ja viikonloput: Voit määrittää arkipyhille ja viikonlopuille päiväytyvät työmääräykset siirrettäväksi aikaisemmaksi (välittämättä kuukauden vaihtuvuudesta tai säilyttäen kuluvan kuukauden), siirrettäväksi myöhemmäksi tai poistettaviksi (merkitään suoritetuksi).
    • Päiväyksen näyttömuoto: Kertoo, miten näyttömuoto näkyy työmääräyksessä esim. "Kuukausittain" muuttaa 1.8. päiväyksen muotoon: "Elokuu".
    • Luo työmääräyksiä historiaan: Oletuksena Koho luo automaattisesti työmääräyksiä historiaan 1,5 x jakson pituuden verran. Tätä asetusta voidaan kuitenkin pohjakohtaisesti muuttaa syöttämällä haluttu päivien lukumäärä rivillä olevaan kenttään. (Jakso muodostuu jatkuvuusasetuksen pituudesta. esim. kuukausittain toistuvan työmääräyspohjan jakso on 1,5 kk, kvartaaleittain toistuvan 3x1,5=4kk ja vuosittain toistuvan 1v x 1,5 = 1,5v)
    • Väri: Työmääräyspohjalle voidaan määrittää yksilöllinen värikoodi klikkaamalla väri-laatikkoa, jolloin avautuu väripaletti. Työmääräyspohjalle määritetty väri näkyy toistaiseksi vain projektien Henkilömatriisi-sivulla.
    • Laskutus: Voit erikseen määrittää työmääräyspohjalle laskutustyypin esim. sisäinen, joka yliajaa laskutusperusteeksi asetetun tehtävän laskutustyypin.

Työmääräyspohjaan on myös mahdollista lisätä liitteitä "Avaa valikko"-painikkeesta, sekä tiedostoja "+ Lataa tiedosto"-painikkeesta.



2. Laskutus (pakollinen asetus) 


Valitse työmääräyksen laskutus- ja raportointiperuste. Ilman tätä informaatiota, et voi tallentaa työmääräystä. 

Työmääräyksen laskutus tapahtuu oletuksena valitun tehtävänpohjan perusteella. Valitun tehtäväpohjan on oltava peräisin tehtäväryhmältä, ja löydyttävä jokaiselta valitulta asiakkaalta. Koho varoittaa tallentamisen yhteydessä, mikäli joltain valitulta asiakkaalta puuttuu kyseinen tehtävä.




3. Työntekijät 


Työmääräyksiä voidaan Kohossa jakaa käyttäjille viidellä eri tavalla. 

  1. Asiakkaiden vastuuhenkilöt ja määritetyt
    • Asetuksen avulla Koho muodostaa työmääräyksistä kopiot niin asiakkaiden taakse kiinnitetyille vastuuhenkilöille sekä työmääräyspohjaan manuaalisesti kiinnitetyille käyttäjille. 
  2. Ei vastuuhenkilöitä – vain määritetyt
    • Tällöin Koho ohittaa täysin asiakkaiden taakse kiinnitetyt vastuuhenkilöt ja kopioi työmääräyksiä ainoastaan listalta manuaalisesti valituille henkilöille. 
  3. Projektien vastuuhenkilöt ja määritetyt (Ei asiakkaiden)
    • Tämän asetuksen ollessa päällä Koho muodostaa työmääräyksistä kopiot määritetyille käyttäjille sekä projektiin kiinnitetyille vastuuhenkilöille. Projektilla ja asiakkaalla voi olla eri vastuuhenkilöt, ja jos työmääräykset halutaan kohdistaa projektien vastuuhenkilöille, voidaan käyttää tätä vaihtoehtoa. 
  4. Projektien osalliset ja määritetyt (Ei asiakkaiden)
    • Tämän asetuksen ollessa päällä Koho muodostaa työmääräyksistä kopiot määritetyille käyttäjille sekä projektiin kiinnitetyille osallistujille (kaikille osallistujille). Myös vastuuhenkilö katsotaan osallistujaksi.

 

Jokainen työmääräyspohjalle asetettu vastuuhenkilö saa kyseiseltä pohjalta luotavasta työmääräyksestä kopion omalle Työmääräykset: Omat -välilehdelleen.

 

Rajaa vastuuhenkilöitä


Jos asiakkaan tai projektin taakse on kiinnitetty useita henkilöitä vastuuhenkilöiksi (esim. kirjanpitäjä ja laskuttaja), voidaan tietyissä tapauksissa työmääräysten jakamista rajoittaa asiakasroolien tai erikoisryhmien perusteella. Rooli-rajausta varten pääkäyttäjän on luotava asiakasrooleja Kohon pääkäyttäjäasetusten "Käyttäjät"-osiossa, jotka sitten asetetaan asiakkaan vastuuhenkilöille. Rajaa vastuuhenkilöt-rajausta varten käyttäjistä tulee luoda erikoisryhmiä Kohon pääkäyttäjäasetusten "Käyttäjät" -osiossa. Kun erikoisryhmät on perustettu, voidaan niitä tämän jälkeen hyödyntää työmääräyspohjan ”Rajaa vastuuhenkilöt”-kohdassa.



4. Kategoria 


Kategoriavalinta ei ole pakollinen, mutta sitä kannattaa käyttää. Kategoriajaottelu voi olla esim. työntekijäkohtainen jaottelu tai työmääräystyypistä johdettu kategorisointi (esim. kirjanpidon työmääräykset). Voit etsiä olemassa olevan kategorian listasta tai syöttää uuden kategorian nimen kenttään. Työmääräyspohjan tallentaminen tallentaa myös uuden kategorianimen ja jatkossa se löytyy listalta.




5. Toimenpiteet 


Luo työmääräyspohjalle tarvittavat toimenpiteet "+ Lisää Toimenpide" -painikkeella. Määritä toimenpiteille nimi, sekä toimenpiteen eräpäivä. Eräpäivä lasketaan työmääräyspohjan alkuperäisestä alkamispäivämäärästä. Kullakin rivillä ensimmäinen alasvetovalikko siirtää päivämäärää eteenpäin kuukausissa ja jälkimmäinen valikko päivissä. Koho antaa toimenpidekohtaisen eräpäivän esikatselun näkyville, kun ensimmäinen valinta on suoritettu. 

Voit määrittää toimenpiteiksi myös muistutuksia, kuten "Lisää viennit/tuotteet". Järjestelmä muistuttaa tuntikirjaajaa suorittamattomista toimenpiteistä, kunnes kaikki toimenpiteet on merkattu suoritetuiksi. 

Työmääräyksille kannattaa aina luoda vähintään yksi toimenpide (esim. valmis/suoritettu), jotta työmääräysseuranta toimii oikein. 

Toimenpiteille voidaan myös halutessa asettaa toimenpidekohtaiset kommentit sekä arvot arvioidusta työajasta. 

Turhat toimenpiteet voi merkitä poistettavaksi tallennuksen yhteydessä jokaisen toimenpiderivin lopusta löytyvällä poista -valinnalla.



6. Tuotteet 


Tuotteet voidaan lisätä myös suoraan työmääräyspohjaan "+ Lisää tuote" -kohdassa, jolloin työntekijä näkee yksittäisen työmääräyksen toimenpidelistan alapuolella työmääräykseen sisältyvän oletustuotelistan. Kun työntekijä on merkannut kaikki toimenpiteet suoritetuksi, Koho lisää oletustuotteet automaattisesti tuntikirjaukselle. Käyttäjän tulee tarkastaa tuotteiden määrät ja poistaa mahdolliset turhat tuoterivit ennen työmääräyksen hyväksymistä laskutukseen. HUOM! Jos käyttäjä hyväksyy vuoron merkitsemättä toimenpiteitä suoritetuiksi, oletustuotteita ei lisätä automaattisesti.


7. Asiakkaat


"Asiakkaat" -välilehdellä valitaan ne asiakkaat, joille kyseisestä työmääräyspohjasta halutaan luoda työmääräyksiä. Muista lopuksi tallentaa työmääräyspohja.



VINKKI! Asiakkaiden kohdistus voidaan myös hoitaa työmääräyksen luonnin jälkeen työmääräysten kiinnitysmatriisia hyödyntäen. Kiinnitysmatriisi löytyy Projektit-valikon "Kiinnitykset"- välilehdeltä, ja on hyödyllinen etenkin kun halutaan määrittää usealle työmääräykselle kerralla asiakkaat.

 

8. Miten ja missä työmääräyspohjan tiedot näkyvät niistä luotavissa työmääräyksessä?


Työmääräyspohjan tiedot näkyvät yksittäisissä työmääräyksissä seuraavasti:

 


Työmääräykselle määrittämäsi nimi näkyy työmääräysrivillä heti asiakkaan nimen alla. 



Suljetulla rivillä työmääräykseen kirjoitettu kommentti näkyy sinisenä tekstinä työmääräyksen tehtävänimen alapuolella. Avatulla rivillä se näkyy työmääräyksen toimenpiteiden alapuolella.

 


Työmääräyspohjan voimassaolon aloituspäivämäärä näkyy lopullisessa työmääräyksessä asiakkaan nimen alla. Esimerkissä jatkuvuudeksi on määritetty kuukausittain, jolloin yksittäisiä työmääräyksiä luodaan jokaiselle kuukaudelle omansa. Vuoron näyttömuoto valinta "kuukausi" pakottaa aloituspäivämäärän 19.5.2022 muotoon "toukokuu".


 

Työmääräyspohjan laskutuksen perusteeksi valittu tehtävä näkyy suljetulla työmääräysrivillä sinisen kommentin yläpuolella sekä avatulla tehtävärivillä "Tehtävä" -kentässä. 

Toimenpiteet ja niiden määräajat listautuvat avatun työmääräysrivin oikeaan laitaan. 

Työmääräyspohjaan voidaan kiinnittää yksi tai useampi asiakas, joille jokaiselle luodaan omat kopiot yksittäisistä työmääräyksistä. Asiakkaan nimi näkyy niin suljetulla kuin avatullakin työmääräysrivillä.